Transformation von Daten geht und einem Frontend Bereich, dessen Ziel die adressatengerechte Aufbereitung der gewonnenen Daten ist. Es lassen sich somit die Ebenen Datengewinnung, Datentransformation und Datenanalyse definieren, Abb. 1. Die Datengewinnung beschreibt alle Prozesse, die benötigt werden, um Daten aus den im Einsatz befindlichen operativen Systemen und externen Datenquellen zu erschließen. Externe Datenquellen können Unternehmensdatenbanken sein, die Stammdaten zum eigenen Kundenbestand liefern. In der Praxis funktioniert dies durch manuelle Datenexporte aus den Datenquellen oder die Einrichtung von Schnittstellen (API). Die gewonnenen Daten müssen anschließend transformiert werden, das bedeutet, sie werden in ein einheitliches Format gebracht und miteinander verknüpft. Typischerweise wird hierbei erkannt, dass die Datenbestände in den operativen Systemen unvollständig und fehlerbehaftet sind. Zur Datenbereinigung braucht es zwei Handlungsfelder. Zum einen können innerhalb des BI-Systems durch geeignete Techniken Daten bereinigt werden, zum anderen ist man auf die Zusammenarbeit mit den Anwendern der operativen Systeme angewiesen, um künftig einen sauberen Datenbestand zu haben. Oft beinhaltet dieser Schritt auch die einmalige Datenpflege. Durch die Verknüpfung der Daten aus den verschieden Systemen entsteht ein Datenmodell. Dies stellt den Kern eines jeden BI-Systems dar und bildet die Grundlage für alle darauf aufbauenden Analysen. Konkret bedeutet das beispielsweise, dass der Datenbestand aus dem CRM-System mit dem des Accounting-Systems durch Primärschlüssel – wie eine Kundennummer – miteinander verknüpft wird. Die Datenanalyse sollte erst nach einer gründlichen Datentransformation begonnen werden. Denn nur so können belastbare und aussagekräftige Analysen erstellt werden. Die erstellten Analysen müssen, um Akzeptanz zu finden, adressatengerecht aufbereitet werden. Häufige Fehler bei der Implementierung eines BI-Systems – und wie sie vermieden werden können Es gibt bei der Einführung eines BI-Systems einige typische Fehlerquellen, die – sofern sie bekannt sind – gut und einfach vermieden werden können. Zu einer vollständigen BI-Strategie gehören inhaltliche, technische und architektonische Aspekte (vgl. Schauer 2017). Ist für die Umsetzung einer BI-Strategie keine dezidierte BI Abteilung vorhanden, liegt die Umsetzung meist im Verantwortungsbereich des Controllings. Anwenderebene und Entscheiderebene sind somit stets voneinander getrennt. Dies birgt das Risiko, dass an den Bedürfnissen des Entscheiders (der Unternehmensführung) vorbei entwickelt werden kann. Dieses dürften die meisten Controller vom Aufbau eines Reportings nur zu gut kennen. Es ist daher Abb. 1: Stufenmodell eines BI-Systems (Quelle: eigene Erstellung) Abb. 2: Phasenmodell zur Einführung eines BI-Systems. (Quelle: eigene Erstellung) FRONTEND BACKEND Datenanalyse Adressatengerechte Aufbereitung Datentransformation Transformation der gewonnenen Daten (Vereinheitlichung der Formate) und Erstellung eines Datenmodells Datengewinnung Gewinnen von Daten aus unterschiedlichen Quellen Stufenmodell eines BI-Systems Erste Datengewinnung Erste Auswertungen Evaluation Erweiterte Datengewinnung Erweiterte Auswertungen Phasenmodell zur Einführung eines BI-Systems. 38
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