CONTROLLER Magazin 5/2019

12 Vorgehensweise RPA-Projekt Grundsätzlich gilt: Das Thema Prozessautoma- tisierung muss ganzheitlich betrachtet werden. Bei der initialen Bewertung der Einsparpotenzi- ale wird jedoch häufig der Fehler gemacht, RPA auf Einzelprozesse zu reduzieren. Die Ergebnis- se einer solchen Einzelbetrachtung sind zu- meist limitiert, aber auch in gleichem Maße ir- reführend. Die Erfahrung zeigt, dass sich der Nutzen von RPA erst über die Summe der Ein- sparpotenziale vieler Prozesse ergibt. Für eine nachhaltige Integration von RPA in der Organi- sation sind drei Elemente zentral: 1. Analyse, Nutzen & Roadmap 2. Governance/Service & Delivery Model 3. Pilotimplementierung & Überführung in die Produktion Im ersten Schritt sind die für eine Automatisie- rung in Frage kommenden Controlling-Prozes- se hinsichtlich der Automatisierbarkeit zu be- werten. Existierende Prozessdokumentationen bieten hierfür eine hervorragende Grundlage, sollten jedoch zwingend mit dem gelebten Pro- zess abgeglichen werden Als grundsätzliches Schema kann dabei die hier gezeigte Übersicht zur Anwendung kommen, um pro Prozess eine Aussage treffen zu können (vgl. Abbildung 2). Eine Einbettung der RPA-Aktivitäten in die Organisation erfordert eine klare Definition des Governance/Service & Delivery Mo- Entscheidungen zu Gunsten von RPA und damit gegen (zumindest temporär) eine systemseitige Automatisierung der Berichtserstellung sind häufig Zeit- und Budgetrestriktionen. Zudem lassen sich die Vorteile systemseitiger Automa- tisierung mittels RPA kurzfristig abbilden: · · Vermeidung von Abhängigkeiten von einzelnen Personen und Ausfallrisiken · · Steigerung der Prozessqualität und -sicherheit · · Freisetzen von Personalkapazitäten (für stärker analytische Tätigkeiten) Mit steigender Anzahl an RPA-Projekten im Be- reich des Reporting lassen sich die folgenden Er- kenntnisse bzgl. des Einsatzes von RPA ziehen: · · Der Berichtserstellungsprozess (insbeson- dere auf Basis heterogener Datenquellen) birgt ein hohes Effizienzpotential · · Der Einsatz von RPA ist nicht auf rein datenverarbeitende Tätigkeiten begrenzt, sondern kann auch die Interaktion mit dem Menschen umfassen, sofern diese nach klaren Regeln erfolgt · · Durch die ständige Verfügbarkeit, die schnelle Bearbeitung und das strikte Verfolgen von definierten Regeln kann ein gleichbleibend hohes Qualitäts- bzw. Serviceniveau erreicht werden · · Infolge der kritischen Auseinandersetzung mit dem Prozess, in Vorbereitung auf die Anwendung, können historisch gewachsene Strukturen aufgebrochen werden und Prozesse weiter optimiert werden · · Versand, Ablage bzw. Archivierung von Berichten (bspw. PDF-Versand) · · Gezielte Interaktion mit dem „Menschen“, bspw. Anmahnen von ausstehenden Aktivitäten, Prüfungen/Anpassungen von Daten etc. Ein RPA-gestütztes Reporting entlastet das Controlling sehr schnell von einfachen aber oft sehr aufwandsintensiven Tätigkeiten . Diese Effizienzgewinne können je nach Situati- on und Zielsetzung des Unternehmens für ei- nen Kapazitätsabbau im Controlling, für eine langfristige Weiterentwicklung der Reporting- Landschaft und/oder den Ausbau des „Busi- ness Partnerings“ genutzt werden. Anwendungserfolge und -hintergründe im Reporting Die von uns durchgeführten Projekte zum The- ma „RPA im Reporting“ haben sehr positive Er- gebnisse im Sinne der Effizienzsteigerung her- vorgebracht. Zentrales Betrachtungsobjekt sind häufig Excel-Berichtsmappen, die mit hohem manuellem Aufwand erstellt werden. Die Erfah- rung zeigt, dass sich sowohl bei der Berichts- mappe als auch der Datenvalidierung signifi- kante Zeitersparnisse realisieren lassen. Zent- raler Treiber für diese Effekte sind insbesondere die Aktivitäten bei der Erstellung. Abb. 2: RPA-Kriterien zur Automatisierbarkeit RPA im Controlling