machen und mehr über die Funktionen zu erfahren. Nach ihrer Rückkehr machten sie sich sofort daran, das neue HCMSystem zu befüllen. Schließlich war der Zeitplan klar definiert: Von der Bestellung Mitte Oktober 2019 bis zum Start der Software im Januar 2020 waren drei Monate eingeplant. Dank der engen Zusammenarbeit mit dem Consultant für HR-Software konnte die Beratung bereits Anfang Dezember 2019 abgeschlossen werden. Grundlage dafür war eine reibungslose Teamarbeit. Um die Fortschritte messbar zu machen, setzte das Team sich Meilensteine für das Projekt und arbeitete sie gemeinsammit dem Softwareanbieter ab. Die Mitarbeitenden Dass die Software gut angenommen wurde, lag auch daran, dass Beckhoff rechtzeitig die Belegschaft auf das neue Tool vorbereitete. Vor der Einführung erhielten alle Mitarbeitenden die Gelegenheit, einen Blick auf die Suite zu werfen und Fragen zu stellen. Das Vorgehen zahlte sich aus. Rasch fanden Funktionen wie Urlaubsplanung und digitale Krankmeldungen großen Anklang. So adaptierten die Beschäftigten die Software rasch in ihren Arbeitsalltag. Dazu empfanden viele Angestellte den Zugriff auf ihre Gehaltsdokumente im persönlichen Account als Fortschritt im Arbeitsalltag. Die Arbeitsabläufe Aufgrund der effizienteren Arbeitsprozesse und Kommunikationswege bleibt den Beschäftigten von Ingpuls mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Beispielsweise gelangen genehmigungspflichtige Anträge nun direkt an die zuständigen Personen, die dann mit wenigen Klicks darüber entscheiden können. Auch Dokumente lassen sich in das System hochladen, sodass sie für sämtliche Berechtigten einsehbar sind. Das vereinfacht und beschleunigt die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden, Personalern und Führungskräften. „In vielen Abläufen haben wir enorme Zeitersparnisse generiert. Beispielsweise sind Rückfragen bezüglich Anwesenheiten der Mitarbeitenden gesunken“, resümiert Beckhoff. Auch das Berichtwesen hat sich durch das HCM-System verbessert. Denn die Software bietet Personalerinnen und Personalern Kennzahlen, um ihre Arbeit auszuwerten. So erstellen Beckhoff und ihre Kollegin Reportings nun deutlich schneller als früher, um der Geschäftsführung die benötigten KPIs zu liefern. „So können meine Kollegin und ich alle Personalthemen abdecken“, sagt Beckhoff. Vorteile einer Suite-Lösung Derzeit nutzt Ingpuls alle Kernfunktionen der HR-Suite mit Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung sowie Lohn und Gehalt. Gefragt nach den Verbesserungen, hebt Beckhoff drei Punkte besonders hervor: • Durch das integrierte Stellenportal können Stellenausschreibungen nun eigenständig vorgenommen, geändert und gelöscht werden. • Die schnelle Kommunikation innerhalb der HR-Software ist ein großer Vorteil für die Personalplanung, insbesondere in der Produktion. • D er automatische Krankmeldungsprozess führt zu einer wesentlich höheren Planungssicherheit als zuvor. Und noch einen praktischen Datenschutzaspekt betont die Personalchefin: „Die Regelungen sind wegen der DSGVO sehr strikt. Die Software erinnert mich daran, Bewerbungen rechtzeitig zu löschen.“ Fazit: Die Basis ist geschaffen Im Rückblick auf die vergangenen anderthalb Jahre mit der neuen HR-Software zieht Beckhoff Bilanz: „Insgesamt gesehen, war die Implementierung für uns ein wichtiger Meilenstein und der Zeitpunkt war nahezu ideal. Wir konnten unsere Personalprozesse in einer Phase optimieren, in der die Anforderungen an den HR-Bereich durch die deutliche Mitarbeiterzunahme gewachsen waren. Wir haben zunächst die für uns relevanten Funktionen als Basis integriert und haben im Nachgang sukzessive weitere Funktionen dazugeschaltet, etwa den Personalmanagementprozess.“ Die Hinzunahme weiterer Funktionen wie beispielsweise die Reisekostenabrechnung ist in den nächsten ein bis zwei Jahren geplant. So sieht Beckhoff den wachsenden Anforderungen und Aufgaben optimistisch entgegen. „ Mit der Suite-Lösung profitieren wir perspektivisch von weiteren Funktionen, die wir jetzt noch nicht nutzen.“ Charlotte Beckhoff, Head of Purchasing & HR bei Ingpuls LEON SITTEL ist Team Lead Consulting bei HR Works. 31 Fallstudie
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