Tagungsbudgets 51 inkludiert sind, und schließen Sie Longdrinks und Cocktails aus dem Angebot aus. 5. Eventplanung digitalisieren Wie unser MICE-Report ergeben hat, beansprucht ein analoger Event-Planungsprozess auf Unternehmensseite durchschnittlich 15 Stunden. Zeitfresser sind hier die vielen kleinen Arbeitsschritte wie Recherche von Locations, Angebotseinholung, Preisvergleiche, Nachverhandlungen und Detailabsprachen mit dem Dienstleister sowie die Abrechnung. Technologische Lösungen machen die Eventplanung effizienter und damit auch kostengünstiger. Eine Eventmanagement-Software sorgt für den nötigen berblick, gerade wenn ein Unternehmen viele Veranstaltungen pro Jahr organisiert und mehrere Mitarbeitende in der Eventabteilung beschäftigt. Wie man auch vor dem privaten Urlaub den Preis verschiedener Airlines und Hotels vergleicht, sollte man auch bei der Auswahl der Eventlocation nach der besten Option Ausschau halten. Vermittlungsportale für Eventlocations und Tagungshotels bieten die Möglichkeit, die Angebote mehrerer Locationbetreiber zu vergleichen, ohne stundenlang zu recherchieren und händisch verschiedene Angebote einzuholen. Ein direkter Angebotsvergleich zeigt schnell Preis-Leistungs-Unterschiede zwischen den Betreibern und vereinfacht die Entscheidung für einen Anbieter. 6. Compliant Buying im Fokus Ein weiteres Problem der analogen Veranstaltungsplanung ist Maverick Buying. Es ist keine Seltenheit, dass ein teaminternes Event komplett am Einkauf vorbei geplant wird, der Einkauf zu spät einbezogen wird oder bestehende Rahmenverträge nicht genutzt werden. Dabei ist gerade die Veranstaltungsplanung ein komplexes Unterfangen, für das viele Lieferanten nötig sind. So kommt es leicht zu Verstößen gegen Compliance-Richtlinien. Unternehmen können die realen Kosten einer Veranstaltung im Rahmen eines nicht-standardisierten Prozesses nur selten beziffern, da die Gefahr besteht, dass Bestellungen am Einkaufssystem vorbei getätigt werden und somit nicht in Reportings auftauchen. Die vielen Insellö sungen auf dem Markt machen den Einkauf von Firmenevents unn tig unubersichtlich und ineffizient.
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