43 04 / 22 PERSONALquarterly (Saatçi et al., 2020). Diese Funktionen dienen dazu, Überforderung zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen: Gibt es etwa einen „Wortmeldungsbeauftragten“, kann sich die Meeting-Leitung ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und es entstehen weniger Verzögerungen durch koordinierende Tätigkeiten einer einzelnen Person. Im hybridenMeeting können einzelne Personen durchaus mehrere Funktionen innehaben. Allerdings steigt mit der Anzahl der Meeting-Teilnehmenden auch die Notwendigkeit, die Funktionen auf verschiedene Personen aufzuteilen (vgl. Abb. 3). Herausforderung informelle Kommunikation Informelle Kommunikation beschreibt eine nicht geplante Interaktion von Meeting-Teilnehmenden, welche sowohl private Themen umfassen als auch arbeitsbezogen sein kann. Hybride Meetings führen zu unterschiedlichen Voraussetzungen und Möglichkeiten von informeller Kommunikation. Präsenzteilnehmende finden begünstigende Bedingungen vor, denn sie können sich vor allem vor und nach dem Meeting ohne große Hindernisse zusätzlich austauschen. Demgegenüber steht die Möglichkeit für Remote-Teilnehmende, sich im Verborgenen (also z. B. über eine Chat-Funktion) während des Meetings mit anderen Remote-Teilnehmenden auszutauschen. Diese Effekte können den sozialen Affekt (z. B. In-Group/Out-GroupEffekte) negativ beeinflussen (Fu et al., 2018). Daher besteht die Herausforderung für die Meeting-Leitung (vgl. Abb. 4) darin, informelle Kommunikation für alle gleichermaßen zu ermöglichen und mögliche Dynamiken zu einer einheitlichen zu integrieren. Um informelle Kommunikation zu ermöglichen und die Gruppendynamiken positiv zu beeinflussen, sollte ein Fokus auf der aktiven Einplanung des sozialen Austauschs sowie der Klärung des organisationalen und kontextuellen Rahmens hybrider Meetings liegen. Die aktive Einplanung des sozialen Austauschs dient dazu, den unterschiedlichen Gruppendynamiken entgegenzuwirken, und ermöglicht den sozialen Austausch zwischen Präsenz- und Remote-Teilnehmenden. Hierfür bieten sich virtuelle Pausen an, die sowohl von remote als auch von präsent anwesenden Teilnehmenden genutzt werden können. Dieses Konzept kann auf ähnliche Weise sowohl vor als auch nach demMeeting angewendet werden. Um die Annahme des vorgeschlagenen Konzepts zu erhöhen, sollte die MeetingLeitung die Herausforderungen von hybriden Meetings und die Ziele der gesonderten Besprechungsräume transparent machen und erklären. In diesem Zuge kann die Meeting-Leitung auch den organisationalen und kontextuellen Rahmen Abb. 3: Kategorisierung der Herausforderungen in hybriden Meetings Quelle: In Anlehnung an Reed/Allen (2022) Funktion Erklärung Moderator/-in Kümmert sich darum, dass jeder gehört wird, und partizipiert Co-Moderator/-in „Übersetzende“ für die Online-Teilnehmenden, die bei Bedarf erklären, was gerade im Raum passiert Technology Lead Kümmert sich um technische Probleme, sowie den Einsatz technischer Tools während des Meetings und stellt die technische Infrastruktur sicher Chat Monitor Überwacht den Chat nach Fragen, Kommentaren und weiterem Input, der für alle relevant ist, und teilt diesen mit Meeting Buddy Ein präsent anwesender Meeting Buddy ist dafür zuständig, dass sein remote anwesender Meeting Buddy gehört und nicht übersehen wird Zeitmanager/-in Kümmert sich um die Einhaltung des zeitlichen Rahmens Protokollant/-in Dokumentiert entlang der Meeting-Agenda Visualisierung Stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen für alle Beteiligten visualisiert werden
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