5 Digitalisierung von HR-Prozessen Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich voran. Zahlreiche Tätigkeiten, die bislang durch den Menschen ausgeführt wurden, können nunmehr (weitgehend) automatisiert erfolgen. Auch Personalprozesse werden zunehmend digitalisiert. Welche Chancen ergeben sich hieraus für Unternehmen und deren HRAbteilungen? Die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von „LegalTech“ werden hier am Beispiel der Sozialauswahl illustriert. Digitalisierung ist integraler Bestandteil des menschlichen Alltags: Sie beeinflusst, wie wir kommunizieren, konsumieren, lernen und unsere Freizeit gestalten. Nicht zuletzt durch die Berichterstattung über „große Sprachmodelle“ wie „GPT-3“, mit dem Texte erstellt, Fragen beantwortet und Aufgaben gelöst werden können, ist die „digitale Revolution“ in aller Munde. Digitalisierung und HR Digitale Anwendungen und Softwarelösungen sind im HR-Bereich in vielen Unternehmen bereits fest etabliert und kommen insbesondere in Form von Bewerbermanagement-Tools, Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen, digitalen Personalakten, aber auch umfassenden Personalmanagement- oder „HCM“- Systemen zum Einsatz. Dabei sollen durch digitalisierte und automatisierte Prozessabläufe vor allem administrative Aufgaben schneller bewältigt und „Zeitfresser“ im HR-Bereich verschlankt werden. Neben der automatisierten Abarbeitung von Routineaufgaben bieten Softwarelösungen die Möglichkeit, bei Personalentscheidungen zu unterstützen, um diese effektiver, einfacher und schneller treffen zu können. Entsprechende Tools werden oft bereits im Bewerbungsverfahren genutzt. Hier ist die Anzahl an Interessenten vielfach so groß, dass sich Arbeitgeber einer künstlichen Intelligenz bedienen, die Bewerbungen vor- oder auch aussortiert. Teilweise sind derartige Systeme sogar in der Lage, Persönlichkeitsprofile der Kandidaten zu erstellen, indem sie eingehende „Bewerbungsvideos“ mit Blick auf Mimik, Gestik, Sprache und schließlich den Inhalt der getätigten Äußerungen analysieren. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses besteht beispielsweise durch das Erstellen softwaregestützter „Rankings“ unter den Mitarbeitern die Möglichkeit, automatisierte Vorschläge für Beförderungsentscheidungen zu erhalten. Beendigung des Arbeitsverhältnisses / Sozialauswahl „Legal-Tech-Lösungen“ können auch bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen unterstützen, insbesondere dann, wenn im Rahmen betriebsbedingter Kündigungen die Durchführung einer Sozialauswahl nach § 1 Abs. 3 KSchG erforderlich ist. Viele Unternehmen ermitteln derzeit noch „händisch“ oder anhand teilautomatisierter Excel-Tabellen, welchen Arbeitnehmern auf Grundlage der gesetzlich vorgegebenen Kriterien (Lebensalter, Betriebszugehörigkeit, Schwerbehinderung und Unterhaltspflichten) als den jeweils „sozial Stärkeren“ zu kündigen ist. Sozialdaten auf diesemWege zu erheben und zu gewichten, ist jedoch nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig und stößt spätestens in größeren Umstrukturierungs- oder Transformationsprojekten an Grenzen. Softwaregestützte Sozialauswahl Hier kommen softwarebasierte Sozialauswahl-Tools ins Spiel, mit deren Hilfe die Sozialauswahl weitestgehend automatisiert durchgeführt werden kann. Durch die hiermit einhergehende Zusammenführung und Optimierung der Abläufe werden nicht nur Zeitaufwand und Kosten eines Projekts deutlich reduziert, sondern gleichzeitig auch die Effizienz und Rechtssicherheit des Auswahlprozesses signifikant gesteigert. Eine derartige Softwarelösung ist „CMS-Select“, an dessen Beispiel die Funktionsweise automatisierter SozialauswahlTools im Folgenden exemplarisch illustriert wird. Damit das Tool einen Vorschlag für die Sozialauswahl unterbreiten kann, werden zunächst die durchzuführenden Maßnahmen (beispielweise „Einstellung des Technischen Kundendienstes“ oder „Schließung der Produktion“) definiert und anschließend die relevanten Ausgangsdaten für das Projekt in das System übertragen. Erfasst werden müssen insbesondere die Sozialdaten der unmittelbar vom Verlust ihres Arbeitsplatzes betroffenen Mitarbeiter, aber auch die der Kollegen, die mit ihnen „vergleichbar“ sind und somit nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) in die Sozialauswahl einbezogen werden (etwa BAG, Urteil vom 20.6.2013, Az. 2 AZR 271/12). Die entsprechenden „Vergleichsgruppen“ können sodann in der Software hinterlegt werden. Um die gesetzlichen Anforderungen des § 1 KSchG hinreichend abbilden zu können, sollten überdies auch freie Arbeitsplätze im Unternehmen vermerkt werden, auf denen geeignete Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten bestehen.
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