Wissensarbeit 63 Gonna Give You Up“). Das Motto ist nicht nur Marketing, sondern auch Orientierung. Es hilft, potenzielle Programmpunkte zu bewerten und Diskussionen zu fokussieren. KI kann in dieser frühen Phase helfen, solche Leitfragen schneller zu entwickeln und gegeneinander zu testen. Gerade der Start - der berühmte „leere Bildschirm“ - kostet viel Energie. Genau hier kann generative AI als Ideengenerator eingesetzt werden. Sprachmodelle können in Sekunden dutzende Varianten für Event-Claims, Leitfragen oder thematische Klammern generieren, wenn sie mit Kontext gefüttert werden – etwa Zielgruppe, Unternehmensziel, Branche und gewünschte Tonalität. Aus einem vagen „Event zur Zukunft der Arbeit“ wird so beispielsweise ein Set konkreter Leitfragen, die anschließend bewertet und weitergedacht werden. 2. KI als Rechercheassistent (Speaker, Themen, Location, Termin) Wenn Ziele und grobe Stoßrichtung klar sind, beginnt die Recherche: passende Speaker, relevante Themen, unterhaltsame Formate, geeignete Locations, sinnvolle Termine im Spannungsfeld anderer Veranstaltungen. Schnell vergehen Stunden auf Google und Co. Mit KI als Recherche-Tool lässt sich gerade dieser zeitaufwendige Teil der Planung deutlich effizienter gestalten. Sprachmodelle analysieren und verdichten Informationen von Speaker-Websites, Fachartikeln oder Konkurrenzveranstaltungen und erstellen strukturierte Übersichten, etwa zu Trendthemen oder konkurrierenden Events im gleichen Zeitraum. Mögliche Aufgaben eines KI-Co-Piloten: • S peaker-Scouting: Profile für Keynotes, Panels oder Workshops werden analysiert, Schwerpunkte herausgearbeitet, Pro-/Contra-Listen strukturiert und Vorschläge geclustert. • T hemenradar: Durch gezielte Recherchen lassen sich tagaktuell Debatten, neue Entwicklungen und bisher nicht beachtete Perspektiven zu Themen identifizieren. Ebenso sinnvoll: eine ausführliche Recherche anstoßen mit der Frage „Welche neuartigen Formate finden sich auf anderen erfolgreichen Veranstaltungen?“ • Konkurrenzsicht: Auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen werden Veranstaltungskalender gescannt und Übersichten möglicher Terminkollisionen erstellt. Damit wird der Suchraum erweitert. Namen, Daten und Themen werden sichtbar, die jenseits der üblichen Netzwerke liegen. 3. Programmplanung – KI als kritischer Sparringspartner Gerade beim wiederholten Organisieren eines regelmäßigen Events wird der Blick oft unbemerkt enger: bekannte Speaker, vertraute Formate, lieb gewonnene Routinen. KI kann hier als kritische Gegenstimme wirken, die Annahmen hinterfragt, blinde Flecken sichtbar macht und alternative Optionen ins Spiel bringt. Konkrete Anwendungen: • P re-Mortem-Analysen: „Stell dir vor, diese Konferenz gilt in sechs Monaten intern als Fehlinvestition – was waren die wahrscheinlichsten Ursachen?“ Mögliche Schwachstellen werden aufgelistet, etwa Überfrachtung der Agenda, fehlende Diversität der Perspektiven oder unklare Zielgruppenansprache. • Variationen gesamthaft durchdenken: Mit Szenariosimulationen werden Abhängigkeiten und Dominoeffekte im Programm reflektiert – etwa die Auswirkungen zusätzlicher Slots auf Aufmerksamkeit, Pausendichte oder Networking-Zeiten. • B lindspot-Check: Durch gezielte Prompts („Welche Zielgruppen, Perspektiven oder Stakeholder scheinen im aktuellen Programm zu fehlen?“) werden Leerstellen sichtbar gemacht. Richtig gepromptet kann KI genau der Sparringspartner sein, der aus der eigenen Bubble herausführt. 4. KI als Perspektivwechsel-Coach (Budget, Sponsoren, interne Freigaben) Viele Eventverantwortliche agieren gleichzeitig operativ und strategisch: Inhalte werden geplant, Dienstleister koordiniert und zugleich Budgets vertreten, Sponsoren überzeugt und interne Freigaben verhandelt. Hier kann KI als Argumentations- und Entscheidungscoach unterstützen, indem Perspektivwechsel und Gegenargumente simuliert werden. Beispiele: • B udget-Pitch vorbereiten: Kernargumente für ein höheres Eventbudget werden eingegeben, die KI reagiert als kritischer CFO, stellt kluge Rückfragen und identifiziert Argumentationslücken. • S ponsorenperspektive einnehmen: Auf Basis von Sponsorenprofil, Zielgruppe und Paketideen werden typische Fragen, Bedenken und Entscheidungslogiken simuliert – inklusive Vorschläge für Win-win-Lösungen. KI hilft hier, besser vorbereitet und mit klarer Argumentationsbasis in Meetings und Verhandlungen zu gehen. 5. Text- und Content-Co-Autor Im Umsetzungsmodus explodiert die Zahl der Kommunikationsanlässe: Save the Date, Einladungen, Reminder, Speaker-Onboarding, Social-Media-Posts, interne Informationen, Follow-ups DR. JENNY KÖPPE-KARKUTSCH ist Direktorin für Innovation & AI bei der WTS Group, einem Full-Service-Anbieter für Steuerberatungsleistungen und Financial Advisory. Als Mitorganisatorin einer jährlichen AI Conference kennt sie die Herausforderungen des Eventmanagements aus Buchtipp: Dr. Jenny Köppe / Michel Braun: Bereit für die KI-Ära – Mit Herz, Kopf und Bot zu deinem Skillset der Zukunft (Verlag Lehmanns Media, 2026, 343 Seiten, 19,95 Euro) eigener Praxis. Dieser Artikel überträgt das in ihrem gemeinsam mit Michel Braun veröffentlichten Buch „Bereit für die KIÄra“ entwickelte Framework für ein KI-gestütztes Skillset der Zukunft auf den konkreten Arbeitsalltag im Eventmanagement.
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