Controller Magazin Special 6/2021

Controller Magazin _ Special 25 Sabine Kirner , Controllerin imZoo Berlin PRAXISBEISPIEL Wie eine Controllerin zur Businesspartnerin ihres Unternehmens wurde Datenintegration, Reporting und Planung in einemTool Der Zoo Berlin steht gemeinsam mit dem Tierpark Berlin und dem Aquarium, vereint in einer AG, für den größten Zoobetrieb Eu- ropas. Er fußt auf drei wichtigen Säulen: den Besuchern des Zoos, den Spendern, Paten und Erblassern sowie den Aktionären. Diese Gruppen werden in unterschiedlichen IT-­ Systemen abgebildet. Dazu kommen die Programme für die Lohn- und Finanzbuch- haltung. Damit das Berichtswesen reibungs- los funktioniert, müssen die Informationen all dieser verschiedenen Quellen zentral, vollständig und schnell verfügbar sein. Idea- lerweise. Denn lange war das für Sabine Kirner, Leite- rin des Controllings, mehr Wunsch als Wirk- lichkeit. Die Daten der verschiedenen Quellen wurden manuell über Excel zusammen­ gefügt, was ein fehleranfälliger und zeitfres- sender Prozess war. Ein untragbarer Zustand. Für sie war klar: Eine Alternative zu Excel muss her. Neue Lieblingstasten- kombination Strg+Q Ihre Suche führte sie zu einer FPM-Sof tware. Sie bot ihr eine standardisierte Schnittstelle zur Buchhaltungssof tware Addison und die Möglichkeit, weitere Programme wie etwa die Ticketsof tware Beckerbillett unkompli- ziert einzubinden. „Die neue Sof tware“, so betont Sabine Kirner, „ist für uns zu einer Art Atoll geworden, das die verschiedenen Dateninseln einfach zu- sammenfasst. Mit meiner neuen Lieblings­ tastenkombination Strg+Q sind die Daten aus allen Quellen sofort verfügbar, das Reporting ist aufgefrischt. So spare ich mir 1-2 Arbeits- tage im Monat und ich kann mich schneller der Datenanalyse widmen.“ EineWoche Zeitersparnis bei der Planung Sabine Kirner setzt die FPM-Sof tware von LucaNet auch für die Finanzplanung ein. Ge- plant wird bottom-up: Zuerst werden die Anforderungen der unterschiedlichsten Be- reiche berücksichtigt – etwa Personalkosten, Eintrittserlöse, Energie- und Instandhal- tungskosten oder Futtermittel für die Tiere. Danach werden die Einzelplanungen über Excel in die Sof tware überführt, wo Sabine Kirner eine Datei zum Plan-Reporting aufge- baut hat, in der sie sofort das Gesamtergeb- nis sieht und bei Bedarf einfach weitere Top-down-Anpassungen vornehmen kann. Pro Einrichtung und Planungszyklus spart sie so mindestens eine Woche Arbeitszeit, bei vielen Planänderungen sogar deutlich mehr. Und, was ebenso wichtig ist: Sie kann sich endlich mit den Inhalten der Daten be- schäf tigen, Abweichungen aufspüren und erklären. Sie ist nun keine bloße Daten- sammlerin mehr, sondern Ansprechpartne- rin, Beraterin und Dienstleisterin für ihr Un- ternehmen. f „Die neue Sof tware ist für uns zu einer Art Atoll geworden, das die verschiedenen Dateninseln einfach zusammenfasst.“