Verwalterbrief 10/2019

5 www.haufe.de/immobilien Vorgangsart kann während der Bearbeitung geändert werden ja ja muss Wiedervorlagen müssen so gesetzt werden können, dass Urlaube oder andere Abwesenheiten erkannt werden können und eine entsprechende Warnmel- dung mit Vorschlag eines Alternativtermins erfolgt. ja, Vertretungen können in den Stammdaten ge- setzt werden, dann werden Termine weitergeleitet und bedarfsweise auch bei der vertretungs- setzenden Person angezeigt. nein, ist auf dem Plan muss … … … … Mithilfe dieser Bewertungsmatrix können Sie nun die Produkte, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, bewerten. Überlassen Sie dazu nicht dem Vertriebsmitarbeiter das Vorgehen, sondern lenken Sie die Produktpräsentation durch Ihren Anforderungskatalog. Nachdem alle Produkte vorgestellt und bewertet wurden, ergibt sich ein verdichtetes Gesamtbild, das so oder ähnlich aussehen kann: Produkt 1 Produkt 2 Summe Menge Quote Menge Quote Menge Kill 5 5 100 % 5 100 % Menge Muss 87 35 40 % 81 93 % Menge Kann 35 5 14 % 25 71 % nachfragen 0 0 Auch in diesem Beispiel konnte keine 100-%-Lösung gefunden werden. Es wird jedoch auf den ersten Blick klar, welches Produkt in diesem Fall den Zuschlag erhalten hat, zumal es auch zum attraktiveren Preis angeboten wurde. Angebote/Kosten vollständig bewerten Bei der Bewertung der vorliegenden Angebote sollte in jedem Fall eine Betrachtung über einen längeren (empfohlen: 5 Jahre) Zeitraum erfol- gen und die folgenden Aufwände bewertet werden: Anschaffungs-/Lizenzpreis (es existieren hier die unterschiedlichsten Modelle) oder alternativ Preis pro Verwaltungs-/Abrechnungseinheit Einführungs- und Schulungskosten Wartungsgebühren Kosten für ggfs. erforderliche Anpassungsarbeiten Hardware-/Rechenzentrumskosten Eine solche mittelfristige Kostenberechnung entlarvte mehr als einmal scheinbar sehr günstige Angebote (scheinbar nur wenige Cent pro Ver- waltungseinheit/Monat) als wesentlich teurer als das Gegenangebot mit einem Einmalpreis im fünfstelligen Bereich. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei systematischer Auswahl und Analyse regelmäßig Produkte mit dem höheren Abdeckungsgrad ausgewählt wurden, auch wenn Sie teurer waren als die Vergleichspro- dukte. Letztendlich waren es dann doch die preiswerteren Lösungen, da der Mehrpreis innerhalb weniger Monate durch Effizienzgewinne mehr als kompensiert wurde. Fazit Auch die hier vorgestellt Methode kann nicht gewährleisten, dass alle Ihre Wünsche in Erfüllung gehen. Aber Sie können sicher sein, dass Sie die Software ausgewählt haben, die am besten zu Ihnen passt und eine Fehlentscheidung vermieden wurde. Auch wenn die beschriebe- ne Methode aufwendig erscheint und Kosten verursacht, eine Fehlent- ■ ■ ■ ■ ■ ■ 2. Alle Prozesse werden wie folgt definiert (Mindestanforderung): Wie wird der Prozess ausgelöst? Welches Ergebnis soll der Prozess erzielen? Welche einzelnen Prozessschritte sind zu bearbeiten? Wer soll die jeweiligen Prozessschritte bearbeiten? Welche Hilfsmittel stehen den Bearbeitern zur Verfügung? 3. Wie können die einzelnen Prozessschritte durch den Einsatz von Soft- oder Hardware wirkungsvoll unterstützt werden? (Detaillierte Anleitungen und Hilfen finden Sie im Buch „Prozessopti- mierung für Immobilienverwaltungen“, erschienen im Haufe Verlag) Bewertungsmatrix aufstellen Selbstverständlich sollten wir uns darüber im Klaren sein, dass zurzeit kaum ein System auf dem Markt ist, das alle Forderungen vollständig erfüllt. Zudem erfordert eine solch umfangreiche Liste den Einsatz einer Methode, um den Überblick zu bewahren und Wichtiges vom Unwich- tigeren zu unterscheiden. Also muss die erstellte „Wunschliste“ klassifi- ziert werden. Bewährt hat sich die folgende Systematik: a) Kill-Kriterium (unverzichtbare/essentielle Forderung) b) Soll-Kriterium (Forderung ist wichtig, ein Verzicht würde Ineffizienzen schaffen) c) Kann-Kriterium (sinnvolle Funktion, aber nicht dringend benötigt) Beispiel Auswahlliste Lösung/Aufgabe/Beschluss Produkt 1 Produkt 2 Kriterium Volle Funktionalität der Vorgangsverwaltung? Termine Aufgaben Dokumente (intern erstellen) Extern (integrieren per Drag and Drop) Bearbeitungshistorie Wiedervorlage ■ ■ ■ ■ ■ ■ ja, alles vorhanden, per Drag and Drop Zuordnung externer Dokumente möglich ja kill ■ ■ ■ ■ ■ Beispiel Auf diese Art werden Sie eine individuelle „Wunschliste“ zusam- menstellen. Erfahrungsgemäß können schnell mehrere hundert Einzelwünsche zusammenkommen. Nachfolgend ein Beispiel aus einem konkreten Auswahlprojekt, bezogen auf den Prozess „Hand- werkerauftrag vergeben“: Beim Anlegen eines Reparaturauftrags kann im System (Vertrags- steckbrief) geprüft werden, wie hoch die jeweilige Freigabegrenze ist. Diese wird als Ergänzung für die Auftragserteilung vorgeschla- gen und kann durch Bearbeiter nach unten korrigiert werden (Auf- tragstext: „Sie erhalten eine Freigabe bis max. … Euro“). Bei der Vergabe von Aufträgen werden Handwerker vorgeschla- gen, die dem Objekt zugeordnet sind, bzw. die eine Gewährleis- tungspflicht im betroffenen Objekt haben. Im Vertragssteckbrief sind Regelungen hinterlegt, in welchem Umfang der Verwaltungsbeirat/Eigentümer bei der Auftragsver- gabe zu beteiligen ist. Es erfolgt eine Warnmeldung, dass bei Auftragserteilung eine Un- terdeckung des Kontos auftreten wird und eine Zuführung aus der Rücklage erforderlich wird. Das System überprüft, ob im betroffenen Gewerk/Objekt/Wohnung eine Gewährleistung besteht und warnt den jeweiligen Bearbeiter. …… ■ ■ ■ ■ ■ ■