Controllermagazin 6/2020

41 Controller Magazin | Ausgabe 6 PRAXIS Prüfen auf Anwendbarkeit von Pivot-Tabellen Damit Sie Daten mittels Pivot-Tabellen ver- arbeiten und deren Vorteile nutzen können, müssen einige grundsätzliche Anforderun- gen an die Basis-Daten erfüllt sein, vgl. hier- zu ausführlich Abb. 1. Umwandeln der Basis-Daten in eine intelligente Tabelle Die Basisdaten-Liste kann über START-ALS TABELLE FORMATIEREN (oder STRG + t) als intelligente Tabelle formatiert werden. Durch die damit einhergehende Objektori- entierung entfällt die Eingabe des Datenbe- reichs bei der Pivotierung, was insbesondere später bei etwaigen (monatlichen) Aktuali- sierungen von Vorteil sein kann – eine an- sonsten notwendige Anpassung des (sich wahrscheinlich erweiternden) Datenbe- reichs im Zellbezug fällt somit nämlich weg. Die intelligente Tabelle wird zudem noch (in „Pivotdaten“) benannt. Extra-Tipp: Intelligente Tabellen bieten ne- ben der automatischen Erweiterung des Datenbereichs weitere Vorteile, wie das au- tomatische Setzen der Filter, schnellere Formelberechnungen, einfache Formatie- rungsmöglichkeiten (sowie die damit ein- hergehende zusätzliche Funktionalität bei aus intelligenten Tabellen erstellten Dia- grammen). Einfügen von Pivot-Tabellen Das Erstellen einer Pivot-Tabelle erfolgt un- ter EINFÜGEN-PIVOTTABLE oder unter TA- BELLENTOOLS-MIT PIVOTTABLE ZUSAM- MENFASSEN. Es erscheint die in Abb. 2 dar- gestellte Dialogbox mittels der Sie die zu analysierenden Daten auswählen können. Da in Schritt 2 die Datenbasis zu einer intel- ligenten Tabelle formatiert wurde, wird hier direkt der definierte Name der Tabelle („Pi- votdaten“) übernommen. Darüber hinaus soll die Pivot-Tabelle in einem neuen Ar- beitsblatt abgelegt werden (vgl. Abb. 2). Mit Abschluss der Auswahl werden ein neu- es Tabellenblatt – Name und Position kön- nen entsprechend angepasst werden (hier „Pivot-1“) – sowie ein leerer Pivot-Tabellen- Bereich am linken Bildschirmrand erstellt. Darüber hinaus wird die PivotTable-Feldliste („PivotTable-Felder“) am rechten Bildschirm- rand eingeblendet, mittels der im nächsten Schritt die entsprechenden Datenlabels (hier: Produktcode, Artikelname, etc.) zur Gestaltung der Pivot-Tabelle – jeweils ab- hängig vom Analysezweck – ausgewählt werden können (vgl. Abb. 3). Extra-Tipp: Das Erstellen einer Pivot-Tabelle ist grundsätzlich recht einfach. Manchmal kann es jedoch schwer sein, einen Anfang zu finden, insbesondere wenn besonders viele Daten vorliegen. Hierfür gibt es ab Excel 2013 eine zusätzliche Unterstützungsmög- lichkeit durch die Funktionalität „empfohle- ne PivotTable“. Diese empfiehlt mehrere Möglichkeiten, wie die vorhandenen Daten mit Pivot zusammengefasst werden können. Außerdem gibt es eine kurze Vorschau des Feldlayouts. Für Pivot-Beginner kann es also durchaus eine Alternative sein, mit einer empfohlenen Tabelle zu starten und diese dann Stück für Stück an die eigenen Analyse- Zwecke anzupassen. Auswahl der Datenlabel mittels PivotTable-Feldliste Für die Auswahl der Datenlabels mittels der PivotTable-Feldliste haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:  ■ Die erste besteht durch das Setzen von Häkchen in dem entsprechend vorange- stelltem Auswahlfeld. Dabei weist Excel die einzelnen Datenlabels automatisch den Feldern ZEILEN undWERTE zu.  ■ Bei der zweiten Möglichkeit werden die Datenlabels manuell aus dem oberen Be- reich der Feldliste direkt in die entspre- chenden Felder gezogen. Um ein Feld aus einem der Bereiche wieder zu entfernen, ist genau umgekehrt zu verfahren. Einfügen von Datenschnitten Pivot-Tabellen dienen vor allem der Konso- lidierung, Gruppierung und Zusammenfas- sung großer Datenmengen zu übersicht­ lichen Tabellen. Darüber hinaus können auch Daten aus verschiedenen Betrach- tungswinkeln analysiert werden. Während die traditionellen Werkzeuge zur Auswer- tung von Daten mittels (Pivot-)Tabellen eine Kombination aus Berichtsfiltern und gefilterter Zeilenbeschrif tung darstellen, bietet der Datenschnitt die Möglichkeit zur dynamischen und interaktiven Analyse von Daten durch ein visuelles Steuerungs- tool. Dabei werden alle Elemente und akti- ven Filterkriterien im Live-Modus neben der Pivot-Tabelle angezeigt. Zusammen- hänge zwischen über- und untergeordne- Abb. 2: Erstellen einer Pivot-Tabelle über das Menü EINFÜGEN Abb. 3: Erstellen einer Pivot-Tabelle