Verwalterbrief 11/2019

Der Eigentümer ließ den Verwalter wissen, dass er jederzeit Schadens- ersatz verlangen könne, wenn sich der Verwalter als Unternehmer nicht an Gesetze - und ganz besonders den Datenschutz - halte. Der Eigen- tümer setzte eine Frist von 4 Wochen und verlangte eine Löschung sämtlicher zu seiner Person gespeicherten Daten. Außerdem sollte der Verwalter dies in einem Löschprotokoll darstellen. Sollte dies nicht der Fall sein, würde er eine Anzeige bei der Aufsichtsbehörde für Daten- schutz erstatten und zudem Schadensersatz verlangen. Schließlich sei die private Telefonnummer des Eigentümers durch den Verwalter miss- bräuchlich genutzt worden. Fazit Ich könnte noch wesentlich mehr Fälle aufzeigen und beschreiben, die den Anschein reinster „Schikane“ aufweisen. Fakt ist, dass der Verwalter auf solche Reaktionen von Betroffenen vorbereitet sein muss. Daten- schutz ist nun mal ein Gesetz, von welchem wir natürlich alle profitieren. Zu oft wird vergessen, dass man selbst als „Chef“ eines Unternehmens genauso ein Betroffener ist, wie der Kunde, Interessent, Mitarbeiter. Und daran sollte man sich grundsätzlich orientieren. Es ist einfach noch zu früh und die Umstände zu neu, um Datenschutz als völlig normal an- zusehen. Viele Hausverwaltungen fangen aber an, den Datenschutz als Qualitätsmerkmal für sich zu beanspruchen. Auch Kunden stellen fest, dass eine Hausverwaltung, die Datenschutz umsetzt, wohl die bessere Hausverwaltung ist. Wer Datenschutz wirklich im Unternehmen integriert hat, wird schnell merken, dass die Datenschutzkarte völlig legitim ist. Wer dieses nicht beachtet, kann schnell die rote Karte sehen. 6 www.haufe.de/immobilien Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser! Steffen Haase, Augsburg Die Verkehrssicherungspflicht wird von deutschen Gerichten zu- nehmend restriktiv ausgelegt, so dass eine umfangreiche Über- wachung hinsichtlich der Verkehrssicherheit des Wohnungsbe- stands notwendig ist. Bei einem Wohngebäude können es über 100 Prüfbereiche sein, die regelmäßig zu überwachen sind. Gesetzlich sind die §§ des BGB zu beachten. Neben den allgemeinen Haftungsnormen der §§ 823 ff. BGB möchte ich den § 836 BGB besonders erwähnen. Nachweispflicht Spannend ist immer die Frage: Wie kann ich nachweisen, dass ich die im Verkehr erforderlich Sorgfalt habe walten lassen? Hat ein Mitar- beiter die Objektbegehung durchgeführt, kann er als Zeuge dienen. Aber wie gut ist seine Erinnerung nach Jahren? Haftungsansprüche haben zum Teil lange Verjährungsfristen. Daher kommt dem schriftli- chen Nachweis und/oder der Nachweis durch Dritte/Fachleute eine gesonderte Bedeutung zu! Aber auch hier beachten Sie bitte, dass die Beauftragung Dritter (z. B. Hausmeisterservice) kein Freifahrtsschein ist. Auch hier muss kontrolliert werden, ob der Dritte die ihm übertra- genen Pflichten gewissenhaft erfüllt. Tut er das nicht, sind Sie wieder an der Reihe. Verkehrssicherungspflichten sind mehr als nur der Winterdienst! Verkehrssicherungspflichten werden wie folgt definiert: „Die Verkehrs- sicherungspflicht folgt aus dem Grundsatz, dass derjenige, der eine Ge- fahrenquelle schafft, d. h. sie selbst hervorruft oder sie in seinem Ein- flussbereich andauern lässt, die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen zu treffen hat, damit sich die potentiellen Gefahren nicht zum Schaden anderer auswirken.“ Verkehrssicherungspflichten des Verwalters sind z. B.: Beseitigung vorhandener Mängel am Gemeinschaftseigentum Beseitigung von Gefahrenquellen Anpassung des vorhandenen Zustands an die rechtlichen Anforde- rungen (insbesondere Sicherheitsstandards, DIN-Vorschriften) Sicherheitsprüfungen und Wartung von technischem Gerät Objektkontrolle Die Wahrung der Verkehrssicherungspflichten kann nur durch regelmä- ßige Objektkontrolle erfolgen. Hierbei muss nicht nur eine Sichtkont- rolle erfolgen. Die Verwaltungsunterlagen des Objekts sind auch mit der Objektrealität abzugleichen. Wurden alle Wartungsverträge erfüllt? Sind technische Einrichtungen vorhanden, die keiner Wartung/Kontrolle unterliegen? Bei der Sichtkontrolle sollte der Verwalter regelmäßig prüfen, ob an den baulichen Anlagen sicherheitsrelevante Mängel vorliegen oder Maß- nahmen zur Gefahrenabwehr notwendig sind. Bei der Objektkontrolle ist daher besonders zu achten auf: ■ ■ ■ ■ Reinhold Okon ist Datenschutz- b e a u f t r a g t e r des Bundes- fachverbandes der Immobilien- verwalter e.V. (BVI). DER AUTOR Achten Sie peinlichst darauf, dass eine abgegebene WEG auch au- tomatisch einen umfangreichen Löschvorgang nach sich zieht. Zwar wird häufig die „Buchhaltungskarte“ gezogen, diese beinhaltet in der Regel aber keinerlei Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder andere sonstige persönliche Merkmale von Beiräten, Eigentümern, Mietern etc. Ist ein Vertrag beendet, muss gemäß Löschkonzept das System geprüft werden und alle relevanten Daten - natürlich unter Beachtung etwaige Aufbewahrungspflichten - gelöscht bzw. gesperrt werden. Es darf nicht sein, dass ein ausgeschiedener Eigen- tümer weiterhin E-Mails, Briefe oder gar Telefonanrufe bekommt. Auch mobile Endgeräte der Mitarbeiter und der Geschäftsleitung müssen geprüft und die Daten auch hier gelöscht werden. PRAXIS-TIPP: Organisation