Controller Magazin Special 5/2020

Controller Magazin _ Special 37 arko GmbH – Hohe Datenverfügbarkeit und Datenqualität Integrierter Ansatz für Planung, Reporting und Vertriebscontrolling PRAXISBEISPIEL Die arko GmbH betreibt bundesweit rund 150 eigene und 90 Franchise-Filialen sowie 3.500 Depots in Supermärk- ten und Bäckereien. Angeboten werden Kaffee und hoch- wertige Confiserie-Artikel wie Pralinen, Trüffel, Edel-Schokoladen, Gebäck und Süßwaren. Das Unternehmen mit Sitz in Wahlstedt (Schleswig-Holstein) beschäftigt 700 Mitarbeiter. Bislang wertete arko die Daten aus ihrem Warenwirt- schaftssystem BaaN mit Hilfe von Tabellenkalkulation individuell aus. Ronald Meyer, Controller bei der arko GmbH, erklärt weiter: „Dabei hat sich jeder Nutzer selbst die benötigten Daten geholt. Dies führte jedoch dazu, dass bei gleichen Themen verschiedene Zahlen verwen- det wurden. So war das Verfahren nicht nur aufwändig, sondern auch nicht valide. Außerdem gab es keine aus- reichende Datentransparenz. Von dieser Herausforde- rung waren alle Abteilungen betroffen: Einerseits war die Datenqualität unzureichend, andererseits ließen sich viele vorhandenen Daten aufgrund der hohen Komplexi- tät nicht auswerten. Unsere neue Geschäftsführung wollte daher über einen automatisierten Datenimport in ein umfassendes Business-Intelligence-Systemdie Daten- qualität und -verfügbarkeit verbessern.“ Der Auswahlprozess für die neue BI-Software dauerte etwa drei Monate, wobei vier Lösungen in die engere Auswahl kamen. Entscheidend waren die Kriterien Funk- tionsumfang, Bedienbarkeit, Flexibilität und Anpas- sungsfähigkeit. Die neue Lösung ließ sich für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) innerhalb von drei Monaten einführen, für das Vertriebscontrolling in weiteren sechs Monaten. Die benötigten Daten aus dem Warenwirt- schaftssystem sowie dem Kassensystem Oscar werden nun über eine SQL Stage automatisch direkt in das Sys- tem importiert. Hierin bearbeiten und analysieren vier Power User sowie rund 30 Anwender die Daten. Durch die Einführung ist außerdem Self-Service-BI hin- zugekommen. Damit können Fachanwender mit Excel-Basiskenntnissen Planungsmasken, Berichte, Dashboards und Ad-hoc-Analysen selbst erzeugen und durchführen. Die Vorteile nach demUmstieg Die Nutzer holen sich ihre Daten nun zunehmend aus der neuen Lösung. Ronald Meyer dazu: „Die Auswertun- gen aus dem Warenwirtschaftssystem sind deutlich zu- rückgegangen. So erhalten wir eine wesentlich höhere Datenqualität, -verfügbarkeit und -schnelligkeit. Auf Knopfdruck stehen die Daten zuverlässig bereit. Auf- grund der einfachen Handhabung lässt sich neben Bilanzwesen und GuV im Bereich Finanzbuchhaltung so- wieVertriebscontrolling auchdas CategoryManagement durchführen. Dies umfasst Sortimentsanalysen zur Er- mittlung der Verkaufszahlen pro Filiale und Artikel sowie Varianzanalysen, Distributionswerte und die Flächen- verfügbarkeit von Produkten. Unser CRM Reporting ist damit völlig neu aufgestellt“ Der Einsatz der neuen Software von Unit4 Prevero stellt neue Anforderungen an die Nutzer. Doch das ist not- wendig, um eine höhere Datenqualität zu erreichen. So lässt sich ein nachlässiger Umgang bei der Datenaus- wahl und -nutzung verhindern. Außerdem stehen Daten nun schneller zur Verfügung. ⬛