49 Tagungsbudgets der Anreise und Teilnahme lohnt. Gerade kurzfristig organisierte Events können sich schnell zu einem enorm hohen Kostenpunkt entwickeln. Das Eventmanagement erfordert deshalb strategische Planung, kreative Herangehensweisen und kluge Entscheidungen, die von digitalen Tools gestützt werden können. Acht Spartipps für eine professionelle, ressourcenschonende Eventplanung Hier stellen wir acht Tipps vor, wie Unternehmen vorhandene Ressourcen optimal nutzen und gleichzeitig Kosten sparen können, ohne Kompromisse bei der Qualität der Veranstaltungen einzugehen. 1. Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Event? Bevor die Planung beginnt, müssen klare Ziele für das Event definiert werden. Geht es darum, Wissen zu einem bestimmten Produkt zu vermitteln, den Teamgeist zu stärken oder die Beziehung zum Kunden zu vertiefen? Die Ziele dienen als Leitfaden für jede Entscheidung im Planungsprozess und helfen, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Beispiel Teamevent: Legen Sie schon in der Zieldefinierung den Fokus auf Ihre Unternehmenswerte. Welche Werte wollen Sie während der Veranstaltung unbedingt im Mindset Ihrer Kollegen und Kolleginnen verankern? Integrieren Sie passende Teambuildingmaßnahmen. 2. Alles hängt von der Budgetplanung ab Die Budgetierung ist das Rückgrat der Eventkostenkontrolle. Am besten starten Sie ausgehend davon, wie groß die Kosten für die Veranstaltung insgesamt sein dürfen und wie hoch damit die Kosten pro Teilnehmenden maximal sein dürfen. Führen Sie Digitalisierung tut not Die Eventbranche in Europa gilt als Nachzügler in Sachen Digitalisierung. Gerade die Unternehmen als Event- und Tagungsveranstalter sind noch zu sehr auf verschiedene Plattformen für Locations sowie auf Insellösungen zur digitalen Buchung angewiesen. Eine Digitalisierung kann den Unternehmen und gleichzeitig auch den MICE-Anbietern nur Vorteile bringen, meint Dr. Paul Philipp Hermann. „Die MICE-Branche arbeitet in weiten Teilen heute noch wie vor 20 Jahren. Viel Geschäft wird weitgehend manuell abgewickelt.“ Deswegen seien derzeit Angebotsprozesse noch zu zeit- und personalintensiv und das Sourcing von Tagungshotels und Eventlocations erfordere zu viele Abstimmungsrunden. Mit seinem Unternehmen „Event Inc Group“ in Hamburg betreibt Hermann nach eigenen Angaben Europas größte digitale Plattform für die Buchung und das Management von Firmenveranstaltungen. So sollen Unternehmen schnell die besten Angebote erhalten (von Tagungshotels, Eventlocations, Meetingräumen und Team-EventAnbietern), direkt buchen sowie das Teilnehmermanagement abbilden. Insgesamt stehen bei diesem One-Stop-Shop-Ansatz in Europa mehr als 20.000 Locations zur Auswahl.
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