50 Betriebliche Altersversorgung personalmagazin bAV Beitragszusammensetzung zu ermitteln. Diese differenziert nicht nur zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerfinanzierung, sondern ist auch verbunden mit der Frage nach Steuer- und Sozialversicherungsrelevanz. Elementar ist darüber hinaus – nicht zuletzt zur Minimierung von Haftungsrisiken – eine rechtssichere Dokumentation und die Umsetzung in Lohnabrechnung und Personalakte: dies muss auch einer Betriebsprüfung standhalten. Zahlreiche Vorgänge sind abzustimmen – insbesondere im Dreiecksverhältnis zwischen Unternehmen, Versicherer und Mitarbeitenden, im Einzelfall darüber hinaus auch mit öffentlichen Organen. Aufklärung und Eigeninitiative wird auch von den Beschäftigten erwartet Auch Mitarbeiter tragen Verantwortung im Prozess: Sie sollten insbesondere frühzeitig Informationen zu ihrer bestehenden bAV einholen und diese dem neuen Arbeitgeber vorlegen – bei Direktversicherungen etwa in Form einer digitalen oder analogen Versicherungspolice. Darüber hinaus können sie aktiv die Fortführung oder Beitragsfreistellung beantragen. Allerdings schlägt die Praxis hier oftmals die Theorie: In vielen Fällen fehlt auf Arbeitnehmerseite das Wissen um Fristen, Verfallbarkeiten oder Gestaltungsspielräume – was nicht zuletzt die Personalabteilungen zur proaktiven Kommunikation und Übernahme von Verantwortung zwingt. Strategischer Umgang statt Ad-hoc-Lösungen Der Wechsel eines Arbeitnehmenden mit bestehender bAV bedeutet für Unternehmen häufig: händische Prozesse, manuelle Datenerfassung und langwierige Abstimmungen mit Versorgungsträgern oder Versicherern. Oft fehlen standardisierte Abläufe, digitale Schnittstellen oder integrierte HR-Software. In vielen Unternehmen sind Stempel, Unterschriften und postalische Dokumente noch immer gelebter Alltag. Die Folgen können dramatisch sein: Verzögerunzwischen allen Beteiligten, einschließlich Versorgungsträgern, Mitarbeitenden und Versicherern, steuern. So lassen sich auch Haftungsrisiken auslagern. Gefahrenquellen und Praxisfehler In der Praxis sind es oft wiederkehrende Fehler, die Übergänge erschweren: • fehlende oder verspätete Abmeldung beim Versorgungsträger • nicht übertragbare Unterstützungskassen-Versorgungen • übersehene Jahresverträge mit Einmalbeiträgen • nicht abgestimmte Übernahme bestehender Verträge • rechtlich unsaubere Weiterführung, die Haftungsrisiken birgt All dies lässt sich vermeiden – mit dem richtigen Setup in der Personalabteilung. Wichtig ist, frühzeitig mit dem Mitarbeitenden über dessen bestehende bAV zu sprechen, aktiv Unterlagen anzufordern und gegebenenfalls eine fachliche Prüfung vor einer Übernahme zu veranlassen. In jedem Fall sind Menschen in der HR-Abteilung gefragt, die über bAV-Know-how verfügen. Ein bAV-Vertrag begleitet Beschäftigte über viele Jahre – oft über mehrere berufliche Stationen hinweg. Für Unternehmen bedeutet das: Sie sollten sich nicht auf Ad-hoc-Entscheidungen verlassen, sondern klare Prozesse etablieren, Zuständigkeiten definieren und sich gegebenenfalls auch externe Expertise sichern. Nur so lässt sich die betriebliche Altersversorgung beim Jobwechsel rechtssicher und effizient gestalten – zum Vorteil aller Beteiligten. MARCO ECKERT ist Geschäftsführer der DCS Deutsche Clearing-Stelle. gen, doppelte Beitragszahlungen oder sogar das Übersehen ganzer Verträge – insbesondere bei Policen mit jährlicher Beitragsweise. Im Zweifelsfall wird die Fortführung von Anwartschaften allein aufgrund von Bürokratie verhindert. Ein professioneller Umgang mit der bAV bei Jobwechseln erfordert folglich mehr als nur punktuelle Reaktionen. HRAbteilungen sollten ihre Systeme konsequent um die Fragestellung „bAV vorhanden?“ ergänzen – sowohl beim Eintritt als auch beim Austritt. Dabei helfen standardisierte Checklisten, klare Prozesse und kontinuierliche Weiterbildung zu aktuellen rechtlichen Entwicklungen. Zudem empfiehlt sich – gerade bei mittelständischen und großen Unternehmen – über eine Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern nachzudenken, die nicht nur die operative Umsetzung übernehmen, sondern auch die Koordination Checkliste: Umgang mit der bAV Beim Eintritt: Nach vorhandener bAV fragen, Vertragsunterlagen anfordern Beim Austritt: Verträge fristgerecht abmelden, Versorgungsträger informieren Unverfallbarkeit prüfen: Finanzierungsart und Vertragsdauer beachten Bei Übernahmewunsch: Fachliche Prüfung einholen, Haftungsfragen klären Prozesse dokumentieren und in HR-Software abbilden Checklisten für Standardprozesse etablieren Zusammenarbeit mit externem Clearing-Dienstleister erwägen
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