Verwalterbrief 10/2019

On-premise oder Cloud Zusätzlich muss natürlich die grundlegende Frage beantwortet werden, ob Sie künftig lieber mit einer klassischen (on-premise) Lösung arbeiten wol- len, sei es, dass der Server nach wie vor in Ihrer Verwaltung betrieben wird oder Sie über eine VPN-Verbindung auf Ihre Software in einem Rechenzen- trum zugreifen wollen oder ob Sie konsequent in die Cloud gehen wollen und eine vollständige WEB-Applikation bevorzugen. Auch wenn der WEB- Applikation aus unserer Sicht die Zukunft gehört und die meisten der hier verfügbaren Anwendungen modern, ansprechend und benutzerfreundlich gestaltet sind, ist die Auswahl zurzeit noch sehr überschaubar. Beurteilung der Zukunftsfähigkeit Bei der Prüfung Ihrer aktuellen Lösung sollte neben den oben genannten Funktionsbewertungen auch die Beurteilung der Zukunftsfähigkeit durch- geführt werden. Dabei sollten folgende Fragen im Vordergrund stehen: Wie stellt sich die Innovationsfreude des Herstellers dar? Wie schnell/gut wurde auf gesetzliche Änderungen reagiert? Existiert eine Entwicklungsplanung für die kommenden Jahre? Werden Schnittstellen zu ergänzenden Systemen angeboten? Wie groß/finanzstark ist der Hersteller? Sind erforderliche Unternehmensnachfolgen gesichert? Das Ergebnis der Untersuchung sollte die Fragen beantworten, ob die aktuelle Software alleine weiterbetrieben werden soll, die aktuelle Software durch Module ergänzt werden kann (Portal, Vorgangsbearbeitung o. Ä.) oder eine vollständig neue Lösung gesucht werden sollte, sei es als „Univer- sallösung“ oder als Modullösung unterschiedlicher „Spezialsysteme“. Eigene Verwaltungsprozesse betrachten und bewerten Um eine endgültige Auswahl treffen zu können, sind die nachfolgend empfohlenen Arbeiten aus unserer Sicht unabdingbar und haben sich zudem bereits mehrfach in der Praxis bewährt. Dazu müssen zunächst die eigenen Verwaltungsprozesse betrachtet und bewertet werden. Sind diese Prozesse wirksam, transparent und nachvollziehbar definiert? bezogen auf die aktuelle Situation optimiert? von allen Mitarbeitern gleich umgesetzt? Wenn Sie diese Fragen nicht mit „Ja“ beantworten können, dann sollten Sie diese Arbeiten zunächst unter Einbeziehung der betroffenen Personen in Angriff nehmen. Nur wenn die Prozesse Ihrer Verwaltung entsprechend definiert sind, können Sie auch gezielt die Anforderungen ermitteln und be- werten, die Sie an eine Softwarelösung stellen sollten. Wenn schlecht oder nicht definierte analoge Prozesse digitalisiert werden, dann werden daraus schlecht oder nicht definierte digitale Prozesse. Anforderungen an Software- produkte werden zwangsläufig unscharf und ein Teil der sich aus den Digita- lisierungsmaßnahmen ergebenden Chancen kann nicht genutzt werden. Zudem können Sie, sofern Ihre Prozesse definiert sind, die Einführung einer neuen Softwarelösung deutlich vereinfachen und beschleunigen. Notwendige Anpassungen der neuen Software an die Anforderungen Ihres Unternehmens können gezielter und damit effizienter durchge- führt werden. Alle Beteiligten, seien es Ihre Mitarbeiter/Innen, Ihre betroffenen externen Partner und nicht zuletzt die Mitarbeiter Ihres Softwarepartners werden, davon profitieren. Wie sollte genau vorgegangen werden? 1. Prozesslandschaft aufstellen. Alle in Ihrer Verwaltung erforderlichen Verwaltungsprozesse werden dazu wie z.B.: „Neues Verwaltungsobjekt integrieren“, „Handwerker- auftrag vergeben“, „Versicherungsfall bearbeiten“, „Objektbegehung durchführen“ oder „Kündigung Mietvertrag bearbeiten“ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Die richtige Software auswählen Jörg Wirtz, InRaCon, Eschenlohe „Also diese Verwaltungssoftware ist ja viel zu teuer!“ ist eine Aussage, die man sehr häufig von Entscheidungsträgern nicht nur aus der Immobilienbranche hört. Dabei wird, so hat man oft den Eindruck, vorausgesetzt, dass alle in die Auswahl einbe- zogenen Programme irgendwie das Gleiche können. Viele und vor allem junge Unternehmen entscheiden sich häufig für die preiswert scheinende Lösung. Erst später und meist zu spät reift die Erkenntnis, dass man vermutlich eine Fehlentscheidung ge- troffen hat, weil man die billigste, aber nicht die preiswerteste Lösung gekauft hat. Unsere in der Praxis immer wieder gemachten Erfahrungen zeigen, dass die Vorgehensweisen zur Auswahl eines neuen Verwaltungsprogramms nicht immer die notwendige Professionalität zeigen. Man wendet sich an die „üblichen Verdächtigen“, lässt sich die Programme vorstellen und hat dabei sicherlich auch einige Erwartungen an die Funktionalität des Verwaltungsprogramms schriftlich fixiert. Auch die oft erlebte Hin- zuziehung eines EDV–Spezialisten, der Datenbankarchitekturen, System- voraussetzungen usw. kenntnisreich beurteilen kann, ist sicherlich kein Fehler, aber regelmäßig nicht ausreichend. Aufbruch in die digitale Welt Gerade der aktuelle Aufbruch in eine zunehmend digitale Welt macht einerseits deutlich, dass viele der gängigen Verwaltungsprogramme den aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten, wie elektronische Vor- gangsverwaltung, WEB-Portale, Kundenkommunikation und Mobile-An- wendungen, weit hinterherhinken. Andererseits wird die Auswahl des am Besten geeigneten Systems noch schwieriger und die Hinzuziehung von weiteren Spezialisten, wie Prozessberater und Datenschützer, erst recht dringend erforderlich. Die ursprünglichen kaufmännischen Kernaufgaben einer Immobilien- verwaltung (Buchen, Abrechen, Mahnen), die von den klassischen Pro- grammen unterstützt werden, sollten jedoch nicht mehr als maximal 20 % der verfügbaren Arbeitszeit erfordern. Damit ist es naheliegend, dass sich Optimierungsmaßnahmen auf den technisch infrastrukturel- len Bereich der Verwaltungsaufgaben konzentrieren sollten. Die hier zu lösenden Aufgabenstellungen erfordern infolge von immer umfang- reicheren gesetzlichen Vorgaben zunehmende Aufmerksamkeit. Diese zunehmenden Aufgaben könnten jedoch ebenso wirkungsvoll durch Digitalisierungsmaßnahmen unterstützt werden. Aktuelle Situation analysieren Um hier den richtigen Weg zu finden, ist zunächst eine genaue Zu- standsanalyse erforderlich. Unter Einbeziehung Ihrer Key-User sollten Sie feststellen, wie gut (oder schlecht) das aktuell verwendete Ver- waltungsprogramm Ihre Verwaltungsarbeit unterstützt. Dabei kann eine erste Übersicht der Soll-Ist-Situation hilfreich sein. www.haufe.de/immobilien 4 Verwalterthema des Monats