Controllermagazin 6/2020

20 Controller Magazin | Ausgabe 6 KOSTENMANAGEMENT Für die erfolgreiche Anwendung von Zero- Base-Budgeting sind 4 Schritte wesentlich. 1. Realign & prioritize: Zu Beginn des ZBB- Ansatzes stellt sich die Frage, welche strate- gischen Ziele erreicht werden sollen und welche Aktivitäten in welchen Leistungs- clustern erfolgskritisch sind, um die defi- nierten Ziele zu erreichen. In dieser Phase müssen die Zielgrößen für die Kostenein- sparung formuliert werden. Benchmarks und Produktivitätsvergleiche helfen dabei, die Zielkosten je Funktion und Prozess zu bestimmen. 2. Baseline & reset: Im zweiten Schritt steht die Definition einer Baseline und ein detail- lierter Kostenreview im Vordergrund. Um die Baseline zu definieren, lassen sich die Aktivitäten zunächst in die folgenden vier Kategorien clustern: Keep: Aktivitäten, die unabdingbar, gesetz- lich vorgeschrieben, strategisch-relevant oder bereits optimiert sind Improve: Aktivitäten, die grundsätzlich bei- behalten werden müssen, bei denen aller- dings eine Optimierung der Prozesse/Abläu- fe notwendig ist, um Produktivität und Effi- zienz zu verbessern Reduce: Aktivitäten, deren Durchführung mengenmäßig reduziert werden können Eliminate: Aktivitäten, die ohne signifikan- ten Mehrwert erbracht werden und ohne Ri- siko gestrichen werden können 3. Align & communicate: Im Anschluss an das Baselining muss das Committment der Führungskräfte eingeholt werden und der notwendige Veränderungsbedarf innerhalb der Organisation kommuniziert werden. 4. Steering & change: Die einmalige Durchführung eines ZBB führt zwar meist auch zu kurzfristig wirkenden Kostenein- sparungen, allerdings stellen sich die nach- haltigen Effekte erst dann ein, wenn dieser Ansatz systematisch wiederholt und im Steuerungsansatz verankert wird. Dies be- deutet, dass der Turnus, das Zusammen- spiel mit anderen Planungsinstrumenten sowie die Abbildung im Reporting anzu- passen sind. Da die Einführung von ZBB für viele Organisationen eine große Verände- rung bedeutet, müssen die Mitarbeiter durch geeignete Change-Management- Maßnahmen dabei begleitet werden, um die Akzeptanz innerhalb der Organisation zu gewährleisten. Neben der richtigen Arbeitsmethode sind auch die richtigen fachlich-inhaltlichen Im- pulse in der Optimierungsphase erforder- lich, um den Führungskräften und Mitarbei- tern anhand von best-practice-Beispielen und modernen (IT-) Lösungen aufzeigen zu können, welche Effizienzpotenziale durch bessere Prozesse erschlossen werden kön- nen. Für ein ganzheitliches Kostenmanage- ment darf es dabei keine Tabu-Bereiche ge- ben. Folgende Themenbereiche müssen evaluiert werden (vgl. auch Abb.6):  ■ Produkt-/Kundenportfolio bereinigen  ■ Beschaffungskosten senken  ■ Innovationen und Projekte fokussieren  ■ Optimierung der Wertschöpfungskette  ■ Zentralisierung der Zentralfunktionen  ■ Überprüfung der Vertriebsstrukturen, Margen und Preise Maßnahmendokumentation, Priorisierung und Umsetzungs- überwachung Der Kern eines jeden Effizienzsteigerungs- projekts ist die Erarbeitung, Beschreibung und Bewertung von Optimierungsmaßnah- men. Der Prozess der Maßnahmenerarbei- tung in den verschiedenen fachlichen Teams sollte dabei nach einer klaren Systematik fol- gen, um einerseits zielorientiert und ande- rerseits effizient, d. h. mit wenig Zeiteinsatz der beteiligten Mitarbeiter zu klaren Ergeb- nissen zu kommen. Dabei ist folgendes Vor- gehen in Form einer Workshopsequenz zu empfehlen, welches sich in einer Vielzahl von Projekten bewährt hat: 1. Workshop:  ▶ Darstellung der Ist-Situation (Kosten, Ka- pazitäten, KPIs, etc.)  ▶ Kommunikation der vorgegebenen TOP- Down Optimierungsziele (abgeleitet aus dem aktuellen Business Szenario sowie ggf. durch Benchmarks)  ▶ Identifikation der ersten Handlungsfelder und Quick Wins 2. Workshop:  ▶ Inhaltliche Beschreibung der Optimie- rungsmaßnahmen und Klassifizierung ge- mäß ZBB-Ansatz (bottom-up)  ▶ Diskussion und Beschreibung der Effekte und ggf. der Risiken  ▶ erste Abschätzung/Quantifizierung der Einspareffekte 3. Workshop:  ▶ Validierung/Konsolidierung der Maßnah- men in Bezug auf die Einsparungseffekte (Kostenart, Kostenstelle) und den Reali- sierungszeitpunkt bis zur GuV-wirksamen Umsetzung Abb. 6: Überblick über die Stellhebel zur nachhaltigen Kostenoptimierung Ideen für die Einbringung und Durchsetzung ambitionierter Ziele