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Software-Kompendium 2013
Kostenmanagement in Projekten
06_07
„Projektziel erreicht – on time, to specification and
in budget“ – dieser häufig im Zusammenhang mit
Projekten und Aufträgen verwendete Satz drückt aus,
wann ein Projekt erfolgreich ist. Der Bereich Kosten ist
dabei ein Teil des „magischen Dreiecks“ des Projekt-
managements (siehe Abb. 1) – das Spannungsfeld, in
dem sich die Projektverantwortlichen befinden: Keine
einzelne Dimension kann verändert werden, ohne
dass dies Auswirkungen auf die anderen hat.
Bezogen auf das Kostenmanagement bedeutet dies
unter anderem:
»
Änderungen am geplanten Budget wirken sich auf
Leistung (Projektumfang) und/oder Zeit aus.
»
Änderungen an der Leistung (Projektumfang) und/
oder an der Zeit wirken sich auf die Kosten aus.
Das Kostenmanagement ist damit einer der Kerner-
folgsfaktoren eines Projekts und muss aktiv gesteuert
werden. Hauptbestandteil des Kostenmanagements ist
es, die Prozesse, die für die Planung, Schätzung, Bud-
getierung und Steuerung der Projektkosten relevant
sind, zu definieren und während der Projektlaufzeit
auszuführen (vgl. Deming Cycle: plan, do, check, act).
Dies erfolgt jeweils pragmatisch und projektspezifisch
– frei nach dem Motto „so wenig wie möglich – so
viel wie nötig“.
Die Basis für ein gutes Kostenmanagement wird dabei
bereits während der Projektinitialisierung geschaffen.
Hier und im weiteren Projektverlauf lauern „Kostenfal-
len“ – häufig in direktem Zusammenspiel mit anderen
Bereichen des Projektmanagements.
Die fünf Kostenfallen
Nachfolgende fünf potenzielle Kostenfallen findet man
häufig in Projekten. Im Anschluss an die jeweilige Pro-
blemstellung wird erläutert, mit welchen möglichen
Maßnahmen und Lösungsansätzen man diese Fallen
erfolgreich umgehen kann.
1. Kostenschätzung – Scheingenauigkeit
versus „dicker Daumen“
Problem:
Projektkosten werden mit der falschen
Genauigkeit geplant und festgeschrieben. Oft gibt
es auch „politische Schätzungen“, da man weiß,
dass gewisse Budgetgrenzen nicht überschritten
werden sollten. Erste Kostenschätzungen erfolgen
Top-Down – ohne Bottom-Up-Validierung und häu-
fig ohne Abschätzung oder Ausweis der im Projekt
steckenden Risiken. Abhängig von der Struktur kann
Sinnlose Genauigkeiten, ungeplante Ressourcenbindung, fehlende Budgetkontrolle – die Liste der
Kostentreiber in einem BI-Projekt ist hoch. Wichtig ist es, die definierten Projektziele in einem
dynamischen Umfeld zu erreichen – unter Einhaltung der Kosten, aber auch der Zeit und der Leistung.
Fünf Kostenfallen – und wie Sie sich davor schützen
Magisches Dreieck
Leistung
Zeit
Kosten
Abb. 1
Kosten, Leistung und Zeit sind wichtige Größen des Projekt
managements und bilden zusammen das „magische Dreieck“.