CONTROLLER Magazin 5/2019

83 Wechselspiel zwischen dem Ministerium und den Betratern, bei dem Entwürfe zugeschickt, Korrekturen durchgeführt und Änderungen ge- macht wurden. Dabei kamen viele verschiede- ne Teams zusammen: Das Beratungsteam, dessen IT-Abteilung sowie auf Seiten des Mi- nisteriums der Fachbereich Finanzen und Haus- halt, die IT-Abteilung und der Kommunikations- dienst sowie die Pressestelle des Kabinetts des Ministerpräsidenten. Die Aufgaben der Berater umfassten die Projektkoordination, die techni- sche Umsetzung, Design, Aufbau und Konfigu- ration des Systems sowie die Kommunikation und Koordination der unterschiedlichen Fachabteilungen. Der Fachbereich Finanzen und Haushalt des Ministeriums lieferte die not- wendigen Informationen sowie Grafiken und Corporate-Design-Vorschläge. Alles in allem beanspruchte das Projekt einen Zeitraum von ungefähr einem halben Jahr bis zum Go-Live im Juli 2018. Technische Herausforderungen bei der Umsetzung Da sich die Vorreiterversion schon intern be- währt hatte, konnte man die darin bereits ent- haltenen Zahlen und Berichte verwenden. Da- für musste – neben dem intern bereits beste- henden – ein entsprechendes zweites Data Warehouse aufgebaut und die vorliegende Da- tenbank angezapft werden. Die Herausforde- rung dabei bestand darin, die Datenstruktur zu vereinfachen, um sie erfolgreich für die neue Plattform beziehen zu können. Dafür transfe- rierte man die Datenbank-Basis auf einen neu- en Server. Die ständige Verfügbarkeit der Daten stand dabei im Mittelpunkt. Hinter den Kulissen spielen hier im Ministerium verschiedene Sys- teme zusammen: Die Mitarbeiter pflegen tag- täglich ihre Zahlen in eine ERP-Unternehmens- software ein. Über Nacht läuft dann ein auto- matisierter ETL-Prozess, durch den diese Daten in ein sogenanntes Dashboard einfließen, über das die Grafiken und Berichte in den Finanz- Monitor integriert werden. Design, DSGVO und Darstellungsoptimierung Am Ende sollte ein Instrument stehen, das ein- fach und intuitiv zu bedienen sowie interaktiv und visuell ansprechend ist. Der Projektpartner begann mit den ersten Kacheln auf der Start- seite, nutzte bestehende Grafiken, band Tor- ten- und Balkendiagramme ein und bemühte sich auf Wunsch des Fachbereichs um eine ge- wisse Detailtiefe – zum Beispiel durch die Inte- gration eines Mouseovers zur Anzeige informa- tiver Texte. Der Infrastrukturplan wurde durch eine Landkarte dargestellt, die in Zukunft auch einzelne Projekte gesplittet mit entsprechenden Jahreszahlen aufzeigen soll. Was bei dem Pro- jekt zu berücksichtigen galt, war das gleichzei- tige Inkrafttreten der Datenschutzgrundverord- nung am 25. Mai 2018, in deren Rahmen Ano- nymisierungen von beispielsweise Personen und Vereinen vorgenommen werden mussten. Trotz allem wurden alle Möglichkeiten der Of- fenlegung ausgeschöpft, indem beispielsweise Reisekosten, Spesen und dergleichen zumin- dest als Kategorie erkennbar gemacht wurden, damit man deren Höhe einsehen kann. Eine weitere Herausforderung war die Integration in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be . Dafür arbeitete man eng mit dem Website-Pro- vider zusammen. Positives Feedback aus Politik und Gemeinden Zu den ersten Projekterfolgen zählt die große Zustimmung im Parlament. Nicht nur Minister- präsident Oliver Paasch lobt das praktische On- line-Tool immer wieder in Interviews, sondern die Mitglieder des Ministeriums profitieren vom schnellen Zugriff und dessen einfacher Bedien- barkeit – so kommt es auch regelmäßig wäh- rend Regierungs- und Haushaltssitzungen zum Einsatz, um die aktuellen Haushaltszahlen ein- sehen und diskutieren zu können. Der Finanz- Monitor erleichtert aber nicht nur die Arbeit im Ministerium, sondern auch in den Gemeinden, die direkt nachsehen können, mit welchen Zu- schüssen sie beispielsweise rechnen dürfen. „Zudem dient er als Rechtfertigungsinstru- ment. Die Regierung hat nichts zu verstecken und legt alle Informationen auf den Tisch – das stärkt das Vertrauen der Bürger in die Regie- rung“, sagt René Miribung. Potenziale in Zukunft ausschöpfen Die nächsten Schritte in Sachen Finanzeinblick sind bereits geplant: In Zukunft soll das Tool in- haltlich weiterentwickelt werden, durch detail- liertere Berichte aufgeteilt für verschiedene Gemeinden. Hierfür müssen die Partner dann beim internen Reporting ansetzen, um es als Basis zu optimieren. Außerdem ist die Perfor- mance ein wichtiges Anliegen: „Wir möchten noch schnellere Ladezeiten und eine optimale Performance, damit niemand lange auf die ge- wünschten Zahlen auf der Website warten muss“, sagt René Miribung. Darüber hinaus stehen die Erweiterung des responsive Webde- signs auf der Agenda sowie der Ausbau zur Ein- haltung der Sicherheitsrichtlinien in sämtlichen Browsern. René Miribung ergänzt: „Wir haben bereits ein sehr einfaches und praktisches Tool ins Leben gerufen, mit dem wir die Bürger ab- holen. Unser Plan ist es, durch die Weiterent- wicklung dies in nächster Zeit noch besser und noch transparenter tun zu können.“ Fußnote 1 IW-Vertrauensindex 2017, https://www.iw- koeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/policy_ papers/PDF/IW-policy-paper_2017_23_IW-Vertrauensindex_2017.pdf. Autor Tatjana Müller ist Redakteurin für dieleutefürkommunikation, Sindelfingen. E-Mail: info@dieleute.de CM September / Oktober 2019