HR-Software 34 personalmagazin plus: HR-Software 2023 erforderlichen Qualifikationen und Kapazitäten ausrichten. Die Software wird über eine zertifizierte Schnittstelle an SAP angebunden. 2. Integrierte Systeme: Bedarfsorientierung und Compliance Integriert eine Workforce-Management-Software die Funktionen Zeitwirtschaft und Dienstplanung, lassen sich Zeitsalden sowie relevante tarifliche Regelungen und Gesetze direkt im Dienstplan abbilden. Die Soll- und Ist-Arbeitszeiten des Klinikpersonals sind zentral und transparent gespeichert. Auf Basis der Patientenzahlen im Krankenhausinformationssystem (KIS) ermittelt das System die Sollstunden der Tag- und Nachtschichten pro Station. Für die kurzfristige Korrektur dienen die Mitternachtsstatistiken, die am Morgen des jeweiligen Arbeitstages noch in den Dienstplan einfließen. Stations- und Pflegedienstleitung können sofort reagieren und die Personalsituation anpassen. Die kontinuierliche Prüfung und Vermeidung von Arbeitszeitverletzungen ermöglicht Rechtskonformität und gibt den Beschäftigten Planungssicherheit. Über das Tool Aufgabenmanagement werden drohende Verstöße signalisiert, zum Beispiel, wenn die Höchstgrenzen bei Bereitschaften oder langen Diensten nicht eingehalten werden. Praxisbeispiel: Universitätsmedizin Mainz Am 1. Januar 2023 begann die Erprobungsphase der Pflegepersonalregelung PPR 2.0. Bis ins Jahr 2025 hinein soll sich das Instrument nun in der stationären Patientenversorgung etablieren. Vor diesem Hintergrund haben die Universitätsmedizin Mainz und Atoss eine Lösung entwickelt, um die PPR 2.0 digital abzubilden. Diese objektiviert durch Messungen die Belastung, macht den Dienstplanungsprozess transparenter und effizienter. Gleichzeitig unterstützt sie die Umsetzung der Vorgaben aus dem hauseigenen Entlastungstarifvertrag. Die Patientendaten fließen aus dem Krankenhausinformationssystem I.S.H.med. in die Workforce-Management-Software ein. Dort sind die Arbeitsplätze gemäß den Vorgaben aus der PPR 2.0 hinterlegt und mit Zeitwerten versehen. Ausgehend von der Patientenanzahl und den der Behandlung entsprechenden Leistungskennziffern wird der Personalbedarf berechnet und direkt im Dienstplan angezeigt. Abweichungen von den Sollvorgaben werden für den Planenden kenntlich gemacht. So lässt sich genau berechnen, mit welcher Personalstärke Schichten besetzt werden müssen. Zudem wird die Belastung gemäß des Entlastungstarifvertrages (TV-E) sichtbar gemacht. Für die Betriebseinheiten wurden Sollvorgaben festgelegt, die die Vorgaben der PPR 2.0 ersetzen. Anhand der Sollvorgaben stellt die Klinik genau fest, wann Mitarbeitende in unterbesetzten Schichten arbeiten. Unterschreitet eine Schicht die Sollbesetzung, erfolgt eine automatische Erfassung der Belastungsschicht. 3. Qualifikationsmanagement: Aufgaben neu definieren und organisieren Aufgrund der Situation auf dem Arbeitsmarkt wird es vor allem in der Pflege immer schwieriger, Fachkräfte zu finden und die gesetzlich vorgeschriebene Mindestbesetzung einzuhalten. Viele Kliniken gehen deshalb dazu über, Aufgaben und Qualifikationsprofile neu zu definieren und Mitarbeitende stations- oder sogar klinikübergreifend, teilweise mit Hilfe von Fachkräftepools, einzusetzen. Wer einen flexiblen Mitarbeiteraustausch anstrebt, braucht einen systemgestützten Mechanismus für die jeweils erforderlichen Ausbildungen und Fähigkeiten. Mit einer Workforce-Management-Software lassen sich Qualifikationen zentral in einer Matrix verwalten. So können die Anforderungen der Stationen und Arbeitsplätze mit den hinterlegten Fähigkeiten der Mitarbeitenden schnell verglichen werden. Die Stations- oder Pflegedienstleitung erhält eine Push-Nachricht über fehlende oder auslaufende Qualifizierungen und kann gezielt Trainings oder Weiterbildungsmaßnahmen einleiten. Es entsteht eine Deckung von erforderlichen und vorhandenen Fähigkeiten, was langfristig die Versorgungsqualität sichert. Praxisbeispiel: Klinikum Saarbrücken Das Klinikum Saarbrücken bietet seit vielen Jahren Wunscharbeitszeiten an und setzt diese softwaregestützt um. Die rund 2.200 Mitarbeitenden, davon 320 Ärztinnen und Ärzte, können ihr Arbeitsvolumen mit drei Monaten Vorlauf an ihre persönliche Lebenssituation anpassen. Zum Beispiel kann eine Vollzeitkraft die tarifliche Arbeitszeit jederzeit auf 80 Prozent senken – befristet, für mindestens ein halbes Jahr oder auf unbestimmte Dauer – und nach Bedarf wieder auf 100 Prozent aufstocken. Wunschdienste, Verfügbarkeiten, Gesetze, Tarife, Qualifikationen und die Saldenstände stehen der Stations- und Pflegedienstleitung transparent im digitalen Dienstplan zur Verfügung. Falls es die Belegungssituation erfordert, greifen die Verantwortlichen auf andere Abteilungen oder die speziell eingerichteten Springer-Pools zurück. Sowohl das Springer-Angebot als auch die Wunscharbeitszeiten kommen bei Pflegekräften und medizinischen Fachkräften gut an. Das Klinikum Saarbrücken konnte alle offenen Stellen bisher ohne große Probleme besetzen. Agile Prozesse sind die Zukunft Die Praxisbeispiele zeigen, dass sich kollaborative Organisationen auch im Gesundheitswesen erfolgreich umsetzen lassen. Im LWLKlinikum Gütersloh ist es gelungen, trotz hierarchischer Strukturen eine partizipative Arbeitsweise zu etablieren und Verantwortung an die Mitarbeitenden zu übergeben. Das „Gütersloher Modell“ sieht die Stationsleitungen als Motor der Kernleistung der Klinik. Sie arbeiten im Netzwerk beziehungsweise in regelmäßigen Arbeitskreisen zusammen, um dispositive Themen wie das Ausfallmanagement abteilungsübergreifend zu besprechen. Agile Prozesse und partizipative Arbeitsweisen müssen jedoch durch Software unterstützt werden. Davon ist Professor Michael Löhr, Pflegedirektor im LWL-Klinikum Gütersloh, überzeugt: „Der Wandel von Kommando- und Zeitstrukturen hin zu einem selbstbestimmten Handeln erfordert nicht nur einen drastischen kulturellen Wandel, sondern auch Offenheit für die Digitalisierung und Vernetzung von Unternehmensprozessen.“ DR. CHRISTIAN DOHMEN-GRIESENBACH ist Head of Sales Healthcare bei der Atoss Software AG. Foto: ATOSS Software AG
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