Controllermagazin 6/2020

19 Controller Magazin | Ausgabe 6 KOSTENMANAGEMENT Arbeitsmethodik und Stellhebel zur Identifikation von Optimierungspotenzialen Sobald das „right-sizing“, d. h. die Einsparzie- le bekannt sind und die Verantwortlichen benannt, stellt sich die Frage nach dem me- thodischen Vorgehen, um an der richtigen Stelle bzw. dem richtigen Prozess Optimie- rungsmaßnahmen identifizieren und quan- tifizieren zu können. Hier erfährt aktuell die Methodik des Zero-Base-Budgeting (ZBB) eine echte Renaissance. Das ZBB wurde in den 70er Jahren im öffentlichen Sektor ent- wickelt, bevor es kurze Zeit später – nicht zu- letzt aufgrund des mit dem Prozess verbun- den Aufwands und dem Image eines „Ra- senmähers“ – aus der Mode kam. Der Hand- lungsdruck, Kosten in kurzer Zeit senken zu müssen sowie die Fortschritte bei der Digi- talisierung verhelfen dem ZBB Ansatz aktu- ell zu einer Wiedergeburt. Grundidee des ZBB ist, die Verteilung des Budgets auf Basis alter Erfahrungswerte zu unterbinden und stattdessen von einer „Zero Base“ auszuge- hen. Voraussetzung dafür ist eine sog. Leis- tungsanalyse , in der alle Aktivitäten bzw. Leistungen der Abteilung beschrieben und mit IST-Ressourcenbedarfen bewertet wer- den. Hierbei sollten Leistungscluster ver- wendet werden, die sich einem Haupt- oder Teilprozess zuordnen lassen (vgl. Abb. 5). Diese Analyse versetzt den Budget-Verant- wortlichen in die Situation, den genauen Nutzen und die Notwendigkeit einzelner Aktivitäten und Leistungen des Bereichs zu hinterfragen. Auf diese Weise werden bishe- rige Ressourcenbedarfe und Budgets nicht ohne Weiteres fortgeschrieben, sondern die Ressourcen auf diejenigen Aktivitäten / Leis- tungen verteilt, die am stärksten zum Ge- schäftserfolg beitragen bzw. auf die Strate- gie einzahlen. Somit ist ZBB mehr als nur ein Planungsansatz, sondern vielmehr eine Phi- losophie, die einen bewussteren und nut- zenorientierten Umgang mit Ressourcen in- nerhalb der Organisation zum Ziel hat. Rich- tig angewendet, kann durch das ZBB die Transformation zu einer kostenbewussten, strategieorientierten Unternehmenskultur vorangetrieben werden:  ■ Leistungen/Budgets werden gestrichen, sofern sie vermeidbar/überflüssig sind oder ein zu hohes Komfortlevel beinhal- ten.  ■ Leistungen/Budgets können reduziert werden, wenn sich Mengengerüste verän- dern und Prozesse effizienter/digitaler er- bracht werden können.  ■ Die knappen Ressourcen/Budgets können stärker auf strategisch relevante Aktivitä- ten fokussiert werden. Abb. 4: Identifizieren und Herunterbrechen der EBIT-Lücke auf GuV-Positionen/Kostenarten Summary Für viele Unternehmen stellt sich aktuell die Frage, welche Veränderungen und Ini- tiativen jetzt erforderlich sind, um ge- stärkt aus der Krise hervorzugehen. Eine aktuelle Studie mit Antworten von über 200 CxOs zeigt ganz klar auf, dass nach- haltige, ganzheitliche Kostenoptimierun- gen jetzt notwendig sind und die Zeit jetzt reif dafür ist, um auch große Verän- derungen auf den Weg zu bringen. Der Beitrag beschreibt die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Kostenoptimierung und Ergebnisverbesserung. Abb. 5: Strukturierung der Leistungen für das ZBB amBsp. HR Der unternehmenseigene Handlungsbedarf muss klar formuliert werden