CONTROLLER Magazin 3/2020

In der Bestandsaufnahme wird oft ein über Jahre entstandener Wildwuchs an Berichten festgestellt (viele redundante und nicht mehr benötigte, zum Teil widersprüchliche Berichte). Diese Vielfalt und Anzahl gilt es einzugrenzen und im Laufe einer kritischen Überprüfung durch einen bewussten Leistungsverzicht zu reduzieren. Die nach dem Leistungsverzicht verbleibenden Berichte und Kennzahlen können im Rahmen einer Leistungsoptimierung weiter inhaltlich ge- bündelt werden. Auch das Design von Reports ist zu vereinheitlichen, um damit den Aufwand in deren Erstellung und Nutzung zu minimieren. Dazu empfehlen sich verbindliche Designstan- dards („Styleguides“) für eine wahrnehmungs- optimierte Darstellung der Informationen (bspw. unter Nutzung der International Business Com- munication Standards, IBCS). Weiter können die Berichtsfrequenz und der Umfang von Kom- mentaren – ggf. in Abstimmung mit den Emp- fängern – reduziert werden. Interaktives Online-Berichtskonzept Ist das Set an tatsächlich erforderlichen Berich- ten definiert und sind diese vereinheitlicht, kann im zweiten Schritt eine Optimierung der Erstel- lung und Verteilung der Berichte angestrebt werden. Die in vielen Unternehmen noch beste- henden starren und oft sogar in gedruckter Form verteilten Standardberichte sollten dabei durch ein modernes und interaktives Online- Reporting ersetzt werden. Hierzu zählen bspw. Jeder dieser Systembereiche kann durch kon- krete Effizienzhebel gestaltet werden. Die aktu- ell relevantesten Hebel je Systembereich sind in Abbildung 2 dargestellt. 4 Durch das ausgewogene und erfolgreiche Zu- sammenspiel der genannten Hebel kann der Aufwand in der Berichterstellung und deren Nutzung deutlich reduziert werden. Wie die ge- nannten Hebel zur Aufwandsreduktion einge- setzt werden können bzw. welche Maßnahmen sich dahinter verbergen, wird in den nachfol- genden Abschnitten erläutert. Konkrete Hebel zur Effizienz­ steigerung im Reporting Der Anfang einer jeden Analyse von Effizienz- potentialen sollte mit einem kritischen Hinter- fragen des bestehenden Portfolios erstellter Leistungen beginnen. Andernfalls wird im wei- teren Verlauf z. B. die Erstellung von Reports optimiert, die gar nicht oder zumindest nicht mehr in der bisherigen Form benötigt werden. Berichtskonzept u. Reporting-Service-Portfolio Als erster Effizienzhebel empfiehlt sich daher das Bereinigen und Optimieren des aktuellen Reporting-Service-Portfolios. Dazu eignet sich eine Bestandsaufnahme mit anschließender Definition des Leistungsverzichts und einer Leistungsoptimierung der verbleibenden Re- ports (siehe Abbildung 3). Business Intelligence zieht um: vom Schreibtisch auf das Handy – dort- hin, wo es gebraucht wird. Die dafür nötigen aktuellen Informationen und Analysen müssen in die Tasche des Jacketts passen und der Umgang damit so einfach sein wie Telefonieren. Mit dem Bissantz DashBoard zeigen wir, wie das geht! Mit weniger Daten mehr entscheiden Jetzt testen: bissantz.de/dashboard-testen CM Mai / Juni 2020 Autoren Dr. Johannes Isensee Principal bei der internationalen Management Beratung Horváth & Partners Management Consultants in Hamburg. Seine Beratungsschwerpunkte liegen in der Gestaltung und Transformation der Unternehmenssteuerung. E-Mail: jisensee@horvath-partners.com Lukas Hüsler Consultant im Competence Center Controlling & Finanzen bei Horváth & Partners Management Consultants in Zürich. Seine Beratungsschwerpunkte liegen in der Ausgestaltung und Optimierung des internen und externen Reportings sowie der Unternehmensplanung. E-Mail: lhuesler@horvath-partners.com