Controller Magazin _ Special 33 quälen sich die Finanzprofis mühsam durch einen Berg an unstrukturierten Informationen, die sie irgendwie zusammenführen müssen, um so etwas wie einen Unternehmensplan zu erstellen. In einer Studie hat QVANTUM festgestellt, dass 32 Prozent der Unternehmen für ihre Umsatz- und Absatzplanung länger als einen Monat benötigen. Mehr als vier Wochen Planungszeit bestätigen sogar 38 Prozent der Unternehmen für ihre Kostenplanung und die GuV. Eine unbefriedigende Situation. Dabei existieren Tools, die genau das können. Cloud-basierte Planungslösungen sind in der Lage, mit Hilfe von Templates, die sich genau an die Anforderungen der jeweiligen Nutzer und deren Bedürfnisse anpassen lassen, alle Informationen aus den Abteilungen zu sammeln. Das elegante daran ist die zentrale Datenzusammenführung und individuelle Aufbereitung – ganz ohne Stress, weder für die Finanzabteilung noch für die Planungsverantwortlichen in den Abteilungen. Ein typisches Szenario Trotz hochmoderner Finanz- und ERP-Lösungen fehlen professionelle Tools für die Unternehmensplanung. Und weil sich die Finanzabteilung sowie alle anderen Unternehmenseinheiten bisher immer selbst geholfen haben, hat sich eine Planungs- und Reporting-Kultur mit Excel oder ähnlichen Hilfsmitteln entwickelt. Benötigt beispielsweise die Finanzabteilung Plandaten vom Vertrieb, wird der Vertriebsleiter aufgefordert, die Daten zu liefern. Im günstigsten Fall soll er diese in eine Tabelle eintragen, welche ihm die Finanzabteilung zur Verfügung stellt. Der Vertriebsleiter wiederum arbeitet mit seinem Teammit weiteren Tabellen, die er selbst und speziell für seine Abteilung erstellt hat. Er bittet also jeden einzelnen in seinem Team, diese Vertriebs-Sheets zu aktualisieren. Diese Zahlen konsolidiert er – meist manuell – und trägt die geforderten Zahlen – wieder manuell – in die Tabelle der Finanzabteilung ein. Bereits an dieser Stelle sind mit manueller Arbeit zwei Medienbrüche mit einem nicht unerheblichen Fehlerrisiko zu überwinden. Sind die Daten aus dem Vertrieb bei der Finanzabteilung eingetroffen, fällt der Produktion ein, dass die geplante Verkaufsmenge gar nicht produziert werden kann, da der Einkauf einen Mangel an Komponenten hat. Und so dreht sich dieses Karussell kontinuierlich in alle Richtungen, produziert viel Arbeit mit erheblichem Fehlerpotenzial. Weder für die Finanzabteilung noch für das Management ist dies ein tragbarer Zustand. Denn so lassen sich nur schwer realistische Planungen bewerkstelligen, ganz zu schweigen von einer agilen Unternehmensplanung, die Ralf Schall ist Success Manager bei QVANTUM und unterstützt Unternehmen bei der Einführung von agilen Planungsmodellen. schall@qvantum-plan.de „In einer Studie hat QVANTUM festgestellt, dass 32 Prozent der Unternehmen für ihre Umsatz- und Absatzplanung länger als einenMonat benötigen.” die zunehmend dynamische Marktentwicklung in fast allen Branchen fordert. Zum Glück geht es auch anders und das nicht nur in der Theorie. Eine agile und automatisierte Unternehmensplanung auf Basis eines zentralen und Cloud-basierten Systems schaf f t Abhilfe. Plandaten oder Reports lassen sich in abteilungsspezifischen Templates von den Mitarbeitern leicht und in Echtzeit aktualisieren. Dies unterstützt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und schaf f t Mehrwerte, die ohne diese Verzahnung nicht möglich sind. Diese Daten f ließen ohne jegliche manuelle Arbeit und ohne Medienbruch und Fehlerrisiko in die entsprechenden Templates in der Finanzabteilung und im Controlling ein. Noch besser: Ändert die Produktion ihre Ausstoßmenge, spiegelt sich das auch im Plan des Vertriebs wider – valide und in Echtzeit. Die Finanzabteilung hat also zu jederzeit den vollen Überblick über die Plandaten des gesamten Unternehmens und die einzelnen Abteilungen wissen automatisch von relevanten Planänderungen in anderen Bereichen. Um ein Beispiel zu nennen – das Food-Service-Unternehmen SALOMON Foodworld hat sich dazu entschlossen, die agile Unternehmensplanung für die Absatzplanung einzusetzen. Das Resultat: Eine Reduzierung des Zeitaufwands um 35 Prozent für den gesamten Planungsprozess und eine Single-Source-of-Truth in der Planung, sprich einer konsistenten Datenbasis – übrigens ohne jegliche Mitarbeiterschulung und ohne den Transformationsprozess, den Unternehmen beispielsweise von ERP-Upgrades kennen. Die Unternehmensplanung ist heute eines der wichtigsten Instrumente für wirtschaf tlich erfolgreiches Handeln. Es geht darum, dynamisch zu agieren und dafür benötigen Finanzprofis eine agile und automatisierte Unternehmensplanung, welche zudem die Ansprüche an eine interdisziplinäre Kollaboration imUnternehmen erfüllt. f
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