Controller Magazin 9/10-2020

47 Controller Magazin | Ausgabe 5 gesetzt ist, kann dies im schlimmsten Fall direkt in die Insolvenz führen. Corona hat vielen Unternehmen gezeigt, dass auch un- vorhergesehene Krisen jederzeit eintreffen können. Für solche Situationen ist es wich- tig, genug Liquiditätsreserven zu haben, um auch auf unvorhergesehene Ausfälle vorbereitet zu sein. Dabei müssen die Re- serven auch nicht immer direkt als Gutha- ben vorliegen. Oft reicht es schon, im Rah- men der Planung Liquidität durch schnell verfügbare Kredite zu sichern. Übersicht der Ein- und Auszahlungen Einzahlungen umfassen:  ■ Zahlungen von Kundenrechnungen: dabei wichtige Zahlungsausfälle mit einkalkulieren  ■ Erstattungen von Behörden, Ämtern, Versicherungen  ■ Geldzufluss durch Kredite  ■ Einzahlungen durch den Verkauf von Betriebsvermögen  ■ Einlagen von Investoren oder Gesell­ schaftern Auszahlungen umfassen:  ■ Lieferantenrechnungen  ■ Laufende Kosten (Miete, Strom, Werbung, Versicherungen, Gebühren)  ■ Löhne und Gehälter  ■ Steuern und Gebühren  ■ Zinsen und Tilgungen  ■ Investitionen  ■ Auszahlungen an Investoren oder Gesellschafter Instrument 2: Kostenmanagement Auch die beste Einkaufsplanung kann Fehl- käufe nicht vermeiden. Das gleiche gilt auch für die Kostenplanung, weshalb die Kontrolle der Kosten zu den wichtigsten Aufgaben eines funktionierenden Liquidi- tätsmanagements zählt. Dazu gehören ein regelmäßiges Prüfen der BWA, ob es bei Kostenpositionen Abweichungen gibt, so- wie eine kontinuierliche Auswertung, ob einzelne Kosten auch reduzierbar wären. Um Ausgaben zu begrenzen und die Liqui- dität zu verbessern, bieten sich einige einfa- che Tipps an, die sich vor allem auf kleine und scheinbar unverrückbare Ausgabe- quellen beziehen.  ■ Zahlungen überprüfen: Es kann sich durch- aus lohnen, die Zahlen von Dienstleistern und Lieferanten einzusehen und die Preise zu überprüfen. Womöglich sind diese nicht gerechtfertigt, dann lohnt sich in je- dem Fall eine intensivere Eingangs- und Rechnungskontrolle.  ■ Einnahmen und Ausgaben vergleichen: Eine Gegenüberstellung beider Seiten lie- fert wichtige Auskunft über das Kosten- management.  ■ Verbesserter Versand: Es empfiehlt sich, den Transport und die Lieferung von Wa- ren zu optimieren. Zum einen lohnt sich ein Vergleich der Anbieter, um den besten Preis zu ermitteln. Zum anderen sollte aber auch auf die richtige Verpackung ge- achtet werden. Denn werden beispiels- weiseWaren und Materialien mit ungenü- gender Verpackung und nicht ausreichen- dem Schutz verschickt, so können schnell unnötige Kosten entstehen. Die Folge sind zum Beispiel Transportschäden, aber die Trägheit beim Verpacken kann auch schlichtweg dazu führen, dass höhere Versandgebühren verlangt werden. Instrument 3: Effizientes Forderungs- und Debitorenmanagement Das Debitoren- und Forderungsmanage- ment ist für die Erfassung und Verwaltung of fener Posten verantwortlich und sam- melt jegliche Informationen über of fene und beglichene Forderungen. Da of fene Rechnungen die Unternehmensliquidität erheblich belasten können, sollten ein effi- zientes Forderungs- und Debitorenma- nagement immer darauf ausgelegt sein, dass Forderungslaufzeiten möglichst kurz gehalten werden. Dabei gilt: Allein recht- zeitig Rechnungen zu stellen, sorgt bereits für eine bessere Liquidität. Desweiteren sollte ein täglicher Abgleich fälliger Posten mit eingehenden Zahlungen, die Berech- nung von Fristen, Mahngebühren und Ver- zugszinsen Bestandteil des Debitorenma- nagements sein. Aber wie lassen sich das Debitoren- und Forderungsmanagement zusätzlich noch optimieren?  ■ Automatisierte Rechnungsstellung: Han- delt es sich umwiederkehrende Rechnun- gen, hat sich die Erteilung eines SEPA- Mandats bewährt, sodass offene Forde- rungen noch vor ihrer Fälligkeit per Bank- einzug beglichen werden. Nicht nur für den Zahlungsempfänger, sondern auch für den Kunden stellt dies eine bequeme und unkomplizierte Methode dar. Noch einfacher wird es durch technische Hilfs- mittel und Software-Lösungen, die stan- dardisierte Arbeitsschritte automatisieren und somit die Buchhaltung entlasten.  ■ Automatisiertes Forderungsmanage- ment: Nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch das Forderungsmanage- ment und Mahnwesen lassen sich auto- matisieren. Spezielle Anwendungen be- halten dabei den Überblick, informieren das Unternehmen per Push-Benachrich- tigung über ausstehende Forderungen und können selbst den Mahnprozess au- tomatisiert einleiten. Einige Lösungen bieten dabei die Flexibilität, diesen Pro- zess für unterschiedliche Kunden und Rechnungen anzupassen. Indem einfa- che Regeln erstellt werden und die jewei- ligen offenen Posten ihnen zugeteilt wer- den, verläuft der Mahnprozess dann bei- spielsweise für einen Bestandskunden mit einer geringen ausstehenden Zah- lung nicht so verschärf t wie bei einem Neukunden mit hoher of fener Forde- rung. Es gibt selbst Cloud-Anwendungen, die für den nächsten Schritt Inkassoun- ternehmen anbinden und somit eine un- komplizierte und automatische Überga- be langfristig unbeglichener Forderun- gen ermöglichen. Die Besonderheit im AKTUELL Summary Die Corona-Krise wirkt sich auf Unter- nehmen je nach Branche und Geschäfts- modell in unterschiedlichem Ausmaß aus. Selbst wer nicht direkt betroffen ist, wird zumindest mittelbar die Folgen im Kreis der Geschäftspartner spüren. Die fi- nanzielle Situation ist für viele bereits an- gespannt und wird sich voraussichtlich noch weiter verschlechtern. Um die Krise möglichst schadenfrei zu überstehen, ist für Unternehmen das richtige Handeln entscheidend. Denn Zahlungsausfälle von Kunden und Partnern können sich unmit- telbar auf die eigene Solvenz auswirken. Deshalb steht an erster Stelle, die eigene Zahlungsfähigkeit zu sichern.