36 · Digital Guide · Real Estate 2025 Portfoliomanagement/Wertermittlung Künstliche Intelligenz „KÜNSTLICHE INTELLIGENZ KANN BEI DER ZUSAMMENFASSUNG UND DEM VERSTÄNDNIS VON ANSPRUCHSVOLLEN TEXTEN BEI RECHTLICHEN AUSEINANDERSETZUNGEN ZWISCHEN WEG UND VERWALTER VON UNSCHÄTZBAREM WERT SEIN.“ Josef Altmann, Immobilienverwalter in Fürth ren mussten, die Herausforderung. Es brauchte die Implementierung der neuen Arbeitsprozesse mit neuen Handlungsabläufen und auch Offenheit, Mut und Durchhaltevermögen, erzählt Wagner. Das sei aber in wenigen Wochen erreicht worden, danach komme die Belohnung in Form von verschlankten Geschäftsprozessen, die dann zu schnellen Erfolgserlebnissen führen. Lästige Anrufe gehörten der Vergangenheit an, wichtiger, als die Bonitätsauskunft über die Schufa oder ein ähnliches Institut einzuholen, sei der Nachweis der Mietschuldenfreiheit. Der könne durch KI automatisch generiert und weiterverarbeitet werden. Josef Altmann, Immobilienverwalter in Furth, schreibt bei LinkedIn über die rasante Entwicklung von KI. Seit geraumer Zeit nutze er ausgezeichnetes CRM und ERP, darüber hinaus aber auch Künstliche Intelligenz, insbesondere die Tools Gemini von Google, ChatGPT, Copilot von Microsoft und für Designaufgaben Canva. Altmann weiter: „Als Immobilienverwalter begegne ich oft rechtlich anspruchsvollen Texten. Diese betreffen Themen wie rechtliche Auseinandersetzungen zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und Eigentümern, Gewährleistungen und die altbewährte Teilungserklärung. Künstliche Intelligenz kann bei der Zusammenfassung und dem Verständnis solcher Texte von unschätzbarem Wert sein.“ KI-EINSATZ HÄNGT AUCH VON DER UNTERNEHMENSGRÖSSE AB Der Beruf des Verwalters ändert sich geradezu rasant, die Aufgaben (auch vom Gesetzgeber) werden noch vielfältiger, anspruchsvoller, und die Erwartungen der Eigentümer in Bezug auf Qualität und Schnelligkeit wachsen parallel. Der KI-Einsatz ist ein Instrument im Reigen der Anwendungen im Prozessmanagement, das Abhilfe schaffen kann. Ein gutes Beispiel, was KI schon heute vernünftig leisten kann (bei kompatibler Software), ist der KI-basierte Anrufbeantworter. Unmengen der Mailverkehre werden durch KI-Programme vorgefiltert, die KIgesteuerte Anruf-Hotline ist keine Hexerei mehr. Dahinter steht jedoch immer die harte Arbeit so genannter Data-Worker. Sie füttern die Künstliche Intelligenz mit Daten. Erst dieses menschliche Training macht die KI intelligent. „KI in der Anrufannahme bedeutet schnellere, automatisierte Standardprozesse durch Zusammenarbeit von Menschen und Technologie“, so Frank Adelsberger, Vorstand WGH Halberstadt, zum Einsatz von Managbl.AI. ES SIND UNGEAHNTE EFFIZIENZSTEIGERUNGEN MÖGLICH „Prozessoptimierung und Automatisierung im Rahmen der Hausverwalter-Software wird ja schon viele Jahre angewandt“, so Prof. Marco Wölfle, Dekan der Fakultät Leadership and Management, Center for Real Estate Studies (CRES)/Steinbeis-Hochschule. Wölfle sieht jenseits der bereits optimierten Software gängiger Anbieter für Hausverwaltungen den Einsatz von KI bei Standardfragen und „Zeitfressern“ – wie Rückfragen bei Nebenkostenabrechnungen – schon ganz gut aufgestellt. Eine Installation der zunehmend automatisierten KI-Lösung hänge, so Wölfle, auch von der Größe der Hausverwaltung ab. KI-Investitionen und ständige Weiterbildung in kleinen Hausverwaltungen brächten sicher weniger Effizienzgewinne als beispielsweise in Unternehmen mit 150 oder mehr Mitarbeitenden. Für Axel Schubert von Big Picture GmbH in Berlin beginnt die spannende Phase beim autonomen KI-Worker, der in der Lage ist, „eigenständige Einzelentscheidungen zu treffen, und – manchmal über Tage – notwendige Informationen in Kommunikation über verschiedenste Kanäle einholt“, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. In einem Namensartikel gibt Schubert als Beispiel aus der Verwalterpraxis die Schadensmeldung eines Mieters per Mail an: „Gute KI zerlegt die Nachricht, kann Bilder erkennen und beschreiben, Rechnungsdaten extrahieren, den Text analysieren, Informationen verknüpfen und im Gesamtkontext alles autonom bewerten.“ Für Mark Zimni, Geschäftsführer bei Führer & Brungs und im Vorstand des BVI, ist KI ein wirksames Tool, das in vielen Verwaltungen noch viel zu wenig zum Einsatz komme und ungeahnte Effizienzsteigerungen ermöglicht. Dazu bedürfe es aber einer prinzipiellen Offenheit für die Thematik. Am Ende sei der Ausbau der Sondereigentumsverwaltung bei gleichem Personaleinsatz drin. Im Unternehmen Führer & Brungs mit rund 3.000 zu verwaltenden Einheiten – vom Bürokomplex bis zum Einkaufszentrum mit Spezialanforderungen – sind 16 Mitarbeitende in Voll- und Teilzeit tätig. Die KI schaffe für bestimmte wiederkehrende Standards in den Verwalteraufgaben eine wirksame Arbeitsentlastung, so Zimni. Somit schaffe die KI Freiräume, die aber angesichts immer anspruchsvollerer Kunden und der steigenden Komplexität der * Stand: 2024; Quelle: Software24/Wachter 12 12 Prozent nutzen KI bereits zum Lesen und Schreiben von Vertragstexten und rechtlichen Dokumenten.* 70 70 Prozent sehen die steigende Erwartungshaltung von Mietern und Eigentümern als größte Herausforderung.*
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