tagen 24 Tagen 1_2023 Die Coronakrise hat gezeigt, dass man Wissen sehr gut über das Internet verbreiten kann. Aber auch künftig gehen Menschen gerne wieder zu Vor-Ort-Veranstaltungen und sehen dies als eine wichtige Abwechslung zu ihrem Alltag im Büro oder Homeoffice. Das sagt eine aktuelle Studie von GCB und Fraunhofer IAO (Ergebnisse siehe Informationskasten auf der nächsten Seite). Allerdings sind die Erwartungen an Vor-Ort-Veranstaltungen anders und zugleich pointierter als vor Corona. Bei der Entscheidung für den Besuch einer Vor-Ort-Veranstaltung spielt die Anzahl der Teilnehmenden und der Personenkreis eine nicht zu unterschätzende Rolle. Es scheint, dass sich Menschen gegenseitig auf Veranstaltungen ziehen. Somit überrascht es nicht, dass das Thema Networking für 91 Prozent der Befragten der zentrale Grund für die Teilnahme an Vor-OrtVeranstaltungen ist. Durch weitere Befragungen kam heraus, dass die meisten Ideen den Befragten im Arbeitsalltag beim kreativen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen (12,0 Prozent) kommen. Die Ideengewinnung bei der Teilnahme an Vor-Ort-Veranstaltungen liegt bei 9,0 Prozent. Allerdings wird nur fünf Prozent der Arbeitszeit für die Teilnahme an Veranstaltungen aufgewendet. Damit ist die Masse der Ideen, die auf Veranstaltungen entstehen, deutlich höher als das, was an den üblichen 230 Arbeitstagen im Jahr im Büro oder Homeoffice innovatives passiert. Handlungsempfehlungen Die Studie „Redefining Event Attendance 2023“ lässt sich zu folgenden Handlungsempfehlungen zusammenfassen: • Veranstaltungen sind wichtig für Networking, als Inspirationsquelle und zur Arbeitgeberbindung, weshalb sie gezielt eingesetzt (mit exzellentem Inhalt) werden sollten. • Veranstaltungsbesuche führen idealerweise nicht zu einer höheren Arbeitsbelastung und sind kompatibel mit den Lebenssituationen der Mitarbeitenden. • Die Festlegung eines Veranstaltungskontingents und eines entsprechenden Budgets, über das die Mitarbeitenden frei verfügen können, schafft eine Kultur des Vertrauens. • Workations können die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern (Verknüpfung mit Akquisitionsbesuchen). Menschen wollen netzwerken und Neues entdecken STUDIE. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und das GCB German Convention Bureau erforschen gemeinsam, warum in Zukunft BusinessMeetings und -Konferenzen gefragt sein werden. In ihrer aktuellen Studie „Redefining Event Attendance“ erklären sie die Sehnsucht nach Vor-Ort-Veranstaltungen. • Nachhaltigkeit sollte in möglichst allen Bereichen rund um Veranstaltungen und Geschäftsreisen mit Hilfe standardisierter Prozesse und nach Möglichkeit auch digitaler Tools adaptiert werden. • Die schnellere Adaption neuer Konzepte rund um BusinessEvents ist ausgesprochen wünschenswert. Dies kann unter anderem durch einen stärkeren Fokus auf die Experimentierphase von Veranstaltungen gelingen, die sich zunächst auf den Erkenntnisgewinn und nicht auf perfekte Lösungen konzentriert. • Es ist wichtig, dass Veranstaltungen genügend Raum für Netzwerken und Arbeiten bieten. Wichtige Faktoren sind dabei das Angebot von Co-Working-Spaces und stabiler Internetverbindung. • Zukünftig heißt es „Qualität statt Quantität“ bei Veranstaltungsbesuchen, weswegen eine klare Inhaltsbestimmung von Veranstaltungen essenziell wird. • Ein erweitertes Angebotsrepertoire ermöglicht es, sich besser und schneller an die Wünsche und Bedürfnisse von Kundinnen und Kunden und potenziellen Veranstaltungsteilnehmenden anpassen zu können. • Attraktive Mobilitätsangebote rund um eine Veranstaltung sind möglichst einfach und kostengünstig. Kosten-Nutzen-Rechnung weiterhin wichtig GCB und Fraunhofer IAO sind sich trotz aller modernen Entwicklungen sicher: In Zukunft wird die Kosten-Nutzen-Abwägung eine weiterhin wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen eine Vor-Ort-Veranstaltung spielen. Dabei werden zunächst die unterschiedlichen Effekte einer virtuellen und einer physischen Veranstaltung gegeneinander abgewogen und bewertet. Anhand der definierten Zielerreichung wird anschließend entschieden, ob eine physische Teilnahme vor Ort sowohl aus individueller als auch aus Unternehmenssicht tatsächlich sinnvoll ist. Daher sollten zukünftige Veranstaltungen einen klaren Mehrwert für den Berufsalltag der entsprechenden Zielgruppen bieten. Neben der Kosten-Nutzen-Abwägung bei Präsenzveranstaltungen ist laut Studie zusätzlich zu beachten, dass diese sowohl zur Bindung an ein Unternehmen als auch zum Austausch dienen können und eine Inspirationsquelle darstellen.
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