Advertorial Die Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge kostet HR Tag für Tag unnötig viel Zeit. Manuelle Prozesse machen sie komplex, fehleranfällig und riskant. Dabei geht es längst auch anders: Digitale Plattformen entlasten HR von Aufwand und Risiken, ein Beispiel dafür ist Penzilla. Eigentlich soll die betriebliche Altersvorsorge Mitarbeitende langfristig binden und Sicherheit bieten. Doch in vielen Unternehmen wird sie vor allem als Last empfunden. Grund dafür ist die Art der Verwaltung. HR kämpft noch immer mit fragmentierten Prozessen und nicht aufeinander abgestimmten Lösungen, und das in einer Zeit, in der Automatisierung in vielen anderen HR-Bereichen längst etabliert ist. Was so entsteht, ist mehr als nur lästig. Aus der Komplexität erwachsen echte Risiken: Beitragserhöhungen werden nicht an die Lohnbuchhaltung weitergegeben, Beratungen, Vereinbarungen und Veränderungen werden nicht revisionssicher dokumentiert, jahrzehntealte Versorgungszusagen verstauben in Aktenordnern. Genau das sind die häufigsten Einfallstore für Haftungsrisiken. Wie viel bAV-Verwaltung kann HR noch ertragen? Gleichzeitig rauben die manuellen Abläufe den HR-Teams Zeit, die sie an anderer Stelle dringend brauchen. Statt strategische Initiativen voranzutreiben, beschäftigt sich HR mit Routinearbeiten. Weil der Prozess so belastend ist, wird die bAV nicht aktiv gestaltet, sondern nur verwaltet, und verliert als strategischer Benefit an Wirkung. Wie HR die Arbeit abgibt, aber die Kontrolle behält Doch es geht auch anders: Wer Prozesse digitalisiert und automatisiert, kann die bAV-Verwaltung endlich von einer Belastung in einen attraktiven Benefit verwandeln, sowohl für Mitarbeitende als auch für HR. Digitale Plattformen bringen die fragmentierten Verwaltungsprozesse in einer einzigen Anwendung zusammen. Sie verbinden die einzelnen Akteure miteinander, reduzieren Fehlerquellen und schaffen endlich Transparenz. Penzilla ist ein Beispiel: Die Lösung verbindet HR, Lohnbuchhaltung, bAV-Berater und Mitarbeitende in einem System und bildet zugleich alle Versorgungsordnungen in sämtlichen Durchführungswegen ab. Relevante Gehaltsdaten fließen über Schnittstellen zu DATEV oder SAP automatisch in die Lohnbuchhaltung, wodurch Abrechnungsfehler ausgeschlossen werden. Der bAV-Berater erhält sofort Meldung bei Ein- oder Austritten und kann unmittelbar reagieren. Mitarbeitende haben ein eigenes Portal, um ihre Vorsorge einzusehen oder Beratungen anzufragen. HR behält die Übersicht über diese Vorgänge, aber muss nicht mehr eingreifen. Unternehmen werden umfassend begleitet, sodass das Thema bAV nicht länger allein auf dem Tisch der HR-Abteilung liegt. BAV-bezogene Tätigkeiten lassen sich so um 100 % und Verwaltungskosten um bis zu 40 % reduzieren. Große Unternehmen wie Lacoste oder ProSiebenSat.1 setzen die Lösung bereits erfolgreich ein – mit spürbaren Effekten. Das Ergebnis: HR-Abteilungen gewinnen Zeit und Freiheit zurück. Prozesse sind vollautomatisiert und die Compliance zu 100 % sichergestellt. Nacharbeiten in der Lohnbuchhaltung gehören der Vergangenheit an. So entsteht wieder Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: das Wohlergehen der Mitarbeitenden. Manuelle Prozesse machen die bAV-Verwaltung zeitintensiv, fehleranfällig und belasten viele HR-Abteilungen.
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