Immobilienverwaltung /Facility Management Elektronische Rechnungen 50 · Digital Guide · Real Estate 2025 auch miteinander kompatibel sein müssen“, fürchtet Bock. Zwischen Theorie und praktischer Umsetzung klaffe eine Lücke, so Bock. Das macht er unter anderem im Austausch mit dem öffentlichen Sektor fest. Der sei zwar teilweise digitalisiert, aber trotzdem weiter mit PDF-Rechnungen unterwegs – bestehende Software und deren Möglichkeiten werden nach seiner Meinung zu wenig genutzt. Bock priorisiert das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands); eine Lösung, die einerseits den bisherigen Nutzern des PDF-Dokuments Bedienungskomfort und andererseits ein automatisierbares strukturiertes Format bietet. Das „hybride“ ZUGFeRD-Format kombiniert eine Rechnung im unveränderbaren PDF/A3-Format mit einer XML-Datei. Das Bundesministerium der Finanzen hat zumindest bereits die Zulässigkeit des ZUGFeRD-Formats im Rahmen des geplanten Umstellungsprozesses bestätigt und dargelegt, dass im Falle einer inhaltlichen Abweichung zwischen der PDF/A3-Datei und der XML-Datei Letztere den Vorrang genieße. BÜROKRATISCHE HÜRDEN BRINGEN HAUSVERWALTER IN UMSTELLUNGSSTRESS Hinsichtlich der Ausgangsrechnungen ist man laut Arne Pistoor aus Westerstede in seinem Hause vorbereitet: „Wir arbeiten mit ,Datev Unternehmen online‘, einer Browseranwendung der Datev AG. Es gibt dort eine junge Anwendung ,Auftragswesen next‘, mit der wir unsere Ausgangsrechnungen schreiben, diese online versenden und zukünftig auch im elektronischen Format versenden können.“ Spannend wird es nach eigener Aussage auch für Pistoor und sein Team, „wie unsere Handwerker und Dienstleister dies umsetzen werden“. Viele von ihnen hätten Schwierigkeiten, ihre Handwerkerkosten korrekt auszuweisen. „Was uns als Hausverwalter zurzeit umtreibt, sind die Themen thermischer und hydraulischer Abgleich und generell im Zuge des Gebäudeenergiegesetzes der Umgang mit immer mehr Vorgaben bürokratischer Art“, so Andreas Heyder, Dr. Tasler & Partner Immobilien aus Rostock. Das Thema E-Rechnung habe da im B2B aktuell nicht oberste Priorität. Entscheidend sei beim Austausch der Rechnungen mit Stadtwerken und Co. der Digitalisierungsgrad. Heyder setzt darüber hinaus auf seinen Softwareanbieter, der mögliche nötige Ergänzungen frühzeitig einpflegt. Zusammenfassend kann man sagen, dass nach aktuellem Stand laut Angaben von Westprüfung „spätestens ab 2028 auch kleinere Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen müssen“. ZUGFERD ALS DIGITALES ZUGPFERD AUF DEM WEG ZUR PAPIERLOSEN RECHNUNG Die Ära der Rechnungen auf Papier neigt sich in Deutschland dem Ende zu. Für bestehende EDIRechnungen (Electronic Data Interchange) gilt eine Übergangsfrist von etwa drei Jahren. Die E-Rechnung beruht auf dem maschinenlesbaren Dateiformat XML. Derzeit sind in Deutschland vor allem XRechnung, die von Behörden genutzt wird, und ZUGFeRD bekannt, ein hybrides Format. Zu den Herausforderungen gehören technische Anforderungen, die Integration in bestehende Systeme, Datenschutzfragen und die Notwendigkeit, Mitarbeitende auf neue Prozesse umzuschulen. Viele Anbieter von Hausverwaltungs-Software sind am Start mit entsprechenden Konzepten, einige zögern aber die Anpassung noch hinaus, da die Aussagen vom Gesetzgeber noch nicht vollkommen klar seien. Es gibt außerdem OpenSource-Varianten. Gerüchtehalber soll auch eine kostenlose staatliche Plattform angeboten werden, aber in dieser Frage ist noch nichts entschieden. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte wohl weiter zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Quelle: IHK Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) 2029 2025 2026 2027 Sonstige Rechnungen, in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG etc. (diese weiterhin mit Zustimmung des Empfängers) und einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro Rechnungen im EDI-Format mit Zustimmung des Empfängers E-Rechnungen (konform zu EN 16931) JA NEIN 2028 Übergangsfristen Übergangsfristen (Versand) der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland
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