24 Optimierung des Budgetierungsprozesses Ein klassischer Budgetierungsprozess (siehe Abb. 2) kann in 4 Phasen dargestellt werden: 1. Budget vorbereiten, 2. Budget durchführen, 3. Budget abstimmen, 4. Budget verabschieden/genehmigen. Um den Budgetierungsprozess zu verbessern, sind die aktuellen Schwachstellen aufzudecken (Analyse) und im nächsten Schritt zu beheben (Optimierung). Für die Ist-Analyse – also wie viel Zeit benötigt welche Phase der Budgetierung genau, welche Stakeholder werden wann und wie (Budgetierungssoftware, Mail, …) involviert und welche Schleifen, Doppelarbeiten etc. bestehen – können Process- und Task-Mining-Anwendungen zum Einsatz kommen: Bei Process Mining werden die in Business-Systemen (z. B. ERP, CRM oder SRM) protokollierten Daten ausgewertet. Mit Task Mining können auch Desktop-Daten, die beispielsweise bei der Nutzung von Websites oder der MS-Office-Umgebung anfallen, aufgezeichnet und genutzt werden. Dadurch wird die Komplexität, beispielsweise aufgrund zeitaufwändiger (individueller) Workarounds sichtbar, Engpässe aufgedeckt und Automatisierungspotenziale offenbart.5 In der Optimierungsphase können dann je nach Komplexität unterschiedliche Prozessautomatisierungslösungen eingesetzt werden. Zur Abbildung des gesamten End-to- End-Budgetierungsprozesses mit all seiner Komplexität empfehlen sich Low-Code-basierte Human-Workflow-Systeme wie etwa Firestart, in die wiederum Process-Mining- und/oder RPA-Anbieter integriert werden können.6 Diese ermöglichen, erstens, die Automatisierung des derzeitigen Prozesses, zweitens, die Beibehaltung (notwendiger) menschlicher Interaktionen und schließlich, drittens, ein zukünftiges Prozess-Monitoring.7 Für ausgewählte Schritte während der Budgetierung bietet sich für regelbasierte Aufgaben über IT-Systeme hinweg Robotic Process Automation (RPA) an. Für komplexere Aktivitäten kann RPA mit AI-Technologie, wie beispielsweise Natural Language Processing (NLP), erweitert werden.8 Die Einsatzmöglichkeiten von solcher Intelligent Process Automation (IPA) liegen beispielsweise in der Bedarfsermittlung: Integrierte Warengruppen- und Bestandsverwaltung durch eine laufende Bestands-Überwachung in Echtzeit, gemeinsame Vorhersage und Abgleich von Angebot und Nachfrage, automatischer Nachschub, Überwachung und Vorhersage von Markttrends, Aktualisierung des elektronischen Katalogs in Echtzeit auf der Grundlage des aktuellen Bestands. Darüber hinaus werden in Zukunft weitere AI-basierte Automatisierungslösungen zum Einsatz kommen, bis hin zu „Autonomous Agents“, die kaum noch menschliches Eingreifen erfordern, weil sie komplexe Entscheidungen treffen, die jenen der Menschen überlegen sind. 9 Artificial Intelligence (AI) und Maschinellem Lernen (ML) wird neben diesem Einsatz zur Automatisierung von Prozessen eine weitere, besondere Rolle wird in der Optimierungsphase zugesprochen – sie sollen die Planung revolutionieren, indem sie die Effizienz Abb. 2: Ein klassischer Budgetierungsprozess4 t-4m September t-3m Oktober t-2m November t-1m Dezember 31.12.20xy Budget vorbereiten: Strategische und operative Planung top-down Budgetierung durchführen: Operative Planung bottom-up Gesamter Planungsprozess: ca. 4 Monate Dezentraler Planungsprozess: ca. 3 Monate Budget abstimmen... ...verabschieden /genehmigen <cuadrado> Zielreview aus mittel-/ langfristiger Planung <cuadrado> Berücksichtigung Vorjahresergebnisse <cuadrado> Berücksichtigung poltischer/wirtschaftlicher Rahmenbedingungen <cuadrado> Adaptierung der strategischen Planung/Neuplanung <cuadrado> Plan-Ziele/Kennzahlen ableiten <cuadrado> Projekt planen <cuadrado> Teilbudgets zusammenführen <cuadrado> Finanzplan/Planbilanz erstellen <cuadrado> Plandurchsprachen (Verhandlungsschlaufen) <cuadrado> Neu-/Umplanung <cuadrado> Plan-/ Budget -freigabe <cuadrado> Geschäfts- führung/ Vorstand <cuadrado> Aufsichts- rat <cuadrado> Absatz-/Umsatzplanung <cuadrado> Bestands-/Produktions-/Beschaffungs-/Lager- und Investitionsplanung <cuadrado> Projektplanung <cuadrado> Personalplanung <cuadrado> (Gemein-)Kostenplanung je Kostenstelle Budgetfahrplan detaillierte Teilpläne abgestimmtes Budget genehmigtes Budget Zentrale Planung Dezentrale Planung
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