PM Plus HR-Software

Ein produzierendes Unternehmen mit 8.000 Mitarbeitern ist in 31 Ländern in Europa, Asien und Amerika tätig. Die Verantwortlichen hatte sich für SAP Suc- cessfactors entschieden, um eine globale HCM-Strategie im Unternehmen umzu- setzen. Allerdings pflegten die Mitarbeiter das System weltweit nicht so gut, wie das Senior Management es forderte. Grund dafür war eine fehlende Konnektivität zu den Payroll-Systemen. Die Mitarbeiter waren somit eher gewillt, die Daten in der Payroll aktuell zu halten als im HCM. Verständlicherweise, denn fehlerhafte Informationen in der Payroll führen zu einer falschen Abrechnung, wohingegen fehlerhafte Informationen im HCM ledig- lich das Reporting verfälschen. Zeit und Kosten reduzieren Jedoch kam es auch bei den Payroll-Da- ten zu Ungenauigkeiten, denn verschie- dene Länder nutzen unterschiedliche Systeme. Auch wenn jedes einzelne da- von gepflegt wurde, war es doch schwie- rig, Anfragen weltweit schnell und ein- heitlich zu bearbeiten. Informationen zu HR-Kosten, die beispielsweise für Investitionsentscheidungen dringend erforderlich waren, trafen spät ein und mussten zunächst konsolidiert werden. Dennoch blieben, auch aufgrund der händischen Datenübertragung, Zweifel an der Belastbarkeit der Zahlen. Ein glo- bales Personalcontrolling gestaltete sich ebenso schwierig, wie eine vollständige Kostenübersichten und darauf basieren- de längerfristige Planungen. Stattdessen waren Mitarbeiter in langwierigen und ineffizienten HR-Prozessen gebunden. Das sollte sich ändern. Sowohl der Zeit- aufwand als auch die Kosten für die Pay- roll-Abwicklung sollten reduziert, Kapa- zitäten für vernachlässigte HR-Aufgaben geschaffen werden. Unter diesen Voraussetzungen kam nur eine globale Payroll-Lösung infrage, die Dateneingaben und -abfragen jeder- zeit und überall ermöglicht. Das Unter- nehmen entschied sich, diese Aufgabe auszulagern, auch um mögliche Risiken outsourcen zu können. Eine Tiefeninteg­ ration des HCM-Systems in die Payroll sollte außerdem eine doppelte Daten- pflege überflüssig machen. Beide Sys- teme würden dadurch künftig auf eine Datenbank zugreifen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit sowie das Risiko eines Datenverlusts. Externe Lösung muss her In der Vergangenheit hatte das Unterneh- men versucht, das Problem intern über die IT-Abteilung zu lösen, die Schnitt- stellen einrichtete und pflegte. Jedoch wäre für jedes der 31 Länder eine eigene Schnittstelle notwendig gewesen. Ein Aufwand, der nicht zu bewältigen war. Zudem bot der HCM-Anbieter keinen Service an, sondern verwies auf Anbieter von Schnittstellenlösungen. Indem das Unternehmen sein Payroll-System aus- lagerte, sparte es zwei bis vier Manntage pro Monate für die Pflege der Schnittstel- len sowie laufende Beraterkosten. Besonders bei der Tiefenintegration ist die Umsetzungszeit abhängig von Län- deranzahl und den dortigen Ist-Zustän- den. Grundsätzlich dauert – je nach Res- sourcen – eine Umstellung global durchschnittlich zwölf bis 18 Monate. Im aktuellen Fallbeispiel (wie auch bei ver- gleichbaren Fällen) richtete ADP neben der globalen Payroll-Lösung eine Tiefen- integration zu SAP Successfactors ein. Dabei wird das HCM als führendes Sys- tem verwendet und die Daten fließen in die Payroll-Engine, wo sie ADP-Experten vor Ort („in-country“) verarbeiten und die Abrechnung erfolgt. Das Resultat: Eine einfache und valide Dateneingabe, die das Unternehmen in seiner globalen HR-Strategie einen großen Schritt nach vorne brachte. CHRISTIAN VAN LEDDEN begleitet als District Manager Sales Enterprise bei ADP Digitalisierungs- und Konsolidie- rungsprojekte von HR-Prozessen. Fall 2: Produktionsunternehmen Als Herausforderung gestaltete es sich, über verschiedene Zeitzonen und Spra- chen hinweg die verfügbaren Ressourcen zur Erstellung des Sollkonzepts (Schritt 2) einzusetzen sowie die Anlieferung der Daten aus dem Altsystem im ADP-For- mat (Schritt 3) vollständig und innerhalb des Zeitplans zu erhalten. Unternehmen sollten generell für diese beiden Schritte genug Zeit und Personal einplanen. Nach- dem der Lebensmittelkonzern die finale Testabrechnung geprüft und freigegeben hatte, konnte der Go-live vorbereitet wer- den. Die Projektdauer betrug insgesamt zwölf Monate. Dabei wurden die beiden wichtigsten Vorgaben berücksichtigt: die Sicherstellung der Compliance durch standardisierte Prozesse unter Berück- sichtigung der gesetzlichen Vorgaben (z.B. DSGVO) und eine saubere Daten- bereitstellung zur Kostenübersicht und HR-/Personaldaten. Globale Payroll steigert Unternehmensbewertung Durch die globale Payroll-Lösung konn- ten standardisierte, währungsbereinigte und jederzeit abrufbare Reports und Dashboards bereitgestellt werden, die stets die genauen Zahlen aus der Payroll abbilden. So kann das Unternehmen seit- her rund um die Uhr mit einem Knopf- druck auf ein konsolidiertes Reporting zugreifen, dass die tatsächlichen KPIs aus der Payroll aller 23 Länder abbildet. Da ADP in allen Ländern einen Managed Ser- vice einrichtete, können die Daten nicht individuell verändert werden. Das Risiko, dass Standorte ohne eigene HR keine oder falsche Zahlen liefern, wurde somit ge- bannt – das Risiko von Datenschutzver- letzungen ebenfalls. Seither übernimmt an diesen Standorten jeweils eine Assis- tenz die Aufgabe und kommuniziert alle Veränderungen der Payroll über ein ein- faches Eingabeformat an ADP. Das Unter- nehmen benötigt somit keine weitere Fachkraft, die in vielen Ländern derzeit ohnehin schwer zu finden ist, und erzielt mithilfe seiner globalen Payroll-Lösung eine bis zu fünf Prozent höhere Bewer- tung. 29 Payroll