Nachweisgesetz 19 Arbeitgeber kennen Informationspflichten nur zu gut. Auch im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung (bAV) sind sie nichts Neues. Mit dem Inkrafttreten des Nachweisgesetzes am 1. August 2022 wurden diese Pflichten jedoch erweitert und die Fristen verkürzt. Und nicht nur das. Erstmals können Verstöße mit einem Bußgeld geahndet werden. Inhaltlich geht es um die Unterrichtung von Beschäftigten über wesentliche Aspekte des Arbeitsverhältnisses, und dazu gehört eben auch die Altersversorgung vom Arbeitgeber. Die diesbezügliche Nachweispflicht reicht von den Kontaktdaten des Versorgungsträgers über die Fälligkeit der Versorgung bis hin zur Versorgungsleistung (siehe Übersicht Seite 22). „Diese Angaben müssen dem Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsleistung ausgehändigt werden“, erklärt Klaus Stiefermann, Geschäftsführer der aba Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung e.V., und fügt hinzu: „Bei Arbeitsverhältnissen, die vor dem 1. August dieses Jahres geschlossen wurden, besteht sieben Tage Zeit, um Beschäftigte über mitteilungspflichtige Änderungen zu informieren.“ Doch es gibt Erleichterungen. So sieht das Nachweisgesetz in § 2 Abs. 1, Nr. 13 ausdrücklich vor, dass Kontaktdaten eines Versorgungsträgers nicht mitgeteilt werden müssen, wenn dieser selbst dazu verpflichtet ist. Nach Angaben des Pensionsberaters Longial ist dies bei Lebensversicherungen, Pensionskassen und -fonds der Fall. Da bei Direktzusagen das Unternehmen selbst Versorgungsträger ist, ist diese Gesetzesvorgabe nach Auffassung von Longial nur bei Unterstützungskassen relevant. „Wenn die bAV in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt ist, können die erweiterten Informationspflichten nach § 2 Abs. 4 des neuen Nachweisgesetzes allerdings durch einen Hinweis auf diese Regelungen ersetzt werden“, sagt Michael Hoppstädter, der zum Oktober 2022 von der Geschäftsführung Longial zur Heubeck AG als Seniorberater gewechselt ist. Wird eine Versorgungsordnung jedoch in Form einer Gesamtzusage vereinbart, könnte deren bloße Veröffentlichung nicht genügen, sodass eine schriftliche Mitteilung an alle Beschäftigten erforderlich wäre, relativiert Hoppstädter. Und wie ist die Situation bei arbeitnehmerfinanzierten Versorgungen? Das BMAS sieht keine Nachweispflicht bei Entgeltumwandlungen – doch das ist strittig Charakteristisch für solche arbeitnehmerfinanzierten Versorgungen ist, dass Höhe und Zeitpunkt der Entgeltumwandlungen stets von Mitarbeitenden individuell bestimmt werden. Laut Stiefermann können sie daher nicht durch einen Verweis auf kollektivrechtliche Regelungen abbedungen, also vertraglich außer Kraft gesetzt werden. Zudem kommt es hier im Alltag häufig zu Änderungen, etwa weil sich Wohnort, Einkommen oder Familienstand von Mitarbeitenden verändert haben. Dennoch ist der Gesetzgeber in Wortlaut und der Begründung des Nachweisgesetzes nicht den Anregungen gefolgt, um zumindest diese Sachverhalte von der Nachweispflicht auszuschließen. Allerdings hat sich das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in einem Schreiben an den Geschäftsführer der Aba schriftlich dazu geäußert und die Entgeltumwandlung von der Nachweispflicht ausgenommen (siehe Kasten unten). Auf Nachfrage ordnet das Arbeitsministerium dazu ein: „Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses, wozu auch die ,Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts‘ beziehungsweise ,andere Bestandteile des Arbeitsentgelts‘ gehören, nachzuweisen hat. Insoweit wurde im Nachweisgesetz nichts geändert, da auch die umzusetzende Richtlinie (EU) 2019/1152 (Arbeitsbedingungenrichtlinie) diesbezüglich keine Änderungen vorgesehen hat.“ Mit Blick auf das Schreiben ergänzt das Ministerium: „Wie Wer seine Prozesse digitalisiert hat, sieht sich durch die Neuregelungen des Nachweisgesetzes plötzlich wieder mit händischen Abläufen konfrontiert. Ob das auch für Entgeltumwandlungen gilt, ist strittig. Das Arbeitsministerium folgt der strengen Linie des Gesetzgebers nicht, doch für Unternehmen ist diese Auffassung riskant. „Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, seine Beschäftigten schriftlich über die vereinbarten wesentlichen Vertragsbedingungen zu informieren, dazu zählt auch ,die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts‘. Der Arbeitgeber muss demnach über das Arbeitsentgelt informieren, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das Nachweisgesetz ist daher nach Auffassung des BMAS auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar.“ (BMAS vom 7. Juli 2022)
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