Nachweisgesetz 21 und damit um ein Vielfaches mehr als vom Gesetzgeber bisher angenommen. „Zumindest für die Sachverhalte bezüglich Entgeltumwandlungen hätten wir uns daher für all die anfallenden Änderungen Erleichterungen gewünscht“, betont der aba-Geschäftsführer.„Bei wesentlichen Vertragsänderungen muss dem Arbeitnehmer jede Änderung spätestens an dem Tag schriftlich mitgeteilt werden, an dem sie wirksam ist. Lediglich bei kollektiven Vereinbarungen entfällt dieses Erfordernis“, sagt Stiefermann. Arbeitgeber, die dies versäumen, können nun mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Arbeitnehmer geahndet werden. Ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Beschäftigten könnte sich demnach mit einer Geldbuße im Umfang von einer halben Million Euro konfrontiert sehen. Dies gilt bei Fristversäumnissen, aber auch, wenn Unterlagen nicht vollständig oder nur digital ausgehändigt wurden. Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber Wie könnten Unternehmen also gegensteuern, um derartige kostspielige Folgen zu vermeiden? Hinsichtlich der Nachweispflichten, einschließlich der bAV, rät die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA): Bezüglich der wesentlichen Vertragsbedingungen bietet sich an, „dass alle am ersten Tag der Arbeitsleistung entweder durch den schriftlichen Arbeitsvertrag oder in einem schriftlichen Dokument mit den wesentlichen Vertragsbedingungen nach § 2 Abs. 1 NachwG an den Arbeitnehmer übergeben werden“. Hoppstädter empfiehlt Arbeitgebern, die internen Betriebsabläufe anzupassen, um zukünftige Beweisschwierigkeiten, Bußgelder bei Verstößen und drohende Rechtsstreitigkeiten von vornherein zu vermeiden. Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten bisher schon umgehend schriftlich zu bestehenden betrieblichen Versorgungswerken, beispielsweise durch eine Versorgungsordnung, informiert haben, dürften hier, nach Angaben von Hoppstädter kaum Handlungsbedarf haben. Dann sollte es vielfach ausreichend sein, wenn die jeweilige Versorgungsordnung den versorgungsberechtigten Personen fristgerecht in schriftlicher Form zur Verfügung gestellt wird. KAY SCHELAUSKE ist freier Finanzjournalist und Experte für Themen der betrieblichen Altersversorgung.
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