Controller Magazin Special 6/2021

Robotic Process Automation für mehr Effizienz im Controlling und Rechnungswesen Prozesse in Finanzabteilungen folgenmeist festen Regeln. Das prädestiniert sie für die Automatisierungmittels intelligenter Automatisierung. Die Automatisierung des Controllings und Rechnungswesens durch Sof twareroboter bringt Betrieben aller Art handfeste Vorteile – darunter schnellere Bearbeitungszeiten, mehr Flexibilität bei Last- spitzen und bedeutendweniger Fehleranfälligkeit. AmBeispiel des Standard-Reportings lassen sich die Vorteile robotergestützter Prozessautomatisierung schnell absehen. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) – also die Verwendung von Sof twarerobotern, auch „Digital Worker“ genannt, zur Ausführung von Aufgaben – ist ein bewährtes Mittel, repetitive und standardisierte Tätig- keiten zu automatisieren. Auch das Controlling und das Rechnungswesen eignen sich in vielerlei Hinsicht für den Einsatz von RPA, denn viele ihrer Prozesse erfüllen die Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Automa- tisierung: sie folgen klaren Regeln. Zum Beispiel bei der Verarbeitung großer Datenmengen aus definierten Da- tenquellen zur Erstellung von Standard-Reportings. Der Prozess wiederholt sich zu festen Zeitpunkten, etwa je- den Monat plus einmal für einen Jahresbericht, und ver- läuf t dabei nach einem Standard mit wenig vorhergese- henen Ausnahmen. Außerhalb großer Konzerne werden diese Tätigkeiten jedoch in der Regel immer noch of t von Menschen ausgeführt. Die Mitarbeiter der Finanzabtei- lungen verbringen dabei of t mehrere Tage im Monat damit, alle relevanten Daten aus den entsprechenden Quellen zusammenzutragen, händisch in ein Excel-­ Spreadsheet einzutragen, um daraus dann einen Bericht zu generieren. Unabgestimmte Posten müssen dann aufwendig manuell geklärt werden, was zu weiterer Be- arbeitungszeit führt. Stellen, die auf die Ergebnisse ange- wiesen sind, verlieren durch das Warten auf den Bericht kostbare Arbeitszeit. RPA kann dabei helfen, den Berichts- zyklus signifikant zu reduzieren und die Sicherheit bei der Datenerhebung und -verarbeitung zu erhöhen. Wo programminterne Automatisierung an ihre Grenzen stößt Verschiedene Lösungen wie ERP-Systeme von großen Herstellern oder Programme wie Excel bieten bereits Möglichkeiten zur Automatisierung, etwa im Rahmen von VBA-Makros. Jedoch beschränkten sich die Funktio- nen meist auf Abläufe in den Programmen selbst. Es besteht kein Zugrif f auf externe Systeme oder Daten- quellen. Hier funktioniert RPA wie eine Brücke. Da Sof t- wareroboter mit Programmen auf die gleiche Weise in- teragieren wie menschliche User, also die gleiche Programmoberf läche nutzen, entfällt die aufwendige Programmierung, Konfiguration und Implementierung von Schnittstellen, um Systeme für den Datenaustausch miteinander zu verbinden. Die Arbeitsgeschwindigkeit von Digital Workern wird daher maßgeblich nur von der Verarbeitungsleistung der zu nutzenden Programme be- schränkt. Zeitersparnis durch konstante Datenverarbeitung So greifen Sof twareroboter für das Ausfüllen einer Excel-Tabelle auf das ERP-System zu und kopieren rele- vanten Daten in die entsprechenden Spalten und Zellen herüber. Wo sie die richtigen Datenquellen finden und RPA