HR-Software 12 personalmagazin plus: HR-Software 2022 Wie wichtig die Nutzerfreundlichkeit für alle am Recruitingprozess Beteiligten ist, haben auch die Software-Anbieter erkannt. „Grundlegend für ein gutes Bewerbermanagementsystem sind natürlich alle Funktionen rund um die Kommunikation mit Interessenten: automatische Eingangsbestätigung, E-Mail-Vorlagen, Terminabstimmung et cetera. Das muss professionell und schnell laufen, sonst springen Talente wieder ab“, weiß Steffen Michel, CEO von MHM HR. Er weist darauf hin, dass die eigentliche Herausforderung für Unternehmen heute darin liegt, online von Stellensuchenden gefunden zu werden. „Arbeitgeber müssen in der Lage sein, ihre Stellenausschreibungen schnell und einfach auf die Anforderungen von Suchmaschinen und Stellenportalen anzupassen und sie auf mehreren Kanälen gleichzeitig zu schalten“, sagt er. Er rät deshalb dazu, eine Software einzusetzen, die ein Multiposting Tool integriert und die Möglichkeit bietet, Stellenanzeigen für Google for Jobs zu optimieren. „Zudem sollte ein gutes System HR-Analytics-Funktionen bieten, um die Wirksamkeit von Recruiting-Maßnahmen messbar zu machen und sie zu verbessern“, so Steffen Michel. Seiner Beobachtung nach treten die Themen Matching und Workflow-Automatisierung dagegen eher in den Hintergrund. „Viele unserer Kunden suchen händeringend nach geeigneten Bewerbern. Der Fokus liegt momentan ganz klar darauf, überhaupt Bewerbungen zu generieren“, sagt er. Deshalb geht er davon aus, dass Active Sourcing in den nächsten Jahren immer wichtiger wird. KI bringt nicht immer einen Mehrwert Florian Walzer, Head of Sales & Marketing bei Rexx Systems, sieht weitere Funktionen als unverzichtbar an, unter anderem ein Video-Interview-System oder die Anbindung an ein Videokonferenztool, um virtuelle Jobinterviews direkt über die Software terminieren und durchführen zu können, und die SEO-Optimierung von Stellenanzeigen: „Ein wichtiger Aspekt gerade bei sehr gesuchtem Personal wie Pflege-, Handwerks- oder IT-Fachkräften. Aus unserer Sicht ist das allerdings bereits Standard, diese Optimierung sicherzustellen“, berichtet er. Neben etablierten Software-Bausteinen wie Multiposting, CV-Parsing und einer One-Click-Bewerbung hält er Kalenderfunktionen zur automatisierten Terminabstimmung für wichtig. „Besonders in Unternehmen mit mehreren Beteiligten am Rekrutierungsprozess ist das dringend erforderlich. Es verkürzt den Weg der Abstimmung zwischen Personalabteilungen, Fachabteilungen und Bewerbenden und beschleunigt dadurch den Rekrutierungsprozess maßgeblich“, sagt er. Auch eine Bewerbung oder Kommunikation per Whatsapp oder anderer Messenger sieht er als nützlich an. Allerdings sollten Unternehmen einen solchen Service nur dann nutzen, wenn sie auch die Kapazitäten haben, diesen zu bedienen. „Ansonsten kann das schnell zu Frustrationen seitens der Bewerbenden führen“, so Florian Walzer. KI-basierte Funktionalitäten wie Chatbots oder ein automatisiertes Matching sieht er nicht unbedingt als vorteilhaft an. BeimMatching bestehe die Gefahr, dass Bewerbende mit abweichendem Werdegang zu früh aussortiert werden. Bei Chatbots sei zu berücksichtigen, dass viele Personen diesen eher kritisch gegenüberstehen. Darüber hinaus sei im Vorfeld genau zu klären, welche Informationen der Bot gibt. Er nennt ein Beispiel: „Eine Kandidatin fragt nach dem Status der Bewerbung. Der Chatbot antwortet ehrlich, dass die Bewerbung seit vier Wochen im Fachbereich liegt. Das ist realistisch, aber es stellt sich die Frage, ob das so kommuniziert werden soll?“ Er empfiehlt stattdessen die Einbindung von Videochats: „Wenn die Bewerbenden so direkt mit den Fachabteilungen in Kontakt treten können, kann die Personalabteilung deutlich entlastet werden.“ Gründe für den Softwareeinsatz Bewerbermanagementsystem ist nicht gleich Bewerbermanagementsystem. Welches BMS sich für welches Unternehmen eignet, ist abhängig von vielen Faktoren wie der Anzahl der Vakanzen pro Jahr, der Branche oder der gesuchten Berufsgruppe. Wie stark die Bedürfnisse der Unternehmen differieren, verdeutlichen die unterschiedlichen Erfahrungen der Anbieter: „Aktuell erhalten wir viele Anfragen von sozialen Organisationen und Einrichtungen. Diese stehen meist vor der Herausforderung, dass sie dezentral organisiert sind, die Personalverwaltung aber aus der Zentrale erfolgt. Da wird es beim Recruiting schnell unübersichtlich“, berichtet Steffen Michel von MHM. Die VerantwortUngefähr 90 Prozent der neu eingeführten Software für Recruiting und Bewerbermanagement werden in der Cloud betrieben.
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