Controller Magazin 6/2019

81 Arbeit, schauen was anliegt und fangen an zu arbeiten. Ohne zuerst einmal grundsätzlich zu überlegen, wie das eigene (Arbeits-) Leben wirklich aussehen soll. Die Tätigkeiten, die sich daraus ergeben, müssen sich in Ihrem Kalender widerspiegeln. Nicht Ihre Worte, sondern Ihr Kalender zeigt, was Ihnen wichtig ist. 2. Ziele statt Aufgaben: Verschwenden Sie Ihre kostbare Lebenszeit nicht mit Tätigkeiten, die nicht zielführend sind. Ansonsten leben Sie das Leben der anderen und haben deswegen Stress. Fokussieren Sie sich nicht vorrangig auf Aufgaben, sondern immer erst auf Ihre Ziele. Ohne Ziele kein Zeit“management“. Es geht nicht darum, alles zu schaffen. Es geht darum, möglichst viel für seine Ziele zu arbeiten. Nur 0,5% der Menschen haben klare persönliche und berufliche Ziele. Das beweist mir meine tägliche langjährige Arbeit als Seminarleiter. Was würden Sie aufschreiben, wenn ich Sie auffordern würde, Ihre Ziele zu nennen? Sie können Ihre Zeit nur „richtig“ planen, wenn Sie Zeit für Ihre Ziele schaffen. 3. Denkfehler: Die Aussagen „Ich habe keine Zeit“ oder „Ich habe zu wenig Zeit“ sind beide falsch. Die Welt ist in Teilen sehr ungerecht, aber an einer Stelle ist sie gerecht: wir haben alle dieselbe Zeit, 24h am Tag. Wenn Sie ca. 7 Stunden schlafen, haben Sie immer noch mehr als 1.000 Minuten pro Tag. Verändern können Sie diese Anzahl nicht, aber Ihren Umgang mit ihr. Sie managen also nie die Zeit, sondern im- mer nur sich und Ihren Umgang mit ihr. Wenn Sie sich ein wenig Zeit nehmen und über diese Punkte nachdenken, gewinnen Sie mehr Klarheit und werden sehen, dass es Ihnen ganz automatisch leichter fällt, Ihre Zeit besser zu planen. Ergänzend gebe ich Ihnen hier noch drei Praxis-Tipps, die Sie auf Ihre Situationen angepasst nutzen können: Die souveräne Investition Ihrer Zeit 1. Kalibrieren: Nehmen Sie sich morgens 2 Mi- nuten Zeit und fragen Sie sich vor Beginn der Arbeit: „Wieviel Zeit möchte ich heute in mei- ner grenzenlosen Güte meiner Arbeit wid- men?“ Die Frage ist bewusst humorvoll-arro- gant gestellt. Denn Sie macht Ihnen bewusst, dass Sie nicht die Person sind, die über Ihre Zeit bestimmt. 2. Definieren: Erstellen Sie in Papierform eine Liste von Aufgaben, die heute anstehen, und priorisieren Sie gefühlskalt und zielorientiert. Bei der Priorisierung ist es also egal, ob Ihnen die Aufgabe Spaß macht oder nicht. Aus- schlaggebend ist nur, wie sehr sie zur Errei- chung Ihrer Ziele beiträgt. Prüfen Sie Möglich- keiten der Delegation. Ergänzen Sie eine Auf- gabe, die Ihnen persönlich wirklich am Herzen liegt. Diese hat höchste Priorität und muss bis 12:00 Uhr so weit es geht erledigt worden sein. Überlegen Sie dann, wieviel Zeit Sie zur freien Verfügung haben und fangen Sie an zu arbei- ten. Was Sie nicht schaffen, war nicht wichtig genug. Kommunizieren Sie das rechtzeitig oder setzen Sie es auf den nächsten Tag. Wenn die Aufgabe Glück hat und morgen wichtig genug ist, wird sie morgen erledigt. 3. Machen: Arbeiten Sie nun die Aufgaben in einstündigen Einheiten ab. Pro Stunde machen Sie 5 Minuten Pause, arbeiten also in 60 Minu- ten maximal 55 Minuten. Wenn ein Meeting länger dauert, schlagen Sie eine kurze Pause vor oder verlassen den Raum kurz. Wenn Sie dafür einen Vorwand brauchen, nennen Sie ein Telefonat als Grund. Aufgaben in den Kalender eintragen Probieren Sie aus, Ihre einzelnen Aufgaben (Te- lefonate, Berichte, Bearbeitung etc.) nicht se- parat in einer Liste zu führen, sondern tragen Sie die Aufgaben als Termin in Ihren Kalender ein. Der entscheidende Vorteil: Sie sehen bei Eintragung der Aufgabe gleich, ob Sie die Erle- digung überhaupt schaffen können. So sind Ihre Zusagen an andere zuverlässig und Sie planen von vornherein realistisch. Souveränes Einsortieren von „Problemen“ Diese Idee wird Ihnen überraschend viel Zeit für Ihre Ziele geben. Viele Menschen berichten da- von, dass plötzlich auftauchende „Probleme“ das eigene schöne Zeit“management“ zerstö- ren. Das Motto scheint für viele zu lauten: „Mei- ne Planung würde funktionieren, wenn nur die Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzten nicht wären!“ Das ist natürlich falsch, weil wir unsere Planung immer selbst zerstören, indem wir glauben, das Neue „auch noch“ machen zu müssen. Zusätzlich zu dem, was wir bereits vorhaben. Wir werden emotional und plötzlich spielt Mathematik keine Rolle mehr. Denn die Menge der Zeit, die Sie in Ihrer grenzenlosen Güte in Ihre Arbeit investieren wollen, bleibt ja gleich. Wenn also Aufgaben dazu kommen, müssen andere Aufgaben wegfallen. Wenn in Zukunft im Laufe des Tages ein Prob- lem auftaucht, dann fragen Sie sich bitte: „Ist das ein Problem, welches ich lösen muss? Oder ist es ein Problem, welches ich kommunizieren muss?“ Trennen Sie ganz klar zwischen diesen beiden Sorten von Problemen. Wenn Sie im Au- genblick öfters Zeitnot empfinden und das drei Wochen lang konsequent machen, werden Sie zweierlei feststellen. Sie haben plötzlich mehr zielorientierte Zeit für Ihre eigenen Aufgaben. Der Grund: Bisher haben Sie immer wieder Pro- bleme gelöst, die gar nicht Ihren Bereich betref- fen, oder die Sie hätten delegieren können. Au- ßerdem werden Ihnen einige Kollegen vorwer- fen, Sie würden ja „nur noch an sich denken“. Wenn Sie das hören, ist das der beste Beweis, dass Sie auf dem richtigen Weg zu Ihren Zielen sind. Sicherlich werden Sie solche Angriffe mit der Frage „An welcher Stelle brauchst du denn von mir Hilfe bei deiner Arbeit?“ abfedern kön- nen. Dann können Sie immer noch überlegen, ob es für Sie und Ihre Ziele sinnvoll ist, dem an- deren zu helfen. Natürlich zu Ihren Bedingun- gen. Sie bestimmen also, wann Sie ihm wieviel helfen und was der andere im Gegenzug für Sie macht. Autor Christian Bremer ist Redner, Autor und Seminarveranstalter im Bereich der souveränen Gelassenheit aus Bochum. E-Mail: info@christian-bremer.de www.christian-bremer.de Tel.: 0234 97668231 CM November / Dezember 2019