Verwalterbrief 11/2019

zu seiner Person gespeicherten Daten zu erteilen. Außerdem verlangt der Mieter, dass man ihm einen ADV-Vertrag (Vertrag zur Auftragsdaten- verarbeitung) zur Verfügung stelle. Das Brisante an dieser Geschichte ist, dass diese Aufforderung am 25.5.2018, also an dem Tag, an dem die DSGVO in Kraft trat, beim Verwalter per E-Mail eintraf. Der Verwal- ter war natürlich auf diese Anfrage nicht vorbereitet. Und weiterhin wusste der Verwalter auch nicht so recht, was denn jetzt zu tun sei. Der „beleidigte“ Mieter hatte die DSGVO dazu benutzt, um dem Verwalter „eins auszuwischen“. Zumindest soweit, als dass der Verwalter nun zu- sätzlichen Aufwand betreiben musste, um die geforderten Informatio- nen zu übermitteln. Als die Hausverwaltung begann, sämtliche Daten zusammenzutragen und datenschutzkonform darzustellen, wurde der Betroffene aufgefordert, ein Identitätsmerkmal zu übersenden, damit die Auskunft auch an die richtige Person übersendet werden konnte. Jedoch meldete sich der Betroffene nicht mehr. Das Auskunftsersuchen verlief im Sande. Auch wenn eine Schikane ersichtlich ist, sollten Sie diese Anfrage stets schnell und professionell beantworten. Führen Sie einen Prozess ein, welcher das Auskunftsersuchen von Betroffenen innerhalb der Verwal- tung für alle Mitarbeiter nachvollziehbar darstellt. Das Auskunftsersu- chen muss innerhalb von 4 Wochen an den Betroffenen übermittelt sein. Eine Überschreitung dieser Frist zieht meistens datenschutzrechtli- che Konsequenzen nach sich. Fall 2: Aggressiver Mietinteressent Eine schöne Wohnung in einem Altbau soll vermietet werden. Der Ei- gentümer hat aufgrund seines hohen Alters das Bewerbungsverfahren gänzlich der Hausverwaltung überlassen. Er möchte eigentlich nur kurz die Mieterselbstauskunft sehen, um dann zu entscheiden. Es bewerben sich zahlreiche Mietinteressenten. Unter ihnen ist auch ein Mietinter- essent, der schon im Vorfeld durch eine sehr aggressive Wortwahl und Korrespondenz aufgefallen war. Er hatte sich mehrmals um eine Woh- nung in der Anlage bemüht, wurde aber nie berücksichtigt. Der Eigentümer sichtete die Mieterselbstauskunft und entschied sich für einen anderen Bewerber. Das wurde dem Mietinteressenten mitgeteilt. Nun verlangt eben dieser Mietinteressent vom Verwalter, dass er ger- ne den Namen des Eigentümers hätte, um die Löschung seiner Daten bestätigt zu bekommen. Da der Eigentümer selbst aber keinen Com- puter besitzt und die Unterlagen eigentlich nur zur Sichtung übersandt bekommen hatte, sah sich der Verwalter in der Pflicht, dem Mietinter- essenten mitzuteilen, dass der Eigentümer keinerlei Daten besitzt und diese auch nicht speichert. Das war dem Mietinteressenten zu wenig. Er wollte den Namen des Eigentümers unbedingt erfahren. Der Verwalter hatte dem Mietinter- essenten mitgeteilt, dass seine Mieterselbstauskunft bereits vernichtet wurde und es keine zu seiner Person gespeicherten Daten im Unter- nehmen mehr gibt. Auch nicht beim Eigentümer. Damit gab sich der „Datenschutzkarte“ vermeiden Reinhold Okon, München Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bun- desdatenschutzgesetz (BDSG) sind jetzt seit etwas über einem Jahr das Maß aller Dinge, wenn es um Datenschutz geht. Die DSGVO ist eine europaweite Verordnung, welche durch sog. Öff- nungsklauseln den einzelnen Mitgliedsstaaten die Möglichkeit gibt, gewisse Bereiche durch ein nationales Datenschutzgesetz (eben das BDSG) zu definieren und entsprechend zu erweitern. So weit so gut. Doch genau dieser Umstand führt dazu, dass viele Verwal- ter hier in Deutschland laut darüber nachdenken, ob die DSGVO in ande- ren Ländern genauso „extrem“ angewendet wird, wie bei „uns“. Warum empfinden Hausverwalter die Anwendung der DSGVO bei uns als so ex- trem? Obwohl die DSGVO viel Gutes gebracht hat, wollen das die Wenigs- ten tatsächlich hören. Dass wir aber schon sehr lange ein hohes und sehr ausgereiftes Datenschutzniveau haben, ist vielen gar nicht mehr bewusst. Es ist völlig normal geworden, dass wir viele technische Standards ha- ben, die unsere Daten vor einer unberechtigten Nutzung Dritter schützen. In Wirklichkeit nehmen Unternehmer den Datenschutz aber als „lästiges Übel“ wahr und versuchen eigentlich nur, irgendwie den Grundanforde- rungen in Sachen Datenschutz irgendwie gerecht zu werden. Spätestens dann, wenn ein Betroffener seine Rechte wahrnimmt und den Verwalter zur Darlegung auffordert, wie Datenschutz in der Hausverwaltung umge- setzt wird, wird der Datenschutz erst recht verpönt. Er sei zu umständlich, zu zeitintensiv und natürlich auch zu teuer. Als externer Datenschutzbeauftragter (eDSB) mit Spezialisierung auf die Wohnungswirtschaft bin ich bestens vertraut mit den Sorgen der Verwalter, wenn es um Datenschutz geht. Dabei lässt sich eines fest- stellen: Die „Datenschutzkarte“ wurde in 90 % aller mir bekannten Fäl- le von „unzufriedenen“ Kunden (= Betroffener) gezogen. Die meisten Beschwerden, die mir durch die Hausverwaltungen zugetragen wurden, haben eine Vorgeschichte. Und die Ursache dabei waren immer kleine Auseinandersetzungen zwischen Hausverwalter und einem Eigentümer, Mieter, Beirat oder Interessent. Wie schnell heute die Datenschutzkarte von Betroffenen gezogen wird, möchte ich Ihnen anhand einiger Fälle aufzeigen. Dabei entsteht der Eindruck, dass der Datenschutz helfen könne, etwaige Ansprüche, die nichts mit dem Datenschutz zu tun haben, durchzusetzen. Fall 1: Bitte um Abkürzung der Kündigungsfrist Ein Verwalter wird durch einen Mieter um Prüfung gebeten, ob ein früherer Auszug aus der Wohnung durch eine Abkürzung der Kündi- gungsfrist möglich sei. Der Verwalter verneint dies, da die vereinbarten vertraglichen Fristen grundsätzlich beiderseits gelten. Der Mieter bat ein weiteres Mal, ob man hier nicht doch eine Sonderregelung finden könnte. Die Nachfrage des Verwalters beim Eigentümer ergab, dass eine Verkürzung der Kündigungsfrist nicht möglich sei. Der Mieter ärgert sich so sehr über diese Entscheidung, dass er prompt die Hausverwaltung auffordert, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die www.haufe.de/immobilien 4 Die Identifikation des Betroffenen bei einem Auskunftsersuchen muss nicht zwingend über die Vorlage eines Personalausweises oder anderen ID-Dokumenten erfolgen. Ist der Betroffene hinrei- chend bekannt, dazu zählt z. B. eine mehrmalig geführte E-Mail- Korrespondenz, kann die Identität auch damit bestätigt sein. Die Abfrage von z. B den letzten 3 Ziffern der Kontonummer, Geburts- datum der Ehefrau etc. kann ebenfalls als Identifikationsmittel her- angezogen werden. Die Übersendung des Personalausweises sollte wirklich nur dann erfolgen, wenn nahezu keine Korrespondenz im Vorfeld geführt wurde und der Betroffene unbekannt ist. Gerade WE-Verwalter kennen solche Anfragen, wenn sich ein Mieter direkt an die Hausverwaltung zwecks Auskunft wendet. PRAXIS-TIPP: Verwalterthema des Monats