Controller Magazin _ Special 15 Abb. 2: Vier Schritte zumAufbau eines ef fektiven Kennzahlensystems Im ersten Schritt gilt es, Klarheit über die wesentlichen Steuerungsobjekte zu erlangen – „worüber möchten wir etwas wissen?“ Typische Steuerungsobjekte im IT-Controlling sind: ▶ IT-Services ▶ IT-Projekte ▶ IT-Infrastrukturen ▶ Organisationsbereiche der IT-Abteilung ▶ Change Requests ▶ Kunden/Anwender ▶ Kontrakte (Lizenzen, Wartungsverträge, ...) ▶ Lieferanten ▶ Investitionen ▶ Tickets ▶ IT-Mitarbeiter Die identifizierten Steuerungsobjekte sind entsprechend der gewählten Steuerungslogik zu strukturieren und in einen Ordnungsrahmen zu bringen. Typischerweise erfolgt eine Trennung zwischen den IT-Projekten (Change) und dem IT-Betrieb (Run). Es kann aber auch eine Trennung zwischen den IT-Anwendungen (ERP, CRM, HR, ...) und IT-Infrastruktur (Server, LAN, Speicher, ...) erfolgen, weil in Anwendungen die Geschäf tsprozesse eines Unternehmens individuell abgebildet werden, während Infrastrukturen zunehmend standardisier t betrieben bzw. in die Cloud outgesourced werden. Aus dieser Logik würden sich vier Kennzahlenbereiche ergeben, die wiederum in Subbereiche unterteilt werden könnten, siehe Abb. 3. Worüber möchten wir etwas wissen? ▶ IT-Services, IT-Projekte ▶ Change Requests, … Welche logische Beziehung besteht zwischen den Steuerungsobjekten ▶ Struktur, Ordnungsrahmen Was möchten wir über die Steuerungsobjekte wissen? ▶ Kosten ▶ Mengen ▶ Dauern ▶ … Wie werden die KPIs exakt berechnet? ▶ Datenbasis, Quellsysteme ▶ Berechnungsschema ▶ Zeitraum ▶ … Visuelle Aufbereitung der KPIs ▶ Medium ▶ Reportstruktur ▶ Design ▶ … IT-Umsetzung ▶ Toolauswahl ▶ … Definition der Steuerungsobjekte und ihrer Struktur Auswahl der KPIs für die Steuerungsobjekte Inhaltliche Konkretisierung der KPIs Reportingkonzept Abb. 3: Beispiel einer Steuerungslogik bzw. Ordnungsrahmen des IT-Kennzahlensystems IT-Projekte IT-Betrieb IT-Anwendungen IT-Infrastruktur Subbereiche KPIs für die Steuerungsobjekte Im zweiten Schritt gilt es zu definieren, „was man über diese Steuerungsobjekte wissen möchte“. Dies bedeutet einerseits, Kennzahlen bzw. KPIs festzulegen, andererseits aber auch zu definieren, welche Kennzahlen nur im Ist erhoben werden (Monitoring) und
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