Büroplanung 51 Eine bedeutende Voraussetzung ist die umfassende Information und Kommunikation schon im Vorfeld. Klingt logisch und selbstverständlich, aber die Praxis zeigt, dass wahre Absichten, bekannte Faktoren oder Ziele immer noch unter großem Vorbehalt und fragmentarisch von den Führungsebenen kommuniziert werden. Ein großer Fehler. Dazu macht es absolut Sinn, auch Unsicherheiten des Unternehmens an Mitarbeiter weiterzugeben. Um neue Flächenkonzepte zu erhalten, bedarf es der Anleitung, Fortbildung und Erforschung, wie Prozesse firmenintern gehandhabt werden und wie sie für die Zukunft gestaltet werden können. Strukturierter und unstrukturierter Austausch und Vernetzung ist Grundvoraussetzung. Dabei geht es nicht nur um Wissensträger, sondern auch um Erfahrungsträger. Entscheidend wird sein, dass sowohl optimale Ruhearbeitsplätze für einzelne oder kleine Gruppen vorhanden sind, weil man nicht davon ausgehen kann, dass Mitarbeiter im Homeoffice immer optimale Bedingungen haben und dies auch mit Mehrwert im Büro möglich sein muss. Als neue Bereiche gegenüber klassischen früheren Arbeitsbereichen braucht es auch gemeinschaftliche Bereiche, die identitätsstiftend, erlebnisorientiert und teambezogen sind. Bevor sich das Unternehmen nicht von der Idee verabschiedet hat, dass Arbeiten immer mit Disziplin und mit Druck und Kontrolle am Schreibtisch sitzend zu tun haben muss, ist New Work mühsam. Themen, die Räume erfüllen müssen, gliedern sich meist in die folgenden fünf Bereiche: • Netzwerken, das heißt Raum für zufällige oder geplante Treffen mit Kollegen, auf die man im Täglichen nicht stößt, Kunden oder anderen Playern der Kollaboration. • Teamwork, das bedeutet Meeting- oder Konzentrationsbereich für kleinere Gruppen, Kollaboration, Workshops mit intensivem Austausch. • Kreativwerkstatt, ein unfertiges, hochflexibles, gut ausgerüstetes, aber auch verspieltes Ambiente für jede Form des Design Thinking, Gaming, Serious Play. Wichtig, um Neues zu entwickeln, sich abzulösen und neue Perspektiven einzunehmen. Spielerisch und gewagt. • Rückzugsräume mit hoher Abgrenzung nach außen, beispielsweise akustische Abtrennmöglichkeiten für Einzelne oder Gruppen zur ungestörten Arbeit oder auch EntspanUWE LINKE ist Designer, Prozessberater sowie Paar- und Familientherapeut. Er gilt seit der Veröffentlichung seines ersten Buches zum Thema Wohnen und Psychologie im Jahr 2010 als Pionier der Raumpsychologie. nung. Wichtig ist das unter anderem für introvertierte oder hochsensible Beschäftigte, Geheimnisträger und auch in Videocalls. Konkret sind das Einzelarbeitsräume oder Dialogräume. Auch eine Bibliothek ist eine Art Rückzugsraum mit festen Nutzungsspielregeln. • Erholungsmöglichkeiten, also Regeneration durch aktive Entspannung. Langeweile ist aus der Sicht der Gehirnforschung übrigens einer der größten Motivatoren und Inspirationsmomente. Schaukelsessel, Hängematte, Tischtennis, Massagesessel sind beliebte Features. Die strikte Trennung von Erholungs- und Arbeitselementen in einem Arbeitsraum ist aufgehoben. Ein Erfahrungsspaziergang hilft bei der Umsetzung Die eigentliche Umsetzung nach der Vorbereitung ist aufwendig. Denn neues Arbeiten entsteht aus heutigen Anforderungen, der Inspiration für Ideen des zukünftigen Arbeitens und der sorgfältigen Planung auf konkrete Grundrisse. Spätestens hier sollten Sie einen versierten Raumgestalter mit Erfahrung, Produktkenntnissen und Lichtwissen hinzuziehen. Die richtige und effiziente Wahl des Arbeitsmodus ist eine Kernfrage, um tatsächlich Flächen effizient zu nutzen. Ergebnis dieses Teils ist neben den beplanten Flächen ein Moodboard mit Material, Farben und Formensprache. Als Raumpsychologe empfehle ich dazu einen stummen Erfahrungsspaziergang durch die Gebäudezonen. Es geht darum, alle Beteiligten spüren zu lassen, wie man in Bereiche gelangt, welche Ausblicke und Anblicke es dort gibt und was der Raum mit uns macht. Ziel ist es, zusammenzutragen, welcher Raumbereich sich für welche Anwendung am besten eignet, wie er an den Rest angebunden ist und was er bietet. Der schönste Raum, die schönste Fläche sollte so vielen wie möglich zur Verfügung stehen. So kann die Stimmung jedes Bereichs eingefangen werden, und zwar aus einem diversen Blickwinkel. Durch diesen bewussten Wahrnehmungsvorgang ermöglicht man auch eine gute Aufstellung für die Idee, wie wir morgen arbeiten. Denn die emotionale Ausstrahlung und bewusst erzeugte Stimmung wird absolut entscheidend sein, um den Identitätsort für (zukünftige) Mitarbeiter und jüngere Generationen attraktiv zu machen. Nachdem Sie zu einem Konzept gekommen sind, geht es nun in eine Phase der Reflexion und Kommunikation. Hierbei wird überprüft, ob das Setting so funktionieren kann und wie man damit alle ins Boot holt. Planen Sie nach der Umsetzung einen Start mit einer Einweihungsfeier, an der Sie auch Unbeteiligte teilnehmen lassen: andere Abteilungen, externe Mitarbeiter oder Dienstleister oder sogar Kunden. Alle Gestalter sollten eine Art Einführung moderieren, um Gedankengänge, Vorgehensweisen und Absichten zu kommunizieren. Nicht als Rechtfertigung, sondern als Aufklärung mit der Absicht einzuladen, auszuprobieren und weiterzuentwickeln. Erfahrungsgemäß stellt sich ein Katalysator-Effekt ein, der Aufbruchstimmung beflügelt und Innovation beschleunigt.
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