tagen 50 einen detaillierten Budgetplan, der sowohl fixe als auch variable Kosten berücksichtigt, und behalten Sie so immer den berblick in der Kostenkalkulation. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur offensichtliche Ausgaben wie Location und Catering, sondern auch versteckte Kosten wie Versicherungen, Sicherheit und technische Ausstattung. Ein Puffer für unerwartete Ausgaben sollte ebenfalls eingeplant werden. 3. Die Veranstaltungslocation Die Wahl der Veranstaltungslocation hat einen erheblichen Einfluss auf das Ergebnis und den Erfolg Ihrer Veranstaltung, aber auch auf die Gesamtkosten. Um Kosten zu sparen, sollten Unternehmen nicht nur nach High-End-Locations suchen. Interne Veranstaltungsräume oder Kooperationen mit anderen Unternehmen können eine kostengünstige Alternative darstellen. Bedenken Sie bei der Auswahl der Location bereits die Anreise der Teilnehmenden. Zentral gelegene Locations (Flughäfen oder Hauptbahnhöfe) haben den Vorteil, dass eine bequeme Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Tendenziell schlagen in einer City gelegene Räumlichkeiten mehr ins Budget. Generell gilt: Vergleichen Sie Angebote und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Suche. Hier hilft es auch, sich Unterstützung von Event-Experten oder -Expertinnen zu holen, die die Veranstaltungslocations aus anderen Gelegenheiten kennen, und Einschätzung geben können, ob die Preise angemessen sind. 4. Der frühe Vogel … Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Planung Ihres Events. Gerade bei wiederkehrenden Events wie jährlichen Betriebsfesten oder Schulungen empfiehlt es sich, bis zu einem Jahr im Voraus eine Anfrage in der gewünschten Location zu stellen. Mit einer vertraglich getroffenen Vereinbarung stellen Sie auch sicher, dass nicht noch potenzielle Preissteigerungen einkalkuliert werden müssen. Mit einer frühen Anfrage profitieren Sie außerdem von Frühbucherrabatten. Verhandeln Sie geschickt nach, um günstigere Preise für Catering, Dekoration und technische Dienstleistungen zu erzielen. Hier noch einige Ansätze, wie Sie die Kosten für Ihr Event nach unten korrigieren können: Machen Sie aus dem gesetzten Mittag- oder Abendessen eine Büffet-Variante. Das spart Personal und dadurch Kosten. Bei einem Tagesevent können Sie eine der Kaffeepausen streichen. Auch bei den Getränkepauschalen lässt sich der Rotstift ansetzen. Prüfen Sie, welche Getränke
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