Personalmagazin 12/2021

Betriebliche Altersversorgung 34 Externe Hände: Wann sich ein Outsourcing der bAV lohnt Unter Umständen kann es zielführender sein, die bAV aus- zulagern, als sie Inhouse abzuwickeln. Spezialisierte Dienst- leister übernehmen dabei sämtliche Aufgaben der Verwaltung – von der Dokumentation der Unterlagen bis hin zur Abwick- lung. Außerdem haben externe Berater mögliche Haftungsrisi- ken im Blick, sodass Personalabteilungen sich vollumfänglich auf ihre Kernkompetenzen im HR fokussieren können. Für die Entscheidung, die bAV auszulagern, sprechen die folgenden Kriterien, deren Vorliegen jedes Unternehmen in- dividell prüfen sollte. • Es ist über mehrere Jahre ein zunehmender Aufwand in der bAV-Verwaltung zu verzeichnen, der mit Bordmitteln nicht oder kaum zu bewältigen ist. • Die Personalabteilung ist fachlich oder personell nur schwer in der Lage, sämtliche Aufgaben in der bAV-Ab- wicklung zu schultern. Insbesondere die Anwartschafts- verwaltung oder die Rentenverwaltung kann nicht mehr intern gestemmt werden. • D er gestiegene Beratungsbedarf seitens der Mitarbeitenden auch angesichts aktueller Entwicklungen (etwa Betriebs- rentenstärkungsgesetz, Rentenentwicklung, Niedrigzinsen) kann über das interne Informationsmanagement und die eigenen Kompetenzträger zusätzlich zu deren Kernaufga- ben nicht mehr erfüllt werden. • E s fehlt die technologische Ausstattung, um alle Anforde- rungen der bAV-Verwaltung zu erfüllen. • D ie Kosten für den Aufbau der nötigen internen personel- len Ressourcen und zusätzlicher Technologien würden die Kosten eines Outsourcings unverhältnismäßig übersteigen. Auch ein Outsourcing an unabhängige Partner bietet mehre- re Vorteile gegenüber einer exklusiven Zusammenarbeit mit einer Versicherungsgesellschaft. • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern steht ein breites Portfolio zur Verfügung: Sie können auf verschiedene Ange- bote zurückgreifen. Die Beschränkung auf eine Gesellschaft entfällt. Außerdem können bestehende Verträge aus bishe- rigen Arbeitsverhältnissen unverändert fortgeführt werden. • I n der Kooperation mit einem Versicherer ist die Verwal- tung – ebenso wie die arbeitsrechtliche Dokumentation – weiterhin inhouse zu leisten. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Partner kann sie ausgelagert werden. • H aftungsrisiken im Hinblick auf Ansprüche von Arbeit- nehmern lassen sich erheblich senken. gilt es, sich immer weiter steigenden Anforderungen im Hin- blick auf Prozess- und Datensicherheit zu stellen. Verschiedene Ebenen sind überlagert mit arbeitsrechtlichen, buchhalterischen und steuerrechtlichen Fragen. Wie soll es hier gelingen, die Ad- ministration zu vereinfachen und Haftungsrisiken zu senken? Digital allein genügt nicht: Strukturen für effiziente bAV-Administration Für Accounting-Prozesse wie die Verwaltung von Anwartschaf- ten und die Kapitalisierung laufender Renten sind spezifische Kenntnisse erforderlich. Auch müssen Personalabteilungen Auf- gaben wie die Archivierung und die Bearbeitung von Korrespon- denzen bewältigen, die in ihrer Komplexität nicht unterschätzt werden dürfen. Automatisierung verbietet sich hier, stattdessen muss jedes Schreiben einzeln bewertet und bei Bedarf eingesteu- ert und beantwortet werden. Zudem stehen Dokumentations- pflichten der Digitalisierung von Dokumenten unter Umständen entgegen, sodass der Postweg unumgänglich bleibt. Eine zentrale Herausforderung für Arbeitgeber stellen bei der betrieblichen Altersversorgung auch unmittelbare Haftungsrisi- ken dar. Denn arbeitnehmerseitige Ansprüche richten sich nicht gegen den Versicherer, sondern gegen den Arbeitgeber – dieser zeichnet für zugesagte Versorgungsleistungen verantwortlich. Das Arbeitsverhältnis bringt es mit sich, dass Unternehmen für Beratungsfehler und Irrtümer geradestehen müssen. Somit ist ein besonderes Augenmerk nicht nur auf eine reibungsfreie Abwick- lung, sondern auch auf Informationsgespräche und deren Doku- mentation zu richten. Personalerinnen und Personaler müssen im Blick haben, dass jeder Fehler teuer werden könnte. Unter dieser Prämisse ist es kein Wunder, dass Unternehmen jeder Größe und Branche das Ziel verfolgen, die bAV-Verwaltung zu optimieren. Hohe Erwartungen sind mit der Digitalisierung verbunden, die häufig mit Simplifizierung und Optimierung in Verbindung gebracht wird. Doch ausgerechnet in der bAV gestaltet sich die digitale Praxis schwierig: Da die bAV während der Beitrags- zahlungsphase auch Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und gleichzeitig arbeitsrechtliche Relevanz hat, sind unterschiedliche Systeme zu integrieren. Das gilt auch für Mitarbeiterplattformen, über die beispielsweise Dokumente wie Gehaltsabrechnungen abgerufen werden. Nicht zuletzt ist der Aufbau entsprechender Schnittstellen kostenintensiv. Hinzu kommen datenschutzrecht- liche Fragestellungen; zu klären ist insbesondere die Entschei- dung, wo die Datenhoheit in der Verwaltung der Altersversorgung liegt. Letztlich sind homogene Lösungen im Sinne eines „Single Source of Truth“-Ansatzes in der bAV angesichts von deren Kom- plexität nicht in Sicht. Zwar sind digitale Elemente grundsätz- lich sinnvoll, doch müssen Unternehmen genau prüfen, welche Lösungen ihnen strukturell wirklich weiterhelfen. Allein digitale Elemente werden nicht genügen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden – vielmehr müssen Personal- personalmagazin plus: bAV