Immobilienverwaltung /Facility Management Elektronische Rechnungen 48 · Digital Guide · Real Estate 2025 Fakt ist, dass seit Anfang 2025 eine Zustimmung notwendig ist, um Geschäftskunden noch PDF-Rechnungen zukommen zu lassen. Das bedeutet umgekehrt: Wenn die Kunden eine PDF-Rechnung ablehnen, müsste die Rechnung in Papierform verschickt werden, dagegen kann der Kunde nichts tun. „Auch Unternehmen mit nur Privatkunden sowie Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten prüfen, ob ab 2025 wenigstens der Empfang von E-Rechnungen möglich ist“, riet Spielmann vor dem Jahreswechsel. Seit diesem Zeitpunkt können Lieferanten uneingeschränkt ERechnungen versenden. Verwalterinnen und Verwalter, die noch per Hand beziehungsweise mit Excel-Tools ihr Tagesgeschäft abwickeln, sollten sich jetzt professionalisieren und rechtzeitig auf passende Softwarelösungen umstellen. Das sind anscheinend mehr Unternehmen als vielfach angenommen: Etwa ein Drittel aller Verwaltungen ist nach Aussage von Branchenkennern noch mit Papier und Excel-Tools zugange. Die Gründe sind differenziert zu sehen. Für VDIV-Mitglied Stefan Buhl, geschäftsführender Gesellschafter von Krasemann Immobilien, hat das unter anderem mit dem Alter der Inhaberinnen und Inhaber zu tun, die die nötige Umstellung möglichst auf ihre Nachfolger verschieben wollen. Zwar habe der Digitalisierungsgrad in seiner Branche deutlich zugenommen, es handele sich aber eben um eine sehr konservativ geprägte Unternehmerlandschaft, die sich teils schwertue bei der Umstellung. Das Unternehmen Krasemann aus Hannover mit etwa 7.500 verwalteten Einheiten im Wohn- und Gewerbebereich nutzt Domus-Software, bei mehreren hundert Rechnungen pro Tag sei dies ein Muss; eine gängige Softwarelösung schaffe mehr Effizienz und entlaste das Personal, so Buhl weiter. Die meisten Verwalter mit Softwarelösungen an Bord seien aktuell noch recht entspannt mit Blick auf das Thema E-Rechnungen, meint Buhl. Das könne er zum Teil auch nachvollziehen, auch weil in früheren Zeiten der Branche Neuregelungen „zugemutet“ wurden, die nach der Umsetzung durch die Hausverwaltungen durch weitere geänderte gesetzliche Maßnahmen wieder konterkariert wurden. Auch bei der E-Rechnung, deren Umstellung aktuell bis spätestens Ende 2027 erfolgen sollte, werden vereinzelt schon verlängerte Fristen bis hin zu 2030/2032 genannt. AB 2027 GILT E-RECHNUNGSPFLICHT ENDGÜLTIG – ODER ETWA DOCH ERST AB 2032? Als größte Herausforderung sieht Buhl weniger den Empfang der E-Rechnungen als vielmehr den Austausch mit den vielen externen Partnern, wie zahlreichen Handwerkerfirmen, die teils immer noch Rechnungen per Hand in den Block schreiben. Diese sollten sich möglichst zeitnah an die digitalisierte Rechnung gewöhnen, rät der Immobilienfachmann. Für Carl C. Franzen, Inhaber des gleichnamigen Hamburger Haus- und Grundstücksverwalters, ist der Softwareeinsatz auch angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels eine unumgängliche Maßnahme zur Bewältigung des Arbeitsalltags. Sein Unternehmen habe bereits vor rund 20 Jahren auf „AUCH UNTERNEHMEN MIT NUR PRIVATKUNDEN SOWIE KLEINUNTERNEHMER OHNE AUSWEIS DER UMSATZSTEUER AUF DER RECHNUNG SOLLTEN PRÜFEN, OB AB 2025 WENIGSTENS DER EMPFANG VON E-RECHNUNGEN MÖGLICH IST.“ Erik Spielmann, Gesellschafter bei Westprüfung 1 STANDAR- DISIERUNG Der Wunsch nach Standards wächst, um die Umstellung auf elektronische Rechnungen effizient und zukunftssicher zu gestalten
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjc4MQ==