PM Plus Arbeitswelten 2019

Die Rolle von HR 7 Auch die Art zu kommunizieren wandelt sich. Soziale Medien spielen heute in vielen Unternehmen eine zentrale Rolle: Nach einer Erhebung vom Branchenverband Bitkom aus dem Jahr 2017 nutzen 73 Prozent der deutschen Unternehmen Social Me­ dia für ihre Zwecke. Je größer die Unternehmen, desto häufiger setzen sie die Plattformen ein. Social Media nutzten laut Bitkom schon 2013 80 Prozent der deutschen ITK-Unternehmen für ex­ terne Zwecke wie die Steigerung der Markenbekanntheit oder die Mitarbeitergewinnung. Hinzu kommen Enterprise Social Net­ works und andere interne Lösungen, Videokonferenz-Systeme oder Tools zur Teamkommunikation und zur Projektarbeit wie Microsoft Teams, Slack oder Trello. Doch dafür müssen die Büros eingerichtet sein: Der Wechsel der Arbeitsplätze je nach Tätigkeit kann nur gelingen, wenn die notwendige Infrastruktur zur Nutzung der digitalen Tools überall vorhanden ist, also beispielsweise genügend Bildschir­ me in verschiedenen Größen zur Verfügung stehen und auch an abseitigen Orten, beispielsweise den umliegenden Grünflä­ chen, Wlan vorhanden ist. Unter diesen Grundvoraussetzungen können Kommunikationszonen zum Austausch einladen und so Kollaboration fördern. Außerdem treten Mitarbeiter durch die Einladung zumWechsel der Arbeitsplätze je nach Tätigkeit und Vorliebe mit anderen Personen in Kontakt, statt sich an ihrem Einzelarbeitsplatz zurückzuziehen. Darüber hinaus ergeben sich durch intelligente Systeme Auto­ matisierungspotenziale, die bestimmte Aufgaben abnehmen können und so ebenfalls wesentlichen Einfluss auf die Arbeits­ platzgestaltung haben. Eine klare Aufgabe der Personalführung und -entwicklung, findet Gebhardt: „Aufgabe von HR wäre es, festzustellen, welche Tätigkeiten im Büro künftig noch von Men­ schen und welche von intelligenten Systemen übernommen wer­ den.“ Fundierte Aussagen dazu, wie Mitarbeiter kommunizieren und interagieren werden, würden IT- und Real Estate-Partnern helfen, nachhaltige Investitionen zu tätigen. Gewonnen würden damit nicht nur neue Räume, sondern auch Vorstellungen zur Mitarbeiterqualifizierung und IT-Implementierungen. „Inte­ ressanterweise erreichen mich solche grundlegenden Fragen eher von Real Estate als vom HR-Management,“ kritisiert die Zukunftsforscherin aus ihrer bisherigen Beratungspraxis heraus. Die Organisationsstrukturen wandeln sich „Wenn in einer vernetzten Zukunft nicht mehr Prozesse, sondern Menschen organisiert werden müssen, gilt es, Räume für die Kommunikation, Begegnung, Konzentration und das Lernen von Menschen zu gestalten,“ erklärt Gebhardt weiter und weist darauf hin, dass mit dem Wandel der Zusammenarbeit und der Kommunikation auch neue Organisationsstrukturen entstünden. Die Unternehmenskultur, die sich immer noch vielerorts an einem Top-down orientiert, müsse sich stärker der Emanzi­ pation, Eigenmotivation und Teamdynamik widmen und so Entwicklungspotenziale schaffen. Bisher spiegele sich die neue Dynamik noch nicht ausreichend in Management und Ver­ waltung wider. Auch entspreche die häufig linear konzipierte Wertschöpfungskette nicht den Anforderungen eines volatilen Marktes. Flexible Partnerschaften und schnelle Anpassungen seien hingegen notwendig. Diese neuen Anforderungen an die Organisation zeigten sich auch in neuen Modellen, mit denen neue Führungsrollen einhergehen. Organisationsmodelle wie das tung, Netzwerke werden wichtiger. Veränderte Organisations­ strukturen, neue Methoden und die Anwendung von neuen Tools müssen angeeignet werden. Nicht nur Abläufe verändern sich, sondern auch Rollenbilder, beispielsweise von Führungs­ funktionen oder von der Verantwortung des Einzelnen. Um durch räumliche Neukonfiguration zu diesen neuen For­ men der Zusammenarbeit einzuladen, gelte es auch, Trends, Medien und Methoden für die eigene Firma zu hinterfragen und attraktiv zu übersetzen, meint Birgit Gebhardt. Die Zukunfsfor­ scherin ist eine der Autoren der New-Work-Order-Studien. Die Studienreihe, die seit 2012 in Zusammenarbeit mit dem Indus­ trieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA) entstanden ist, unter­ sucht die veränderten Arbeitsbedingungen und deren Einfluss auf die Bürogestaltung. „Aus diesem Grund wünschen sich auch die für Bürogestaltung zuständigen Abteilungen eine engere Zusammenarbeit mit HR.“ Das Mitspracherecht von HR nehme ihrer Beobachtung nach in der digitalen Transformation zu. Dabei, betonen die Autoren der New-Work-Order-Reihe, müs­ se die nutzungsoffene Bürogestaltung in einem ausgewogenen Verhältnis zur jeweiligen Unternehmensidentität sowie zur kon­ kreten Arbeitssituation stehen. Am Beispiel des nonterritorialen Arbeitens ohne fest zugewiesene Arbeitsplätze zeige sich, dass sich eine solche Arbeitsweise nicht für jedes Unternehmen eig­ ne. Gerade in der deutschen Bürokultur sei Identität häufig an Räume gebunden und der Verlust eines zugewiesenen Arbeits­ platzes könne als Degradierung empfunden werden. Auch je nach Arbeitssituation sei es wenig sinnvoll, den Desk-Arbeits­ platz durch Non-Territorialität einschränken zu wollen. Wenn der Großteil der Arbeit am besten am Schreibtisch erledigt wird, benötige eben auch jeder Mitarbeiter im Team einen Schreib­ tisch, den er jederzeit verwenden kann. Neuer Raum für neue Kommunikation Bei vielen dieser Veränderungen taucht auch das Thema Kom­ munikation auf. In der Art und Weise, wie Mitarbeiter kom­ munizieren, zeigen sich viele Aspekte der neuen Arbeitswelt: Neue Tools ermöglichen direkte Kommunikation über zeitliche und räumliche Hürden hinweg, sei es durch Aufgabenverwal­ tung, Videokonferenzen oder das gemeinsame Bearbeiten von Cloud-Dokumenten. Standardanfragen, sowohl von Mitarbeitern als auch von Außenstehenden, können immer besser von Chat­ bots bearbeitet werden. Absprachen und Informationsaustausch werden in Dailys effizienter, dafür aber häufiger getroffen als in wöchentlichen Sitzungen. Für manche dieser Aspekte müssen auch bestimmte Techniken der Kommunikation gelernt werden, beispielsweise, wie der eigene Arbeitsfortschritt auf einem Kan­ ban-Board visualisiert wird oder wie in einem Gruppenchat am besten eine Einigung erzielt werden kann. Schon 2012 stellte die New-Work-Order-Studie fest, dass bei 74 Prozent der deutschen Unternehmen der Anteil der Kommunika­ tion an der Büroarbeit gestiegen ist und dass der durchschnitt­ liche Anteil der Kommunikation an der gesamten Arbeitszeit 46 Prozent beträgt. 35 Prozent der Arbeitszeit verbrachten die Befragten in Projektarbeit. Laut aktuellen Zahlen des IBA ist die funktionierende Kommunikation im Unternehmen für 63 Prozent der Büroangestellten in Deutschland sehr wichtig und für weitere 36 Prozent wichtig. Mit den vorhandenen Kommu­ nikationszonen zeigen sich 62 Prozent zufrieden.