Controller Magazin Special 5/2020

32 INTERVIEW Potenziale für das Vertriebscontrolling CMSpecial: Wieso sollte die Planung imVer- trieb Ihrer Meinung nach eine Sonderrolle für das Unternehmenscontrolling einnehmen? Ralf Schall: Die Vertriebs- bzw. Absatzpla- nung ist eine besonders elementare operative Planung. Sie erfolgt meist zeitlich früher als andere Planungen, da sich andere Planda- ten von ihr ableiten lassen. So wird anhand der Absatzzahlen kalkuliert, inwelchenMen- gen beispielsweise produziert wird und wel- ches Personal dafür zum Einsatz kommt. Zu- dem sind die vertrieblichen Ziele auch ganz oben auf der Agenda des Managements und gehören zum soliden Fundament für strate- gische Unternehmensentscheidungen. CM Special: Das ist nachvollziehbar. Inwie- weit hat es etwas mit der verwendeten Soft- ware zu tun? Ralf Schall: Die Vertriebsplanung steht un- ter besonderem Zeitdruck und ist zudem unmittelbar vom volatilen Markt betroffen. Aus meiner persönlichen Erfahrung weiß ich, wie spontan einen die Anfragen zu ei- nem kurzfristigen Sales-Forecast-Adjust- ment überraschen können. Die Zahlen wünscht sich die Geschäftsführung häufig bereits innerhalb von wenigen Tagen oder halt ASAP. Für das Sales Teamselbst mag das eventuell noch in Form von Excel-Tabellen oder reinen Datenexports aus dem CRM funktionieren. Wobei selbst das je nach ak- tueller Situation eine Herausforderung ist. Noch schwieriger stellt sich aber die Situati- on für den Vertriebscontroller dar. CMSpecial: Inwiefern? Ralf Schall: Nun, das reine Zahlen liefern ist nur der halbe Job. Der größte Arbeitsschritt besteht für Vertriebscontroller darin, die Puzzlesteine in Form von einzelnen Planta- bellen zu einer konsistenten Gesamtplanung zusammenzusetzen. Wie viele Anwender davon betroffen sind, wird deutlich, wenn man auf die Zahlen aus der letztjährigen Stu- die mit dem Internationalen Controller Ver- ein schaut. 83 Prozent der Studienteilnehmer bestätigten, dass für ihre Planungen immer noch Excel zum Einsatz kommt. CM Special: Wieso ist das ein Problem? Wir wissen schließlich, dass Controller bestens vertraut sindmit demEinsatz von Excel. Wie- so sollte man ihnen also ihr präferiertes Werkzeug ausreden wollen? Ralf Schall: Der Vertriebscontroller hat in der Regel keinen Durchgriff auf die ihm zu- geteilten Vertriebseinheiten, zudem sind diese gerne regional oder über die ganze Welt verstreut. Die Koordinationsleistung ist also immens. Ganz zu schweigen von der Si- syphusarbeit, um zerschossene Tabellen oder Formeln zu reparieren. Das Managen von verschiedenen Versionen und Planungs- ständen erhöht die Komplexität für den Controllingverantwortlichen um ein weiteres Pfund. CM Special: Und was ist Ihrer Meinung nach der Lösungsweg? Ralf Schall: Ich bin überzeugt davon, dass an einer zentralen Planungslösung für die Zu- sammenarbeit zwischen Vertriebscontroller und dezentralem Vertriebsteam kein Weg vorbei führt. Das löst die Herausforderungen in Bezug auf die Koordinationsaufgabe sowie die Problematik von inkonsistenten Daten in einem Handstreich. In Summe spart es dem Vertriebscontroller aber vor allem viel Zeit und Handarbeit. Er kann so seine Planung viel schneller auf die Straße bringen. CM Special: Ist der Faktor Zeit der einzige gute Grund für die von Ihnen vorgeschlagene toolseitige Lösung? Ralf Schall: Zeit ist in jedem Fall ein gewich- tiger Faktor. Ein Planungstool führt darüber hinaus die Planer besser durch den Pla- nungsprozess. Anstatt sich in riesigen Plan­ tabellen oder einer Sammlung von Excel-Mappen zu verlieren, erhalten die User in einer Planungs-Software genau die Planmas-