HR-Software 28 personalmagazin plus: HR-Software 2022 • Hoher Stromverbrauch Passiva den Zeugnisempfänger kommen aus dem Abrechnungssystem und die Unternehmensdaten und die Tätigkeitsfelder von Datenbanken. Die Bewertung wird automatisch in Textbausteine umgeschlüsselt und an den Mitarbeitenden übermittelt. Werden diese Dokumente statt in einer Papierakte in einer digitalen Personalakte gesucht und abgelegt, können bis zu 90 Prozent Arbeitszeit eingespart werden. Dokumente können binnen Sekunden am Bildschirm abgerufen werden. Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter müssen nicht mehr in einem Archiv Akten heraussuchen und/oder darin Dokumente ablegen. Ganze HR-Prozesse können digitalisiert und automatisiert werden, wie etwa die Erstellung eines Arbeitsvertrags oder eines Arbeitszeugnisses. Vergleichbar kann die Dokumentenerzeugung auch in allen anderen Funktionsbereichen vorgenommen werden. Der Prozess wäre der gleiche. Mittlerweile gibt es Dienstleister, die sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten und deren digitale Einspeisung in neue HR-Software spezialisiert haben. Dabei stellt selbst das Konvertieren von sensiblen Personaldokumenten in ein digitales HR-System kein Problem mehr dar. Der richtige Dienstleister kümmert sich um den Transport der Altakten bis hin zur Aufbereitung wie der Klassifizierung, und sogar das Entfernen von Heftklammern oder das Einlegen von Register-Trennblättern wird übernommen. Zusätzlich wird für die sichere Einlagerung, Rücklieferung oder Vernichtung der Papierakten gesorgt. Die digitalisierten Dokumente landen dann in einer digitalen Personalakte. Hier lassen sich Register- und Dokumentenartenstruktur genauso gestalten wie bei der altbekannten Papierakte. Die Orientierung innerhalb der Akte wird den Personalerinnen und Personalern also leichtfallen. Das individuelle Berechtigungssystem lässt selbst Mitarbeitende und Führungskräfte an der Verwaltung der Akten partizipieren. Alle Beteiligten greifen immer auf denselben aktuellen Datensatz zu – und das sogar zeitgleich. Lohnt HR-Digitalisierung aus ökologischer Sicht? Für die Frage, ob sich die HR-Digitalisierung auch aus ökologischen Gesichtspunkten lohnt, beantworten zu können, spielen sehr viele Einflussfaktoren eine Rolle. Der Effekt auf das Klima und der verantwortungsvolle Umgang mit Holz spielen in dieser Betrachtung die wichtigste Rolle. Die vereinfachte Bilanz sieht nach unserer Auffassung so aus (siehe Abbildung). Aktiva: Die papierlose HR-Abteilung Jeder Deutsche verbraucht durchschnittlich 250 Kilogramm Papier pro Jahr. Das ist die fünffache Menge des weltweiten Durchschnitts (57 Kilogramm). Die Papierindustrie ist technisch bedingt sehr energieintensiv und liegt in Deutschland, was den CO2-Ausstoß angeht, auf Platz drei hinter der Metallerzeugung und chemischen Industrie. Nehmen wir noch einmal das Beispiel der Personalakten: Diese füllen sich im Laufe eines Mitarbeiterlebens schnell. So enthalten Personalakten oft über 100 Dokumente pro Mitarbeitenden. Umgerechnet auf die Personalakten eines Beispielunternehmens mit 3.500 Mitarbeitenden entspricht dies geschätzt 350.000 Blatt Papier und somit dem Holz von fünf Fichten, die 25 Meter hoch sind. Die Papierproduktion hierfür verursacht 1,75 Tonnen CO2Ausstoß. Würden man alle Funktionsbereiche im Unternehmen und deren Papierverbrauch nehmen, so käme man sicher auf Nachhaltigkeitsbilanz der HR-Digitalisierung deutlich höhere Gesamtwerte. Aber dazu liegen uns keine verlässlichen Zahlen vor. Deshalb ist nicht nur aus den genannten Effizienzaspekten eine papierlose Administration erstrebenswert, sondern auch aus ökologischen Gründen. Aktiva: Ökologische Aspekte des Homeoffice Ohne Digitalisierung kein Homeoffice. Der Anteil der Pendlerinnen und Pendler ist kurz vor der Coronapandemie auf ein Rekordhoch gestiegen. Die Länge des durchschnittlichen Pendelweges zur Arbeit lag 2018 bei knapp 17 Kilometern. Das hat nicht nur ökologische Aspekte, sondern auch Auswirkungen auf Zufriedenheit und Psyche der Beschäftigten. Während der Pandemie arbeiteten bis zu 27 Prozent der Beschäftigten im Homeoffice. Vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aber war das Arbeiten im Homeoffice nicht möglich, etwa im stationären Einzelhandel oder im Gesundheitswesen. Auch die Mitarbeitenden von nicht digitalisierten HR-Abteilungen mussten physisch im Büro präsent sein, um ihre administrativen Aufgaben weiterhin erledigen zu können. Die Nutzung des Homeoffice trägt zur Reduktion des CO2-Ausstoßes bei. Nach einer Schätzung von Greenpeace lassen sich durch Homeoffice in Deutschland 18 Prozent der CO2-Emissionen aus dem Pendelverkehr und vier Prozent der Gesamtemissionen des Personenverkehrs einsparen, wenn Arbeitnehmende zwei Arbeitstage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Aktiva: Weniger Postversand Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Ökobilanz der HR-Digitalisierung ist die elektronische Übertragung von Daten, die den Briefversand ersetzen kann, zum Beispiel in ein elektronisches Postfach. Für ein Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden müssen mindestens zwölf Gehaltsabrechnungen pro Jahr postalisch verschickt werden, insgesamt sind das 42.000 Briefe. Hinzu kommt der Versand von weiteren Dokumenten wie Arbeitsverträgen und Zeugnissen. Verschiedene Quellen geben pro versendetem Brief einen CO2-Ausstoß von 20 Gramm an. Bezogen auf das Beispielunternehmen ergibt dies einen Gesamtausstoß von 8,4 Tonnen CO2. Die Deutsche Post gibt an, diesen Ausstoß immer mehr mit Klimaprojekten wie der Unterstützung des Baus von Windkraftanlagen oder Biogasanlagen zu kompensieren. Dennoch erscheint es sinnvoll, diese Emissionen zu vermeiden. Darüber hinaus ist der Postversand auch ein Kostenfaktor: Der Versand • Die papierlose HR-Abteilung • Ökologische Aspekte des Homeoffice • Weniger Postversand • Green Recruiting • Geringere CO2-Emissionen Aktiva
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