CONTROLLER Magazin 5/2019

1. Controlling-Prozesse dienen grundsätzlich der Unterstützung von situativen Entschei- dungen in volatilen Umfeldern. Damit sind diese tendenziell wenig reglementiert und wiederkehrend, was letztlich die Automati- sierbarkeit per se einschränkt. 2. Viele der manuell durchgeführten Aktivitäten sind dem Fehlen integrierter Systeme (DWH, BI-Systeme für Planung, Reporting etc.) ge- schuldet. Die Automatisierung durch RPA konkurriert im Controlling folglich mit umfassenderen Ansätzen zur Moderni- sierung der Systemarchitektur . Letztere verfolgen das Ziel der langfristigen Eliminie- rung des Bedarfs an manuellen Aktivitäten (etwa der Datenübernahme, -validierung und -aufbereitung) durch bspw. automatische Datenladeketten (ETL), ausgereifte BI Tools oder nutzbare Algorithmen (künstliche Intel- ligenz). RPA hingegen setzt nicht an den Ur- sachen für manuelle Tätigkeiten an, sondern lindert „nur“ den mit den manuellen Ausfüh- rungen verbundenen „Schmerz“. 3. Viele Controlling-Organisationen haben (noch) kein klares Verständnis der Einsatz- möglichkeiten und Grenzen von RPA, was die Verbreitung entsprechend bremst. Im Idealfall sind Controlling-Prozesse in einer BI-Systemlandschaft automatisiert eingebettet. Dies bietet eine Vielzahl an Lösungen, um situ- ationsspezifischen Anforderungen gerecht zu werden. In der Realität greift dieses Idealbild allerdings deutlich zu kurz: · · Viele Controlling-Prozesse (bspw. im Re- porting oder in der Planung) weisen auf Ebe- ne der Teilprozesse und Aktivitäten eine Viel- zahl repetitiver und standardisierter Tätig­ keiten auf, die erhebliche Ressourcen binden können. · · Die Modernisierung der Controlling-System- architektur ist gerade in großen Konzernen sehr zeit- und investitionsintensiv. Die Erfah- rung zeigt, dass typischerweise ein Restum- fang manueller Aktivitäten bestehen bleibt, für die sich eine systemseitige Automatisierung nicht als wirtschaftlich umsetzbar erweist. Genau an dieser „Automatisierungslücke“ kom- men im Controlling die Vorteile von RPA zum Tragen. Die Frage, ob und wie RPA im Con­ trolling wirtschaftlich eingesetzt werden kann, ist demzufolge jeweils unterneh- mensspezifisch zu beantworten. Es gilt da- bei diejenigen Prozesse zu identifizieren, für die eine systemseitige Automatisierung entweder zu teuer, zu langwierig oder prozessual zu un- flexibel ist. Dafür sind drei Voraussetzungen wichtig, die im weiteren Verlauf dieser Unter­ lage betrachtet werden. 1. Schaffung eines klaren Verständnisses zu den Einsatzmöglichkeiten von RPA 2. Identifikation von RPA-Ansatzpunkten in der heutigen Controlling-Prozesslandschaft 3. Darstellung eines geeigneten Prüf- und Bewertungsschemas zur Identifikation der mittels RPA automatisierbaren Prozesse Controlling-Prozesse auf dem „RPA-Prüfstand“ Das Controlling ist typischerweise die größte Funktion innerhalb des Finanzbereichs. Bench- marks zeigen, dass idealerweise eine Quote von ca. 35 Prozent von Controlling-FTE zu Gesamt-FTE im Finanzbereich vorherrscht. Entsprechend hoch ist der Druck auf die CFO- Organisation, neue Mittel und Wege zur Pro- zessautomatisierung – auch kurzfristig – zu erschließen. Auch wenn die Prozesse im Controlling insge- samt vielschichtig sind, kann grundsätzlich zwi- schen drei Arten von Aktivitäten unterschieden werden. 1. Governance-Tätigkeiten 2. Design und Production 3. Business Partnering Controlling-Prozesse weisen zumeist einen Mix aus all diesen drei Rollen mit jeweils unter- schiedlicher Ressourcenintensität auf. Entspre- chend der beschriebenen Kriterien für den Ein- satz von RPA kommen hierfür insbesondere die Aktivitäten aus dem Bereich Design & Produc- tion in Frage, da es hierbei darum geht, wieder- kehrende Leistungen mit hoher Effizienz und Qualität gemäß definierter Vorgaben (Gover- nance) zu erbringen und damit die Basis für eine effektive Unterstützung des Managements (Business Partnering) zu schaffen. Beispiele für Design & Production-Aktivitäten sind unter an- derem die Generierung, Zusammenführung und Validierung von Daten sowie auch in Teilen die Analyse und Erstellung von Berichten. Das neue Progamm jetzt anforden! Tel.: 0761 898-4422 www.haufe-akademie.de/na nce Alles wird leicht. 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