44 PERSONALquarterly 04 / 22 NEUE FORSCHUNG_HYBRIDES ARBEITEN von hybriden Meetings verdeutlichen. Dabei ist es aus Sicht der Meeting-Leitung wichtig, alle Teilnehmenden für die neue Art der Zusammenarbeit zu sensibilisieren und auf mögliche Fallstricke aufmerksam zu machen. Herausforderung Gruppenatmosphäre Gruppenatmosphäre beschreibt den kollektiven Gemütszustand einer Gruppe und die Bewertung der zugrunde liegenden Situation mit den dazugehörigen kontextuellen Faktoren. Hybride Meetings erschweren die Wahrnehmung der Gruppenatmosphäre aufgrund ihrer Vielzahl an unterschiedlichen Kommunikationsnetzwerkmöglichkeiten beträchtlich. Während die Meeting-Leitung vor Ort sehr gut die Stimmung aller Präsenz-Teilnehmenden wahrnehmen kann, gestaltet sich das für passive Remote-Teilnehmende schwieriger. Daraus können unterschiedliche Dynamiken entstehen, welche dann schwierig zusammenzubringen sind. Darüber hinaus kann dies zur Kollokationsblindheit (z. B. wenn Präsenzteilnehmende vergessen, dass Personen remote zugeschaltet sind) führen, sodass möglicherweise wichtige Beiträge von Remote-Teilnehmenden nicht mehr wahrgenommen werden. Dementsprechend ergibt sich für die Meeting-Leitung, neben der ordentlichen Planung Abb. 4: Beispielsituationen mit Herausforderungen nach Kategorie Quelle: Eigene Darstellung Kategorie Herausforderung Empfehlung Interaktionsproxemik Ein regulär ausgestatteter Meeting-Raum verfügt in der Regel über einen langen Tisch sowie einen großen Bildschirm inklusive integrierter Kamera. Dadurch entsteht die Herausforderung, eine mögliche Distanz zwischen den Teilnehmenden nicht entstehen und die Interaktionen unnatürlich verlaufen zu lassen (z. B. alle Teilnehmenden aus dem Präsenzraum starren auf den Bildschirm). Einen wesentlichen Faktor stellt die technische Infrastruktur dar. Sie sollte so gewählt werden, dass die optimale Interaktion gewährleistet ist. Dazu gehören genügend Sitzmöglichkeiten, multiple und hochauflösende Kameras, mehrere Bildschirme sowie ein raumumfängliches Audiokonferenzsystem. Zusätzlich sind sog. „Meeting-Laptops“, welche in den Räumen platziert werden, um technischen Problemen vorzubeugen, eine hilfreiche Ergänzung. Informelle Kommunikation Teilnehmende vor Ort können sich deutlich leichter informell austauschen (z. B. vor oder nach dem Meeting). Dadurch entsteht die Herausforderung seitens der Meeting-Leitung, die Remote-Teilnehmenden mit einzubinden sowie einen Raum für informelle Kommunikation zwischen den Remote- und Präsenzteilnehmenden zu schaffen. Es sollte seitens der Meeting-Leitung Zeit vor und nach dem Meeting eingeplant werden. Die Meeting-Leitung startet dementsprechend das Meeting früher, sodass sich alle Personen etwas austauschen können. Dafür muss die MeetingLeitung nicht zwangsläufig dabei sein, aber den Raum schaffen und den Rahmen setzen. Für diese Form der Interaktion sollten die „Meeting-Laptops“ verwendet werden, um zu verhindern, dass mögliche Gespräche beendet werden, wenn die Person mit dem Laptop geht. Gruppenatmosphäre Wenn mehrere Präsenzräume zusammengeschaltet sind oder wenn es viele virtuell teilnehmende Personen gibt, ist die Gruppenatmosphäre für die Meeting-Leitung nur in ihrem eigenen Raum gut wahrnehmbar. Die Meeting-Leitung sollte bei einzelnen Präsenzräumen mit mehreren Personen „Raumverantwortliche“ auswählen, welche die Meeting-Leitung gezielt informieren können, wenn sich die Atmosphäre in einem Raum signifikant verändert. Fokus Hybride Meetings erfordern von allen Teilnehmenden mehr kognitive Ressourcen, da die Teilnehmenden sich auf verschiedene Kommunikationskanäle (Präsenz, auditiv, visuell) konzentrieren müssen. Das erfordert, dass die Meeting-Leitung berücksichtigt, dass der Fokus zwischen den Gruppen und je nach Phase des Meetings variiert. Um zu vermeiden, dass Teilnehmende den Fokus verlieren, bietet es sich für die Meeting-Leitung an, dass sie eine Meeting-Etikette etablieren. Diese sollte im Kern darauf abzielen, dass regelmäßiges „drannehmen“ von Teilnehmenden seitens der Moderation etabliert wird.
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