14 nungsfeld zwischen einem starken Kostenfokus und der steigenden Bedeutung der IT stellt sich die Frage, was ein IT-Controlling heute leisten muss und welcheWege zur gewünschten Transparenz führen. 3. Leistungsumfang eines modernen IT-Controllings Das IT-Controlling ist ein Teilsystem des Controllings, das die Zielfindung, Planung und Steuerung des IT-Einsatzes umfasst und diesen in die Gesamtsteuerung des Unternehmens bestmöglich integriert. Es soll die notwendige Transparenz über die aktuelle Performance und ihre Ursachen sowie die zukünf tige Ausrichtung der IT-Aktivitäten schaf fen, und damit zielgerichtete Entscheidungsprozesse der IT-Verantwortlichen unterstützen. Das IT-Controlling ist in Hinblick auf die Bedürfnisse des Unternehmens individuell zu gestalten, wenngleich sich die Kernelemente von den Hauptprozessen des IGC-Controlling Prozessmodells (International Group of Controlling, www.igc-controlling.org) ableiten lassen. Wesentliche Elemente sind die: ▶ Definition von IT-Zielen, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind ▶ Entwicklung der IT-Strategie, abgeleitet von der Unternehmensstrategie ▶ strategische Steuerung des IT-Portfolios (Projektpriorisierung und -auswahl) ▶ wirtschaf tliche Steuerung der einzelnen IT-Projekte und IT-Services ▶ Investitionsplanung ▶ Erstellung von IT-Budgets und -Forecasts sowie Soll-Ist-Vergleiche ▶ verursachungsgerechte IT-Kosten- und -Leistungsrechnung, insbesondere die Kalkulation von IT-Services und Preisgestaltung ▶ IT-Performance Measurement mittels KPIs und laufendes Reporting. 4. Wege zum ef fektiven Einsatz von Kennzahlen immodernen IT-Controlling Ausgehend von diesen Grundaufgaben stellt sich die Frage, wie das IT-Controlling die nötige Transparenz schaf f t und Führungskräf te in die Lage versetzt, zielgerichtet zu steuern. Eine Schlüsselrolle kommt dabei dem Reporting mit einem aussagekräf tigen und ausgewogenen Set an Kennzahlen zu, welche die Performance des IT-Einsatzes und ihre Ursachen widerspiegeln. Es gilt dabei Klarheit zu haben, ob sich das IT-Controlling auf die Effizienz der IT-Bereitstellung durch die „IT“ beschränkt oder ob auch dieWirkung (Ef fektivität) des IT-Einsatzes in den Fachbereichen „controlled“ werden soll. In der Praxis gehören nachfolgende Kennzahlen bzw. KPIs zu den wichtigsten Steuerungsgrößen, die primär die Leistungsfähigkeit der IT-Abteilung messen: ▶ IT-Kosten in % vomUmsatz ▶ Budgetausschöpfungsgrad ▶ Verfügbarkeit von IT-Systemen ▶ Systemperformance (Antwortzeit von IT-Systemen) ▶ Anzahl Incidents ▶ Anzahl Change Requests ▶ SLA-Erfüllungsgrad ▶ Fremdleistungsanteil ▶ Kunden-/Anwenderzufriedenheit ▶ Anteil Projekte on time, scope, budget Kennzahlen bzw. KPIs sind verdichtete, quantitative Informationen, welche einen raschen Überblick über positive oder negative Entwicklung geben. Diese Stärke ist gleichzeitig eine Schwäche, da sich die Ursache für eine bestimmte Entwicklung aus der isolierten Betrachtung des KPIs nicht direkt ableiten lässt. Es benötigt vielmehr ein Kennzahlensystem, welches die Kennzahlen strukturiert und in eine logische Beziehung setzt. Durch solch eine Struktur ermöglichen Kennzahlensysteme die Analyse der Wirkungszusammenhänge und schaf fen damit die gewünschte Transparenz. Die reine Auflistung von Kennzahlen bringt keinen Mehrwert. Zur Auswahl und Strukturierung der Kennzahlen gibt es zwei sehr unterschiedliche Wege. Einerseits kann auf eines der etablierten Kennzahlensysteme zurückgegrif fen werden, andererseits kann das Kennzahlensystem unternehmensindividuell definiert werden. Für das IT-Controlling haben sich Kennzahlensysteme bzw. Konzepte mit unterschiedlichen Zielsetzungen und Detaillierungsgraden etabliert. ▶ Kennzahlensysteme für ein allgemeines IT-Performance Measurement. Darunter werden Kennzahlensysteme verstanden, welche die Performance nach Kriterien messen, die eine „gute“ IT in mehr oder weniger jedem Unternehmen auszeichnen. Zu diesen Kriterien gehören z. B. die Kosteneffizienz des IT-Einsatzes, gutes IT-Projektmanagement, hohe Verfügbarkeit und Performance der IT-Systeme oder zufriedene Anwender. In diese Kategorie fallen nachfolgende Kennzahlensysteme: ■ Diebold ■ SVD – Schweizerische Vereinigung für Datenverarbeitung ■ ITIL – IT Infrastructure Library ■ TBM – Technology Business Management ■ COBIT – Control Objectives for Information and Related Technology ■ Gartner – RGT (Run, Grow, Transform) ▶ Demgegenüber gibt es Konzepte, welche ganz bewusst von individuell definierten IT-Zielen ausgehen. Für dieses ziel- bzw. strategieorientierte Performance-Measurement gibt es zwei namhaf te Vertreter ■ OKR (Objectives and Key-Results) ■ IT-Balanced Scorecard Die genannten Kennzahlensysteme unterscheiden sich in ihrer konkreten Zielsetzung und ihrer Detaillierung, sie geben jedoch einen Ordnungsrahmen für die Kennzahlen und häufig auch die konkreten Kennzahlen vor. Ein gänzlich anderer Weg ist es, das Kennzahlensystem individuell aufzubauen. Das bedeutet, dass sowohl die Kennzahlen als auch ihre Struktur definiert werden müssen. Für die gewünschte Transparenz sind dazu vier wesentliche Schritte notwendig, siehe Abb. 2.
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