65 · Digital Guide · Real Estate 2024 derartige Umlagen zulasten des Mieters verbietet. Entsprechende Klauseln sind also unwirksam und hinfällig. Darunter fallen vor allem einmalige, nicht wiederkehrende Kosten, wie Sanierungsmaßnahmen oder spezielle Versicherungen.“ Dies verursachte nach Angaben der Studie eine zusätzliche unrechtmäßig erhobene Summe von 7.686 Euro. Aufaddiert ergeben sich so 16.127 Euro, die im Durchschnitt zu viel berechnet wurden. Den gravierendsten Abrechnungsfehler der Untersuchung lieferte eine Bürofläche mit 42.730 Quadratmetern. Dort wurden rechtswidrig nicht umlegbare Kosten in Höhe von 166.966 Euro auf den Mieter abgewälzt. Hinzu kamen außerdem noch 33.000 Euro nicht vereinbarte Kosten und 200.998 Euro an unkonkreten Kosten. Die Summe: saftige 400.964 Euro. BEI UNSICHERHEIT RECHTSBERATUNG EINHOLEN Besonders auffällig ist, wie häufig Wartungstätigkeiten als Fehlerquellen auftauchen. Hierbei sollte daher möglichst genau auf eine klare Regelung in den Mietverträgen geachtet werden, die sowohl die zu wartenden Geräte als auch die erforderlichen Rahmenbedingungen beschreibt. In diesem Zusammenhang empfiehlt Thomas Wuttge von GiT: „Bei Unsicherheiten in einzelnen Klauseln der Betriebskostenabrechnung sollte man nicht zögern, eine Rechtsberatung einzuholen. Damit lassen sich langwierige Auseinandersetzungen von vornherein vermeiden.“ Wie steht es aber mit dem „Faktor Mensch“? Chris Möller, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter von Mineko, rät Vermietern vor allem zu einer Vorsichtsmaßnahme: „Ein wirksamer Weg, Unstimmigkeiten schneller zu klären, ist, auf Vermieterseite die Prozesse ‚Erstellen‘ und ‚Prüfen‘ der Abrechnung voneinander zu trennen – nach dem Motto: ,Wer erstellt, prüft nicht; wer prüft, erstellt nicht.‘ Insbesondere wenn der Mieter Widerspruch einlegt, sollte die Prüfung des Dokuments nicht durch die Person erfolgen, die die Abrechnung vorgenommen hat.“ KONKRETER PRÜFBERICHT Ein Prüfbericht, den Mineko einem Nutzer übermittelte, verdeutlicht die typischen Fehler, die in der Praxis der Nebenkostenabrechnung auftreten. Es handelt sich um ein Unternehmen, das in Berlin eine Mietfläche von 8.902 Quadratmetern betreibt. Für den Abrechnungszeitraum 2020 forderte der Vermieter eine Betriebskostennachzahlung von 85.230,24 Euro. Davon blieben nach eingehender Untersuchung durch Mineko nur noch 22.736,41 Euro an gerechtfertigten Kosten übrig. Hier der Teil der beanstandeten Posten, der von allgemeinem Interesse ist: Wartung Feuerlöscher/Wandhydranten. Einwand der Prüfer: „Es wurden sowohl umlagefähige als auch nicht umlegbare oder mietvertraglich nicht vereinbarte Betriebskosten in einer Kostenposition abgerechnet. Da es im Mietvertrag an einer Vereinbarung für die Wartung der Wandhydranten mangelt, sind diese nicht auf den Mieter umlegbar. Die Vereinbarung zur Kostentragung der Wartung Feuerlöscher ist hingegen im Mietvertrag getroffen worden. Diese Kosten sind getrennt auszuweisen und lediglich die umlagefähigen Betriebskosten abzurechnen.“ Nebenkostenreduktion um 305,82 Euro. Wartung brandschutztechnischer Anlagen. Die Umlage dieser Kostenart ist nur dann möglich, wenn dies konkret vereinbart wurde, was hier nicht der Fall war. Die Nebenkostenabrechnung reduziert sich um 991,62 Euro. Wartung ELA-Anlage. Auch diese Kosten sind nur bei Vorliegen einer Vereinbarung zwischen Mieter und Vermieter umlegbar. Keine Vereinbarung: Reduktion der Abrechnung um 372,72 Euro. Wartung Türanlagen. Im Prüfbericht heißt es: „Es wurden sowohl umlagefähige als auch nicht umlegbare oder mietvertraglich nicht vereinbarte Betriebskosten in einer Kostenposition abgerechnet. Da es in dem vorliegenden Mietvertrag an einer Vereinbarung für die Wartung jeglicher Automatiktüren mangelt, sind diese nicht auf den Mieter umlegbar. Die Vereinbarung zur Kostentragung der Wartung Brandschutztüren ist hingegen im Mietvertrag getroffen worden. Die Kosten sind daher getrennt auszuweisen und lediglich die umlagefähigen Betriebskosten abzurechnen.“ Einsparung: 989,60 Euro. Wartung sicherheitstechnische Anlagen. Gutachten: „Grundsätzlich ist diese Kostenposition in ihrer Bezeichnung trotz der Erläuterungen zu unbestimmt. Der Mieter muss anhand der Bezeichnung in der Abrechnung und etwaigen Erläuterungen in der Lage sein, die abgerechneten Kosten einer Nebenkostenart zuzuordnen. Wenn dies nicht möglich ist, muss der Mieter für diese Kosten keine Zahlung leisten. Die Bezeichnung ‚sicherheitstechnische Anlagen‘ ist zu unkonkret. Um die Umlagefähigkeit zu bestimmen, ist eine Erläuterung, welche Wartungen an welchen sicherheitstechnischen Anlagen konkret durchgeführt worden sind, notwendig.“ Reduzierung um 5.777,24 Euro. Leuchtmittel. Den Prüfern war diese Positionsbezeichnung in der Abrechnung zu unbestimmt: Unklar sei, welche Kosten auf den Mieter umgelegt wurden. Es könne nicht nachvollzogen werden, ob es sich hierbei um Anschaffungs-, Wartungs-, Betriebs- oder Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten handelte. Minderung: 273,77 Euro. 100% Grundkosten Heizung. Die Heizkosten müssen in Grundkosten und Verbrauchskosten aufgeteilt werden. Wenn weder eine Verbrauchsmessung noch eine Schätzung möglich ist oder trotz verbrauchsabhängiger Geräte keine Ablesung vorgenommen wurde, muss gesetzlich nach Mietfläche umgelegt und ein Abzug von 15 Prozent vorgenommen werden. Hier gab es eine gravierende Unklarheit: „Für die Berechnung der Grundkosten Heizung ist die Gesamtfläche auf die beheizte Fläche heruntergerechnet worden. Allerdings hätte die anteilige Mietfläche ebenfalls auf die beheizte Fläche reduziert werden müssen.“ Der Vermieter gab in diesem Zusammenhang keine befriedigende Erklärung oder Erläuterung. Liefere er diese nicht nach, würde sich eine Reduzierung der Nebenkostenabrechnung um 29.431,49 Euro ergeben.
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