Von Leon Sittel Werkstoffspezialist auf Wachstumskurs Ursprünglich war Charlotte Beckhoff, Head of Purchasing and HR bei Ingpuls, auf der Suche nach einer Software, um die Verwaltung der Zeiterfassung und Krankmeldungen zu verbessern. Mit der HCMSuite von HR Works fand sie schließlich eine Lösung, die die Professionalisierung des Unternehmens voranbrachte und das Ende des „Excel“-Managements einleitete. Beckhoff war 2016 zum Personalmanagement der Ingpuls GmbH in Bochum gestoßen. Dort suchte sie zusammen mit einer Kollegin in der Verwaltung nach neuen Wegen, um die Personalarbeit für die heute rund 60 Mitarbeitenden effizienter zu gestalten und neue Anforderungen besser bedienen zu können; so etwa die Zeiterfassung, die noch mühsam über Excel-Listen erfolgte. Beckhoff entschied sich für eine Gesamtlösung, die fast alle Aufgabenfelder von HR abdeckte. Vom Beratungsunternehmen zum Serienhersteller Ingpuls ist ein Spezialunternehmen für Werkstoffe, das kundenspezifische Komponenten aus Formgedächtnislegierungen (FGL) entwickelt und produziert. Diese FGL sind metallische Werkstoffe, die etwa durch Einwirkung von Wärme oder Kälte ihre Form verändern, aber dabei immer in die frühere Form zurückfinden. In der Medizintechnik und anderen Der Bochumer Werkstoffspezialist Ingpuls hat sich in rund zehn Jahren vom Beratungsdienstleister zum Serienhersteller entwickelt. Die Personalabteilung brachte das Wachstum an ihre Grenzen. Eine Software sollte das „Excel“-Management beenden und neue Handlungsmöglichkeiten bieten. Branchen wie der Industrie, Gebäudetechnik und Unterhaltungselektronik gibt es zahlreiche Anwendungsgebiete. Im Jahr 2009 als Spin-off des Instituts für Werkstoffe der Ruhr-Universität Bochum entstanden, hat sich die Firma in mehreren Stufen vom Consultant zum Entwicklungsdienstleister und letztlich im Jahre 2016 zum Serienhersteller entwickelt. Bis heute wurden in der Sparte Automotive mehrere Millionen Fahrzeuge mit FGL ausgestattet und die HightechWerkstoffe kommen sogar in der Luft- und Raumfahrt zum Einsatz. Wachstumsdynamik zwingt HR zur Veränderung Ingpuls ist seit der Gründung rasant gewachsen. Damit einher ging die notwendige Professionalisierung aller Geschäftsprozesse. So hatte das Unternehmen im Jahr 2014 noch zehn Beschäftigte, im Jahr 2019 waren es bereits 50. Für diese Größenordnung waren Excel-Listen im Personalmanagement nicht mehr angemessen. Beckhoff machte sich an die Arbeit, analysierte die Ausgangslage und definierte die Zielkriterien. Ein System, das den organisatorischen Aufwand für die Personalabteilung deutlich reduziert und sowohl von Mitarbeitenden als auch von Vorgesetzten leicht zu bedienen ist, lautete eine der zentralen Anforderungen an die HR-Software. Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung von 2019 lieferte dafür einen weiteren starken Anstoß; ebenso der Wunsch nach einer digitalen Lösung für das Nachhalten von Krankmeldungen. Die gewünschte Software sollte außerdem ortsunabhängig nutzbar sein. Denn gerade die Arbeitskräfte in der Produktion teilen sich bei Ingpuls die PC-Arbeitsplätze: Wer jeden Tag an wechselnden Plätzen sitzt, muss die Arbeitszeiten flexibel erfassen können. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und dem IT-Beauftragten von Ingpuls verglich Beckhoff auf dieser Grundlage verschiedene HR-Anbieter. Ein Pluspunkt für HR Works war dabei die Vielzahl von integrierten Funktionen zu einem Festpreis. „Wir mussten uns nicht für einzelne Pakete entscheiden, sondern haben eine Komplettlösung erhalten – sodass wir die Möglichkeit haben, perspektivisch alle Funktionen zu nutzen, auch wenn wir jetzt noch nicht alle davon benötigen“, sagt Beckhoff. Die Einführung Um die Software praktisch kennenzulernen, absolvierten Beckhoff und eine Arbeitskollegin Ende Oktober 2019 die zweitägige Schulung in Berlin. Auf diese Weise hatten die Personalerinnen aus Bochum die Gelegenheit, sich mit dem Tool anhand von Praxisaufgaben vertraut zu 30 HR-Software personalmagazin plus: HR-Software 2022 Foto C. Beckhoff: Ingpuls; Foto L. Sittel: HRworks
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