Personalmagazin plus 10/2021

HR-Software 32 personalmagazin plus: HR-Software 2021 Kennen Sie das? Sie haben viel Zeit und Geld in die Hand genommen, um ein neues Softwareprodukt im Unternehmen zu etablieren. Aber das größte Problem von Software in Orga- nisationen ist die geringe Nutzung. Wo immer es geht, wählen Anwender Alternativen und Umgehungsstrategien, wenn Soft- ware nicht passt. Bei einer Buchhaltungssoftware, einem ERP- System, einem Kalender oder einem E-Mail-Programm ist eine erfolgreiche Nutzung auch denkbar, wenn nur wenige Leute im Unternehmen richtig gut und intensiv damit arbeiten. Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit wie ein Intranet, eine Aufgabenverwaltung für Teams, ein Wiki oder ein Gruppenchat sind jedoch direkt tot, wenn nicht (fast) alle mit ihr arbeiten. Finger weg von Funktionslisten Verantwortliche sollten sich deshalb fragen: Ist ihr Chat besser als Whatsapp? Sind die Inhalte ihres News-Systems spannender und relevanter, als die New York Times es ist? Ist ihr Wiki oder Intranet wertvoller als Wikipedia für ihr Geschäft? Häufig klingt es so, als seien die Anwenderinnen und Anwender schuld, wenn Zusammenarbeits-Software intern nicht ankommt. Und letztlich ist es auch so, weil ja eben meist deren Anwendung ausbleibt. Aber werden die User bei der Auswahl denn involviert? Wie wer- den deren Bedürfnisse berücksichtigt? Oft gibt es im Entschei- dungsprozess Funktionslisten, manchmal sogar Excel-Tabellen, deren Erfüllungsgrad mit gewichteten Nutzwertanalysen für jede Option „ausgewertet wird“. Wenn Sie das nächste Mal so etwas sehen, rufen Sie laut: „Halt! Stopp! Das ist Business-Theater.“ Software muss im Tagesgeschäft Nutzen stiften Oft gaukeln IT und Fachabteilungen dem Unternehmen „Objek- tivität“ vor. Aber die gibt es gar nicht. Software, die Menschen zusammen benutzen, muss im Tagesgeschäft nützlich sein. Sie muss in eine Lücke stoßen, wo sie Wert stiftet. Sie muss den Men- schen Zeit einsparen. Und zwar fix. Hören Sie auf zu rechnen! Bei guter Software fühlt man, dass es passt. Man probiert sie im Team aus. Gerne auch in mehreren Teams. Man dokumentiert die Vorteile. Man begeistert die anderen. Man wägt ab. Mit dem Bauch. In Gesprächen. Das ist ein sachliches Ringen. Kein poli- tischer Kampf über die Systemkontrolle. Die Realität in Unternehmen ist häufig eine andere: Hier rin- gen beispielsweise IT und Interne Kommunikation um die Ver- antwortlichkeit für die Intranetsoftware. Beide hätten sie gerne unter ihren Fittichen. Was tun? Halten Sie sich als Personalabtei- lung lieber zurück. Wirken Sie integrierend. Fehlende Einigkeit macht Kollaborationssoftware zum Himmelfahrtskommando. Finger weg. Und was sollten Sie stattdessen tun? Testen und experimentieren Sie. Probieren Sie viele verschiedene Systeme aus, die passen könnten. Fangen Sie an, sich einzuarbeiten. Von Martin Seibert Software zur besseren Zusammenarbeit auswählen Was IT und Fachabteilungen oft falsch machen und wie der Personalbereich seine Stärken zur „Rettung“ ausspielt: Unser Autor Martin Seibert weiß, was bei der Softwareauswahl oft genug schiefgehen kann. Das muss nicht sein, findet er und erläutert, wie es besser geht.