Controller Magazin Special 6/2021

an welche Stelle welche Informationen gehören, wird während des Automatisierungsprozesses festgelegt. Anders als ihre menschlichen Kollegen können Sof t- wareroboter die vordefinierten Aufgaben deutlich schneller erledigen. Zudem arbeiten sie 24 Stunden am Tag mit der gleichen Präzision, auch wenn sie immer wie- der das Gleiche machen. Einen gleichförmigen Ablauf über einen längeren Zeitraum mit gleichbleibend hoher Aufmerksamkeit und Genauigkeit zu wiederholen, ist für den menschlichen Verstand jedoch eine Herausforde- rung. Die Konzentration nimmt ab und es kann zu Feh- lern kommen, etwa bei der Übertragung oder Eingabe von Daten. Die kontinuierliche, hochpräzise Datenverarbeitung durch RPA erhöht die Effizienz eines Prozesses. Außer- dem kann ein Digital Worker zum Beispiel die Daten für einen Monatsbericht über die gesamte Dauer des Mo- nats kontinuierlich bearbeiten. Ein menschlicher Buch- halter hingegen sähe sich aufgrund seines größeren Auf- gabenspektrums gegen Ende des Monats eines großen Datenhaufens gegenüber, den es zu verarbeiten gibt, da er den Monatsbericht nur einmal imMonat erstellt. Durch die fortlaufende Datenverarbeitung können Sof t- wareroboter unabgestimmte Positionen sofort erkennen und einen menschlichen Kollegen darauf aufmerksam machen, wodurch sich entsprechende Fragen sofort klä- ren lassen, anstatt eine Vielzahl von problematischen Dateneinträgen am Monatsende auf einmal lösen zu müssen. Was für den monatlichen Rahmen gilt, gilt für den Jahresbericht umso mehr: Anstatt Mitarbeiter den letzten Monat des Geschäf tsjahres für das manuelle Sammeln und Eintragen von Zahlen aufwenden zu las- sen, können Sof twareroboter die in den Monatsberich- ten gesammelten Finanzdaten des Jahres schnell und tagesaktuell in einen Jahresbericht zusammenfassen. Finanzabteilungen sparen durch RPA also gleich in mehr- facher Hinsicht: Die notwendige Zeit für den Monatsbe- richt lässt sich durch sie in der Regel von fünf bis sieben auf zwei bis drei Tage mehr als halbieren; und für den Jahres- bericht sind vergleichbare Zeitersparnisse zu erwarten. Flexibilität bei Lastspitzen und optimierte Compliance Zudem lassen sich mit Digital Workern Lastspitzen in der anfallenden Arbeit leicht und f lexibel abfangen. Nicht selten müssen Unternehmen zur Bewältigung von Con­ trolling-Aufgaben bei unerwartet hohen Datenvolumina zusätzliche Arbeitskräf te anstellen. Doch damit diese zuverlässig und effizient arbeiten können, müssen sie erst geschult werden. Die Zahl der Sof twareroboter da- gegen kann f lexibel und unmittelbar erhöht oder redu- ziert werden, ohne Schulungsaufwand. So haben Finanz- abteilungen Zugrif f auf virtuelle Zeitarbeitskräf te, die sofort einsatzfähig sind. Dazu kommt die Tatsache, dass sich die Aktivität von Sof twarerobotern lückenlos digital dokumentieren lässt. Besonders im Controlling und Rechnungswesen, das strengen Regulationen und Compliance-Anforderungen unterworfen ist, ist das ein massiver Vorteil. So lassen sich unschlagbar schnell umfassende und unwiderleg­ bare Audit-Protokolle mit einem durchgängigen Prozess- veränderungsverlauf erstellen.

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